プライバシーマークを最短で取得する方法を5分で解説！

「プライバシーマークを取得するのにどれくらいかかるの？」

「最短でとるにはどうすればいいの？」

このように思う方もいるのではないでしょうか。

結論から言うと、プライバシーマークは最短6ヶ月での取得が可能です。

最短で取得するためには、社内で進められる作業をいかに早く進めるかが重要となってきます。

社内体制の整備状況や審査機関の混雑状況によって、取得期間は大きく変わります。

ここでは、プライバシーマークを最短で取得するために、短縮できる期間や取得期間を左右する要因も併せてご紹介します。

本コラムを読み終えていただければ、プライバシーマークを最短で取得するポイントやコツを理解することができ、自社の体制やルールを見直すきっかけにもなるでしょう。

1.プライバシーマークは最短6ヶ月で取得可能

プライバシーマークを最短で取得するためには、社内で進められる作業をいかに早く進めるかが重要となってきます。

申請書を早く提出したり、審査を早めに受けるなど、自社の対応スピードによってプライバシーマーク取得にかかる期間を1年から6ヶ月に短縮することもできます。

2.プライバシーマーク取得までのステップ

Pマーク取得までは大きく分けて以下の5つのステップで作業を進めていきます。

1. 方針の決定～PMS文書の作成
2. PMSの構築・運用
3. 内部監査
4. 申請・審査
5. プライバシーマーク取得

（1）方針の決定～PMS文書の作成

まずは、Pマーク取得に向けて「従業員の個人情報の取り扱いに関する意識付け」などの方針の決定や統一を行います。

その後、PMSの構築・運用、プライバシーマークを推進するための企画作りに取り組み、業務で取り扱う個人情報の洗い出しなどを行い、どのようなリスクがあるか分析します。

分析結果をもとに、実際にリスクが発生した際の対策方法を決定し、PMS構築にあたっての方針や対応手順などを定めたPMS書類を作成します。

（2）PMSの構築・運用

ステップ1で作成したPMS文書の内容に従って、社内でPMSを構築・運用します。

PDCAサイクルを回して課題を発見し解決しながら、PMSを構築します。

従業員への教育記録や採用活動で得た個人情報の同意書など、実際に運用した状況を記録する書類は、今後の書類審査で必要になるため管理しておきましょう。

（3）内部監査

ここでは、内部監査によってPMSの運用が問題なくできているかを確認します。

問題が見つかった場合、内部監査の段階で改善が必要になります。

監査の結果は組織の代表者へ報告され、情報セキュリティ担当者やその他の従業員は、代表者から改善の指示等を受けることになります。

（4）申請・審査

PMSの構築・運用が完了し、必要書類が全てそろった段階で、プライバシーマークの申請を行います。

書類審査に合格したら、審査機関による「現地審査」があります。

（5）プライバシーマーク取得

書類審査・現地審査が終わったら、審査機関がプライバシーマーク付与の適正がある組織がどうかを判断します。

審査に合格していれば、付与機関と「プライバシーマーク付与契約」を締結することでプライバシーマークを取得できます。

審査申請から審査終了までは固定で2～3ヶ月かかるため、自社でこの期間を早めることは基本的には厳しいです。

そのため、(1)～(3)のステップをいかに自社で対応を早められるかによって、期間短縮につながるのです。

3.最短で取得するためのポイント

先ほど説明した通り、最短取得を目指すためには自社で進められるところをいかに早く進められるかが鍵となります。

どのように進めればよいか分からず、計画を止めてしまわないように、3章ではポイントを4つご紹介します。

（1）個人情報保護マネジメントシステムの構築

要求事項に基づいて個人情報を守るために自社の規定を策定しましょう。

最短取得を目指す場合には、個人情報保護マネジメントシステムの構築は遅くても1ヶ月で終わらせることが必要です。

（2）運用の実施

構築した規定に沿って、運用を実施します。

こちらも最短取得を目指す場合、一通りの運用が完了するまでを1ヶ月と目標をたて、遅くても2ヶ月未満にすると良いかもしれません。

（3）審査機関への申請

審査には、構築した規定や様式を一式提出する必要があり、登記簿謄本や定款などを準備する必要があります。

この準備は1日で完了するものではないので、運用をしながら2ヶ月目〜3ヶ月目の間に同時進行で申請準備をしていきましょう。

（4）現地審査後の指摘改善対応

現地審査で出た指摘は、決められた期限内で是正し審査員へ提出しなければなりません。

指摘をいかに早く改善し提出して審査員にOKをもらうかが重要になります。

審査会はおおよそ月1回の開催であるため、審査会までに審査員にOKをもらえるかどうかで取得までの期間が1ヶ月変わってしまうのです。

4.取得期間を左右する要因

プライバシーマークを最短取得するにあたって、取得期間を左右する主な要因があります。

その要因について、ここでは3つご紹介します。

（1）社内体制の整備状況

最も取得期間に影響するのが、個人情報保護体制の整備度合いです。

既に取扱手順書や委託先管理など基本的なルールが整っている企業であれば、スムーズに進みますが、ゼロから体制を構築する企業の場合だと社内調整や文書作成に時間を要します。

（2）担当者の経験とリソース

担当者がプライバシーマークの取得に慣れていない場合、書類作成や要件の理解に時間がかかる傾向にあります。

さらに、通常の業務と並行して対応するケースが多いため、専任で動けるかどうかといった部分についても期間を大きく左右します。

社内でリソースが限られる場合は、コンサルティング会社を活用することで全体の進行を効率化することができます。

（3）審査機関の混雑状況

審査機関によって審査の混み具合や申請から審査までの日程に差があるため、審査機関をよく吟味することが大切です。

特に年末年始や繁忙期は申し込みが集中するため、早めに申請スケジュールを確保しておきましょう。

5.コンサルティング会社を活用しよう

取得期間を短縮するためにコンサルティング会社を活用するというのも1つの手です。

コンサルティングは、審査での手戻りリスクを減らす役割を担っているため、最短ルートで取得費用と期間を抑えることに繋がるでしょう。

以下でコンサルティング会社を活用するメリットを3つご紹介します。

（1）スケジュールの明確化

経験豊富なコンサルティング会社のサポートを受けることで、必要なタスクが明確になり効率的なスケジュールを立てることが可能になります。

また、規格の内容をわかりやすく説明してもらえるため、理解しやすくプロセス全体を計画的に進めることができます。

（2）専門的なアドバイスを得られる

コンサルティング会社から、セキュリティに関する専門的なアドバイスが提供されます。

最新のセキュリティ基準に適合した対策を講じることができるだけでなく、他社の事例も参考にすることも可能です。

（3）担当者の負担軽減

文書や記録の作成において、記載方法やルールなどの具体的なアドバイスを受けることができます。

文書作成にかかる時間や労力など担当者の負担が削減されます。

文書審査や現地審査後の指摘事項に対する対応方針の決定や、改善対応のフォローもサポート可能です。

6.まとめ

今回は、プライバシーマークの最短取得について解説しました。

一般的にプライバシーマークの取得までかかる期間は、1年とされていますが早ければ6ヶ月での取得が可能です。

審査申請から審査終了までは固定で2～3ヶ月かかるため、自社でこの期間を早めることは基本的には厳しいです。

しかし、申請までの段階を早め、自社の対応スピード次第では取得期間は変わってきます。

最短で取得を目指す場合、特に現地審査で出た指摘は、早く改善し提出して審査員からOKをもらうようにしましょう。

審査会はおおよそ月1回の開催であるため、審査会までに審査員にOKをもらえるかどうかで取得までの期間が1ヶ月変わってきます。

また、取得期間を短縮するためにコンサルティング会社を活用するというのも1つの手です。

コンサルティング会社を活用することで、プロセス全体が理解しやすく、具体的なアドバイスや改善対応のフォローもサポート可能です。