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Pマーク(プライバシーマーク)認証お役立ちコラム

プライバシーマーク(Pマーク)を最短、短期で取得する方法!事例つき

2021年3月9日

プライバシーマーク(Pマーク)を最短、短期で取得する方法!事例つき

プライバシーマーク(Pマーク)を最短・短期で取得するためには、自社で進められる作業をいかに早く進めるかが重要です。 本記事では、プライバシーマーク(Pマーク)を最短・短期で取得するためのポイントやスケジュールを解説していきます。 プライバシーマーク(Pマーク)の取得には約1年かかるケースが多いですが、早ければ6か月での取得も可能です。

1.プライバシー(Pマーク)通常のスケジュール

プライバシーマーク(Pマーク)の取得には通常約1年かかります。

1か月   個人情報保護マネジメントシステムの構築

〜5か月  運用の実施(マネジメントレビュー完了まで)

6か月   審査機関への申請

7か月   文書審査〜現地審査

〜10か月  現地審査での指摘への改善対応

11か月   審査会

12か月   プライバシーマーク(Pマーク)認証取得

 

このスケジュール例も、外部のサポートを受けずに自社で取得した場合や、担当者の規格への理解度、現地審査での指摘の内容によって、延びたりします。 次に、最短で取得する場合のスケジュールを紹介します。

 

2.プライバシーマーク(Pマーク)最短取得可能スケジュール

10か月以内で取得することができれば早い方です。

冒頭に述べた通り、最短だと6か月での取得をしている事業者もあります。

 

1か月   個人情報保護マネジメントシステムの構築

〜3か月  運用の実施、審査機関への申請

4か月   文書審査・現地審査

5か月   現地審査での指摘への改善対応・審査会

6か月   プライバシー(Pマーク)認証取得

 

お気づきでしょうか? 通常のスケジュールと比べた時に短縮できるところといえば、審査機関への申請までの期間(構築・運用・申請)と、現地審査での指摘の改善対応期間です。

 

反対に、審査機関へ申請をしてから現地審査をするまでの期間や、審査会から認証が下りるまでの期間は審査機関が定めるものであるため短縮に期待はできません。

 

3.プライバシー(Pマーク)最短取得するためのポイント

最短取得を目指すためには、自分たちで進められるところをいかに早く進められるか、が重要です。

どう進めるか分からず止まってしまわないように、多くの会社はコンサル会社など外部のサポートを利用しています。 前項の内容にもありますが、そのポイントは4つです。

 

①個人情報保護マネジメントシステムの構築

要求事項に基づいて個人情報を守るため、自社の規程を策定します。 最短取得を目指す場合、 個人情報保護マネジメントシステムの構築は遅くても1か月で終わらせましょう。

 

②運用の実施

構築した規程に沿って今度は運用を実施します。 こちらも最短取得を目指す場合、一通りの運用(マネジメントレビューの実施)が完了するまでで1か月を目標として、遅くても2か月未満にするのがよいでしょう。

 

③審査機関への申請

申請には審査機関規定のフォーマットを作成するだけでなく、構築した規定や様式を一式提出する必要があり、さらに登記簿謄本や定款などを準備する必要があります。 1日で完了するものではありませんので、運用をしながら2か月目〜3か月目の間に同時進行で申請準備をしていく必要があります。

また、審査機関は複数あり、審査機関によって審査の混み具合など申請〜審査までの日程に差があるので、 審査機関を吟味することも実はポイントの1つです。

 

④現地審査後の指摘改善対応

現地審査で出た指摘は決まった期間内で是正し審査員へ提出しなければなりません。

ここが最後のポイントであり、出た指摘をいかに早く提出して審査員からOKをもらうかが肝になります。

早く対応するのはもちろんですが、ここで審査会の時期を確認しておくと良いでしょう。

審査会とは、審査員がOKを出した後に審査機関内で執り行われる審議のことであり、おおよそ月1回の開催です。

そのため、審査会までに審査員にOKをもらえるかどうかで認証までの期間が1か月変わるということになります。

※審査会について: 用語集「審査会」

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4.事例紹介

認証パートナーを使って取得されたお客様2社の事例を紹介いたします。

最短取得事例とお客様の声

その①   『スムーズに審査も通過し、短期間でPマークを取得することができて良かったです。』

お客様名:A社様

業 種 :EコマースのCRM領域サポート業

所在地 :東京都中央区

『スムーズに審査も通過し、短期間で取得することができたので良かったです。 1年以上かかると思っていましたが、運用開始から3ヵ月で審査を受け、審査後も1ヵ月かからずに指摘の改善が終わり、認証取得することができました。

また、Pマークのルールを構築していく中で、書類や審査で聞かれる内容についても説明もきちんとしていただいたので、自分で理解することもでき、安心して審査を迎えることができました。 サポートをお願いすると言っても、自分が理解できないのでは意味がないと思っていたのでこの点もよかったですね。』

 

最短取得事例とお客様の声

その② 『当初の予定より2か月も早くPマークを取得出来ちゃいました。』

お客様名:M社様

業 種 :ファッション通販の規格・運営業

所在地 :東京都渋谷区 『こちらの立場をわかってくれていること、プライバシーマーク(Pマーク)に時間をとられたくない、本業に集中したいということを分かっていてくれるのでそれが有難かったですね。

あとは、スムーズに進んだので当初の予定よりも2か月も早く取得出来ちゃったところでしょうか。必要なことを明確にしてくれて、本当に感謝しています。』

 

5.まとめ

プライバシーマーク(Pマーク)取得には通常約1年の時間が必要ですが、最短で、約6か月での取得が可能です。

早く取るためのポイントは4つありますが、自社取得となるとなかなか最短取得は容易ではありません。

プライバシーマーク(Pマーク)導入時はもちろん、構築や運用につまづいたら一度外部の専門家に相談してみてください。 プライバシーマークの取得・運用にお悩みの方へ 認証パートナーが無料でご相談をお受けいたします。

 

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