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Pマーク(プライバシーマーク)認証お役立ちコラム

個人情報を特定するのはどのレベルまで考慮すればいいの?

2019年7月2日

Pマーク(プライバシーマーク)を運用する上でまず最初にやらなければならないことは
個人情報の特定です。
弊社のお客様でも9割方、実はこの最初のステップからつまずいており、
「どこまで特定すればいいのか?」というお声をよくいただきます。

個人情報というと、「特定の個人を識別できる」名前や生年月日、住所、電話と
諸々のことにあたりますので、Pマーク(プライバシーマーク)では
それらが書かれてあるものを洗い出さないといけません。

ここで陥りやすい事例を2つ。
■事例1
・総務部の連絡先と営業部の連絡先を別々に特定している
・お歳暮一覧表と年賀状一覧表と特定している
・Pマーク(プライバシーマーク)の教育実施記録、内部監査報告書と記録ごとに特定している
■事例2
・営業部の台帳、総務部の台帳と、部署事に管理台帳を作成してしまっている

これだと結果的に膨大な数になって、どこまで特定すればいいのかわからなくなってしまいます。
しまいには名前をメモしたものまで特定をしているとキリがありませんね。

Pマーク(プライバシーマーク)の要求事項にはこうあります。
3.3.1個人情報の特定
「自らの事業の用に供するすべての個人情報を特定するための手順を確立し、かつ、維持する。」

ついつい事例1や2のようにこと細かにしてしまいがちですが、
1つずつ洗い出し、作成をしなくてもグルーピングしてかまいません。
事例1の場合、「従業員連絡先」や「顧客連絡先」「PMS関連書類」とできたり
事例2の場合は全社で1枚にして作成しても良いのです。
弊社でも大半のお客様は見直した結果、半分以下の量になることが多く、
仲でも総数500以上を特定している企業様では10分の1になったところもあります。

個人情報は洗い出すことが目的ではなく、それを護ることが目的となりますので
管理ができるPマーク(プライバシーマーク)運用を行っていきましょう。

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