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Pマーク(プライバシーマーク)認証お役立ちコラム

プライバシーマーク(Pマーク)取得時に必須な、個人情報を取得する際の「同意取得」

2019年7月2日

プライバシーマーク(Pマーク)取得時に必須な、個人情報を取得する際の「同意取得」

今回はPマーク(プライバシーマーク)取得時に必ず必要な、個人情報を取得する際の「同意取得」についてご説明いたします。

Pマーク=個人情報保護法ではない?

まず、前提条件として押さえていただきたいのは、「Pマーク(プライバシーマーク)」と「個人情報保護法」は「完全にイコールではない」という点です。
同意取得に限った話ではなく、混同されてしまうケースが散見されますが、別のものです。

当然、「Pマーク(プライバシーマーク)」の内容は、法律である「個人情報保護法」を網羅したものになりますし、ほぼほぼ同じ内容と言えます。

ただし、「Pマーク(プライバシーマーク)」特有の要求事項はありますし、「Pマーク(プライバシーマーク)」の認証を得ようとするならば、その要求を満たしている必要があります。

同意取得について求められること

では、同意取得について、「Pマーク(プライバシーマーク)」では、どんなことが求められているのでしょうか?

まず、個人情報の取得方法について、大きく2つに分ける事ができます。

1.直接書面にて取得
2.直接書面以外の方法にて取得

このうち、1.の「直接書面にて取得」の場合、本人から同意を得る必要があります。

Pマークの規格であるJISQ15001(ジスキューイチマンゴセンイチ)には以下の項目を明示し同意を得るよう記載してあります。

a)事業者の氏名又は名称
b)個人情報保護管理者(若しくはその代理人)の氏名又は職名、及び連絡
c)利用目的
d)個人情報を第三者に提供することが予定される場合の事項
-第三者に提供する目的
-提供する個人情報の項目
-提供の手段又は方法
-当該情報の提供を受ける者又は提供を受ける者の組織の種類、及び属性
-個人情報の取扱いに関する契約がある場合はその旨
e)個人情報の取扱いの委託を行うことが予定される場合には、その旨
f)3.4.4.4~3.4.4.7に該当する場合には、その求めに応じる旨及び問合せ窓口
g)本人が個人情報を与えることの任意性及び当該情報を与えなかった場合に本人に生じる結果
h)本人が容易に認識出来ない方法によって個人情報を取得する場合には、その旨

これらの項目を明示した上で、個人情報の取得について、本人から同意を得る必要があります。
一般的な方法は、上記の項目を記載した「同意書」を用意し、ご本人に署名・捺印をいただく方法でしょうか。

具体的な事例

具体的な事例を見ていきましょう。

事例1:採用面接時

採用面接で取得する個人情報といって思い浮かぶのは、「履歴書」「職務経歴書」でしょうか。
これらも立派な個人情報になりますから、同意取得が必要になります。

事例2:従業員入社時

従業員が入社する際にも、様々な個人情報を取得することになります。
この際にも同意取得が必要です。

ここで注意したいのは、事例1と事例2では、個人情報を取得するタイミングも内容も利用目的も変わるため、それぞれのタイミングでそれぞれの内容に合わせた同意書を用意し、同意取得をする必要がある点です。

事例3:ホームページでの個人情報取得時

ホームページの「問い合わせ」「採用ページ」等での「入力フォーム」への入力も直接取得に該当しますので、同意取得が必要になります。

この際は、上記a)~h)を個人情報の入力フォームの前(又は後)に掲載し、内容に同意したことが確認できるように、同意の「チェックボックス」を設置する、または、同意ボタンを押さないと次の画面に進まないなどの処置が必要になります。

ちなみにですが、「個人情報保護法」では、直接書面での取得において、利用目的の通知または公表は義務づけられています。
Pマーク(プライバシーマーク)との違いは、明示的な同意が求められている訳ではない点です。
また、利用目的などについては、本人に認識される「合理的かつ適切な方法」と規定されているだけで、具体的な明示方法には触れていません。

最後に

いかがでしたでしょうか?

プライバシーマークの取得に際しては、細かな要求事項を満たしている必要がありますが、「どこまでやったら良いのか分からない」といったお声をいただくことが多くあります。
分からないまま進めてしまって、規格の要求をはるかに超える厳重な対応を行い、運用に苦労されているケースも多くあります。

これから取得をお考えの方も、取得後の運用にお困りの方も、是非一度認証パートナーにご相談ください。
現場の第一線で活躍中のコンサルタントがお話をうかがわせていただきます。

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