機密性とは何か？企業が誤解しやすい定義と守るための具体的な施策４選

「機密性ってどういう意味？」「どうすれば情報を安全に守れるの？」

そんな悩みをお持ちではありませんか？

結論からお伝えしますと、機密性とは「必要な人だけが情報にアクセスできるようにすること」で、そのためには、会社全体でルールを決めて、きちんと管理する仕組みを作ることが大切です。

なぜなら、情報漏えいの多くは、システムの不具合だけでなく、「誰でも見られるようになっていた」「誰が見ていいのか、はっきり決まっていなかった」といった、基本的な管理ミスが多いからです。

この記事では、情報セキュリティの観点から機密性の意味や重要性をはじめ、具体的な対策例や事例、そして、誰でも取り組める改善方法について、わかりやすく解説しています。

本記事を読むことで、機密性を正しく理解し、日常業務の中でどのように情報を守るべきかを考え、行動できるようになります。

1.機密性とは「見てよい人だけが見られる状態」のこと

機密性とは、情報を「見てよいと許された人だけが見られるようにしておくこと」を意味します。

なぜこのような仕組みが必要かというと、もし重要な情報が不適切に取り扱われた場合、重大なトラブルや損失につながる可能性があるからです。

たとえば、企業の内部資料が関係のない第三者に見られてしまえば、競合に機密情報が漏れたり、取引先との関係が損なわれたりすることがあります。

具体的には、社員の給料や人事の情報、顧客の個人情報、開発中の新製品のデータなどが該当します。

これらの情報は、必要な業務を行うための限られた人だけが見られるように、アクセスを制限したり、パスワードをつけたり、ファイルを暗号化したりする必要があります。

つまり、機密性は情報を安全に扱うための基本です。毎日の仕事の中でも、常に意識しておくことがとても大切です。

2.機密性が重要である2つの理由

機密性が重要とされる理由は、大きく分けて2つあります。

• 機密性の確保が企業の信頼を支える
• 情報資産を守ることが競争力につながる

機密性の重要性を正しく理解していないと、顧客や取引先からの信頼を失ったり、重要な情報を漏えいさせたりするリスクがあります。

それぞれの理由について、もう少し詳しく見てみましょう。

(1)機密性の確保が企業の信頼を支える

​​企業にとって機密性を守ることは、取引先や顧客からの信頼を維持するうえで欠かせません。

取引先や顧客は、「この会社は情報をちゃんと管理している」と思えるからこそ、安心して仕事を任せられます。いくら商品やサービスが良くても、情報の扱いがずさんだと、「この会社には頼めない」と思われてしまうこともあります。

もし一度でも情報が外に漏れてしまうと、会社の信用は大きく傷つきます。そして、その信頼を取り戻すには、多くの時間やお金がかかってしまいます。

2014年、ベネッセコーポレーションで約3,504万件の顧客情報が漏えいしました。この事件では、元派遣社員が不正に情報を持ち出し、名簿業者に販売していたことが判明しました。

被害者の一部が損害賠償を求めて訴訟を起こし、裁判所は1人あたり3,300円の支払いを命じました。この事件により、企業の信頼性が大きく損なわれました。

参考：ベネッセお客様本部「事故の概要」

つまり、情報の機密性を守ることは、単なる社内ルールの話だけではなく、会社全体の信頼を守ることにつながるのです。

(2)情報資産を守ることが競争力につながる

企業が持つ情報資産を適切に守ることは、他社との差別化を生み、競争力を高めることにつながります。

その理由は、ビジネスの根幹に関わる情報が外部に漏れることで、真似されたり、悪用されたりする危険があるからです。

たとえば、まだ発表していない新しい商品の開発計画が、ライバル会社に知られてしまったらどうなるでしょうか？

本当なら自分たちが一番に売り出せたはずの商品を、他社に先を越されてしまうかもしれません。そうなると、自社の「強み」がなくなってしまいます。

また、営業の資料やお客様のリストが外に出てしまった場合、お客様を他の会社に取られてしまうことも考えられます。

つまり、日ごろから「この情報はしっかり管理しよう」という意識を持ち、仕組みとして守ることが、会社の力を高めることにつながります。

3. 機密性が損なわれることで発生する3つのリスク

機密性が損なわれた場合に発生する主なリスクは、大きく分けて3つあります。

• 顧客や取引先からの信頼喪失につながる
• 社内トラブルやモラル低下の原因になる
• 法的責任と罰則が発生することもある

リスクを正しく理解しておくことで、日ごろの情報管理の意識を高め、組織全体の安全性を保つことができます。

ひとつずつ見てみましょう。

(1)顧客や取引先からの信頼喪失につながる

機密性が損なわれると、顧客や取引先との信頼関係が大きく揺らぎ、今後の取引に悪影響が出てしまうことがあります

企業が取り扱う情報には、顧客の個人情報や契約内容、取引条件など、第三者に知られてはならない内容が重要な情報が含まれています。万が一、これらの情報が流出した場合、「この会社に任せて大丈夫なのか」という不安が生まれ、企業イメージの低下につながるでしょう。

IPA（独立行政法人情報処理推進機構）の調査によると、営業秘密の漏えいルートとして「中途退職者」によるものが36.3%と最も多く、次いで「誤操作、誤認等」が21.2%となっています。これらの結果は、内部からの情報漏えいリスクが高いことを示しています。

参考：「企業における営業秘密管理に関する実態調査2020」報告書

このように、情報の取り扱いを少し間違えるだけで、これまで築いてきた信頼が一気に失われることもあるのです。

だからこそ、機密性を守ることは「ただの管理作業」ではなく、会社の信用を守るためにとても大切な取り組みなのです。

(2)社内トラブルやモラル低下の原因になる

機密性が守られていない環境では、社内での信頼関係が崩れやすくなり、トラブルやモラルの低下を引き起こすおそれがあります。

なぜなら、情報が誰でも見られる状態にあると、「なぜこの人が知っているのか」「なぜ自分だけ知らされていないのか」といった不信感が生まれやすくなります。

このような状況は、職場の秩序や働く人の意識にも悪影響を与えることは言うまでもありません。

だからこそ、機密性を守ることは「外に情報を漏らさないため」だけではなく、社内の人たちが安心して働ける環境をつくるためにも、とても大切なことなのです。

(3)法的責任と罰則が発生することもある

機密性が損なわれた状態が続くと、結果として情報漏えいにつながり、企業や担当者が法的責任を問われる可能性があります。

とくに、個人情報や顧客情報、取引先との契約内容などは、個人情報保護法や会社法などに基づいた厳格な管理が求められています。

もし情報が漏えいすれば、被害者から損害賠償を請求されるだけでなく、行政指導や罰金などの処分を受ける恐れもあります。

つまり、情報の管理体制が不十分なままでは、想定以上の大きな損失を招いてしまう可能性があります。法律の面から見ても、機密性を守ることは企業にとって絶対に必要な責任であるといえます。

4.機密性を守るための4つの具体的な施策

機密性を守るための具体的な施策は以下のとおりです。

• アクセス権限を設定し情報を見られる人を限定する
• パスワードを強化し不正なアクセスを防ぐ
• 機密性の高いファイルは暗号化して保管する
• 社内ルールや教育を通じて従業員の意識を高める

これらの施策を行うことで、日常的な情報管理の精度が高まり、情報漏えいや不正使用のリスクを大きく減らすことができます。

それでは、順番に解説していきます。

(1)アクセス権限を設定し情報を見られる人を限定する

情報の機密性を保つためには、アクセス権限を明確に設定し、必要な人だけが閲覧できる状態にすることが重要です。

そもそも、すべての社員があらゆる情報に自由にアクセスできる状態では、間違って見てはいけない情報を見てしまったり、漏えいしてしまったりするおそれがあります。とくに、個人情報や取引先の機密資料などは、業務上その情報が必要な人に限定して閲覧権限を付与することが基本です。

たとえば、人事部が管理している社員の給料や評価に関する情報を、他部門の社員が見られる状態にしてしまうと、社内トラブルや不信感を招く可能性があります。

また、誤って第三者に送信されたり、退職者がアクセスできる状態が残っていたりすれば、情報漏えいにつながる危険性も考えられます。

このようなリスクを防ぐためには、システムやファイルごとに閲覧範囲を設定し、業務の必要性に応じて権限を与えるなどの運用が必要です。

具体的には、共有ファイルやクラウドストレージ、社内システムなどの「誰が何を見られるか」を確認しましょう。 共有フォルダやクラウドサービスにおける権限一覧を洗い出し、業務に不要なアクセスがないかをチェックします。

アクセス権限の適切な管理は、情報を安全に守るうえで最も基本的で効果的な対策です。

(2)パスワードを強化し不正なアクセスを防ぐ

パスワードの強化は、情報への不正なアクセスを防ぐために欠かせない基本的な対策のひとつです。

なぜなら、パスワードが簡単すぎたり、使い回されていたりすると、第三者に推測されたり、不正に取得されたりする危険性が高まるからです。とくに企業のシステムでは、一つのパスワードが突破されるだけで、複数の情報や機能にアクセスされてしまうこともあります。

たとえば、「123456」や「password」といった単純な文字列を使っていたことで、外部からの攻撃によりログイン情報を盗まれ、機密資料が漏えいしたという事例は少なくありません。

こうしたリスクを避けるためには、英字・数字・記号を組み合わせた複雑なパスワードを設定し、定期的に変更する習慣を持つことが大切です。さらに、二段階認証を取り入れることも有効な手段になります。

パスワードの見直しは手軽に始められる対策でありながら、情報の安全を守るうえでとても効果的な方法です。

(3)機密性の高いファイルは暗号化して保管する

重要な情報が含まれたファイルは、暗号化して保管することで安全性を高めることができます。

暗号化とは、情報に鍵をかけてロックするようなものです。たとえそのファイルが外に流出してしまっても、鍵（パスワードや復号方法）がなければ中身を見ることができません。

そのため、情報が漏れてしまったとしても、悪用されるリスクを小さくできます。

たとえば、会社の重要な資料を暗号化しないままノートパソコンに入れて持ち歩き、パソコンをなくしてしまった場合、資料の中身を他人に見られてしまうおそれがあります。

しかし、ファイルを暗号化していれば、パソコンをなくしても中身を見られる可能性はぐっと下がります。

機密性の高いファイルは、単にパスワードをかけるだけではなく、専用の暗号化ソフトを使って保護することをおすすめします。暗号化はひと手間かかる対策ではありますが、情報を守るには重要な役割を果たすのです。

(4)社内ルールや教育を通じて従業員の意識を高める

情報の機密性を守るためには、パソコンやシステムの対策だけでなく、従業員一人ひとりの意識を高めることが欠かせません。

そのためには、社内でわかりやすいルールをつくり、社員に伝えていくことが必要です。

いくらシステム上の対策を強化しても、実際に情報を扱うのは人です。ちょっとしたミスや不注意による情報の漏えいのリスクは常に存在します。

こうしたリスクを最小限に抑えるには、日々の業務の中で何に注意すべきかを全員が理解して、実際に行動できる環境を整えることが大切です。

たとえば、「個人情報を印刷した書類は机の上に放置しない」「社外にメールを送るときは、必ず上司の確認を得る」といった具体的なルールを決めておくとよいでしょう。また、定期的な研修やeラーニングを行って、知識を確認する機会をつくることも効果的です。

社内のルールと教育は、従業員の行動を支える土台です。個人任せにするのではなく、組織全体で情報を守る意識を育てることが、結果として機密性の確保につながるのです。

5.機密性を高めるために参考にすべきこと3選

ISMSやプライバシーマークで求められる機密性の考え方には、以下のようなポイントがあります。

• ISMSで定められた基準を参考にする
• プライバシーマーク制度における機密情報の取り扱いルールを参考にする
• 経済産業省のベストプラクティス集を参考にする

ISMSやプライバシーマークの取得を目指す際、機密性の考え方を正しく理解しておくことは不可欠です。

順番に解説していきます。

(1)ISMSで定められた基準を参考にする

機密性を考えるうえで参考になるのが、ISMS（Information Security Management System：情報セキュリティマネジメントシステム）で定められた基本的な考え方です。

ISMSとは、企業が大切な情報を安全に管理するための国際的な仕組みで、「機密性・完全性・可用性」の3つを情報セキュリティの基本原則としています。

この中での機密性の考え方は、「誰が情報に触れてよいのか」をはっきりと決め、それをシステムやルールとして運用することにあります。

情報には価値があります。だからこそ、その情報を本当に必要な人だけが使えるようにし、勝手に見られたり使われたりしないようにすることが大切なのです。

(2)プライバシーマーク制度における機密情報の取り扱いルールを参考にする

プライバシーマーク制度における個人情報の取り扱いルールについても、機密性を確保するうえで参考になります。

この制度は、日本産業規格（JIS Q 15001）に基づいて運用されています。

たとえば、個人情報を漏えい・滅失・毀損などから守るための「安全管理措置」（技術的・物理的・組織的・人的対策）が義務付けられています。機密性の面では、誰がどの情報にアクセスできるかを明確にし、不必要な人が情報にアクセスしないようにすることが大切です。

このように、プライバシーマーク制度の基準を参考にすることで、企業の情報管理全体を見直すきっかけにもなります。

(3)経済産業省のベストプラクティス集を参考にする

機密性を守るための取り組みでは、対策をしているつもりになってしまい、実際の運用まで目が届いていないケースも少なくありません。

文書や規程をしっかりと作っていても、それが現場で正しく機能していなければ、情報漏えいのリスクは残ったままです。

経済産業省の「経済安全保障上の課題への対応（民間ベストプラクティス集）」では、退職者による情報漏えいのリスクについて具体的な事例も紹介されています。たとえば、ある企業では、退職予定者が不審なアクセスを行った場合にアラートを出すシステムを導入し、情報漏えいを未然に防いでいます。

とくに見落とされがちなのは、退職者のアカウント削除が遅れる、共有フォルダの権限が管理のしやすさだけを優先して運用されている、といった日々の業務に関わる部分の管理の甘さがあげられます。こうした小さなゆるみが、重大な事故につながる可能性があります。

だからこそ、「ちゃんと対策している」と思っている部分に目を向けて、定期的にチェックすることが大切なのです。

実際に現場でルールが守られているかどうかを確認し、必要に応じて改善していくことが、機密性をしっかり守ることにつながります。

6.まとめ

今回は、情報セキュリティにおける機密性の基本的な意味から企業に求められる理由、具体的な対策や注意点までを解説しました。

機密性とは、「許可された人だけが情報にアクセスできる状態を保つこと」です。

お客様の個人情報や取引先との大事なやりとりなど、会社が持っている重要な情報を守るために、この機密性をしっかり確保することは欠かせません。

ISMSやプライバシーマークのような認証制度でも、この機密性は特に大切なポイントとされています。

ただし、機密性を守るには、アクセス制御やパスワード管理といった対策だけでなく、社内のルールを整えたり、社員一人ひとりに正しい情報を伝えたりなど、組織全体での取り組みが必要になります。

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