Pマークの審査に落ちることってあるの？

Pマークの審査は、企業の個人情報保護体制を評価する重要なプロセスですが、「落ちる」というイメージをお持ちの方もいるかもしれません。
実際には、単なる合否判定ではなく不適合事項に対して改善の機会が与えられるのが一般的ですが、準備不足や不適切な対応をしてしまうと再申請が必要になるケースも存在します。
例えば、必須書類が不足していたり、指摘された事項への是正対応が不十分だったりする場合などです。
そこで本記事では、Pマークの審査で「落ちる」と言われるケースや、よくある失敗事例、そして審査で失敗しないための重要なポイントについて詳しく解説します。

1.そもそもPマークの審査は落ちるのか？

⑴Pマークの審査について

Pマークの審査には、基本的に「落ちる」という概念はありません。
Pマークの審査は、企業が個人情報保護に関する適切な体制を整えているかを確認することを目的としています。

審査の結果、基準を満たしていない場合には「不適合」と判断され、是正措置や再審査が求められることがあります。
ただし、Pマークの審査は「合格」か「不合格」の二択ではなく、指摘事項を改善する機会が与えられるのが一般的です。

そのため、初回の審査で指摘を受けた場合でも、適切に対応すれば最終的に認証を取得できる可能性は十分にあります。

⑵審査で「落ちる」と言われるケース

• そもそも必須書類が足りていない
• 指摘事項が多すぎて、是正対応が間に合わない
• 是正対応が不十分で、再審査でも基準を満たせていない
• そもそも審査の準備が不十分で、基準を大きく逸脱している
• 審査費用が支払われていない
• 人数をごまかすなどの虚偽申請

これらのケースでは、審査が通らず、再申請が必要になることがあります。
特に初めてPマークを取得する企業では、審査基準を正しく理解していないことが原因で、指摘事項が多くなる傾向があります。

2.Pマーク審査でよくある失敗事例

Pマークの審査ではどのようなことを指摘されるのでしょうか？
Pマーク審査でよく見られる失敗事例をいくつか紹介します。

⑴事例1：規程やマニュアルが形骸化している

＜よくある失敗＞
個人情報保護に関する規程やマニュアルを作成したものの、実際の運用が伴っていないケース。

＜解説＞
規程や手順書を作成しても、実際の運用が伴っていない場合があります。
例えば、個人情報の取り扱いルールが定められていても、組織変更などがあった際に現場ではルールが変更されている一方で、規程や手順書の更新が追いついていないことがよく見受けられます。

⑵事例2：リスクアセスメントが不十分

＜よくある失敗＞
個人情報のリスクアセスメントが形式的で、具体的なリスクや対策が明確でないケース。

＜解説＞
リスクアセスメントは、個人情報保護の基盤となる重要なプロセスであり、審査員が特に注目するポイントです。リスクの洗い出しや対策が曖昧な場合、是正を求められる可能性が高くなります。

⑶事例3：従業員教育が不十分

＜よくある失敗＞
従業員に対する個人情報保護の教育が形式的で、実際に理解されていないケース。

＜解説＞
教育記録がない、教育内容が具体性に欠ける、または従業員が内容を十分に理解していない場合、審査で指摘されることがあります。

⑷事例4：委託先管理が不十分

＜よくある失敗＞
個人情報を取り扱う委託先の管理が甘く、契約書や監査が適切に行われていないケース。

＜解説＞
委託先管理は審査で頻繁に指摘されるポイントです。
例えば、委託先との契約書に個人情報保護に関する条項が含まれていない場合や、委託先の監査が実施されていない場合、是正を求められる可能性があります。

⑸事例5：アクセス制御が不十分

＜よくある失敗＞
個人情報を保存しているシステムやファイルへのアクセス制御が適切でないケース。

＜解説＞
アクセス権限が適切に設定されていない場合、情報漏洩のリスクが高まるため、審査で厳しくチェックされます。

3.審査で指摘を受けた企業の事例

以下は、実際にPマーク審査で指摘を受けた企業の事例を基にした事例です。

⑴A社（人材派遣）

＜背景＞
初めてPマークの取得を目指したが、審査で多数の指摘を受けた。

＜指摘内容＞
規程がテンプレートのままで、実際の業務に適合していない。
従業員教育が実施されていない。
委託先との契約書に個人情報保護に関する条項が含まれていない。

＜結果＞
是正対応を実施し、是正処置報告書を提出することで認証を取得した。

⑵B社（システム開発業）

＜背景＞
更新審査で指摘を受けた。

＜指摘内容＞
個人情報の洗い出しは行っていたが、そのリスクアセスメントが更新されておらず、最新のリスクが反映されていなかった。
アクセス制御が適切でなく、一部の従業員が不要な情報にアクセスできる状態だった。

＜結果＞
是正対応を実施し、是正処置報告書を提出することで認証を維持した。

4. Pマークの審査で失敗しないためのポイント

Pマークの審査で失敗しないためには、以下のポイントを押さえることが重要です。

⑴規程やマニュアルを実務に合わせる
規程やマニュアルは、実際の業務に即した内容にすることが求められます。
テンプレートをそのまま使用するのではなく、自社の業務に合わせて内容をカスタマイズしましょう。

⑵リスクアセスメントを定期的に見直す
リスクアセスメントは、定期的に見直しを行い、最新のリスクを反映させることが必要です。

⑶従業員教育を徹底する
従業員に個人情報保護の重要性を理解させるため、定期的に教育を実施しましょう。
また、教育記録を残すことも忘れずに行いましょう。

⑷委託先管理を強化する
委託先との契約書や監査を適切に実施し、個人情報保護に関する責任を明確にしましょう。

⑸アクセス制御を適切に設定する
個人情報へのアクセス権限を必要最小限に設定し、定期的に見直しを行いましょう。

5. コンサルティングサービスの必要性

Pマークの審査は、専門的な知識と経験が求められるため、初めて取得を目指す企業や更新審査で指摘を受けた企業にとっては、ハードルが高い場合があります。
コンサルティング会社を活用することで、効率的な運用が可能となり、業務への負担を軽減することができます。

6.まとめ

Pマークの審査は、企業の個人情報保護体制が問われるプロセスです。
不適合とされる理由を正しく理解し、適切な対策を講じることで、審査をスムーズに通過することが可能です。

もしPマークの審査に不安を感じている場合は、ぜひ当社のコンサルティングサービスをご検討ください。
専門家のサポートを受けることで、効率的かつ確実にPマークを取得することができます。

Pマークの取得や更新審査でお困りの際は、無料コンサルティングも承っておりますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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