Pマークの監査責任者って何をすればいい？誰を任命する？

１．Pマークの監査責任者とは？

社内で行われる監査の計画・実施・報告など運用に関する責任者です。

トップマネジメントが事業者の内部の者から指名し、実施・運用に関する権限を付与しなければなりません。
企業の中から指名された者で、公平かつ客観的な立場から、監査の実施、報告責任及び権限を持ちます。

個人情報保護管理者を監督できる立場の者が望ましいです。

選定時は以下２点に注意しましょう。

• 個人情報保護管理者との兼任は出来ない
• 組織の代表者も監査責任者になることは出来ない

個人情報保護監査責任者は内部監査の実施、又は監査員を任命して内部監査を行わせます。
監査後は、行われた監査に対して代表者に監査結果報告を行う役割を持ちます。

２，Pマークの監査責任者になるには資格が必要？

Pマークの監査責任者は、特定の資格やライセンスは不要です。

ただ内部監査の責任者となれば、ある程度会社の業務(実務)を理解していること、また、監査をスムーズに進めるために各部署との調整や監査活動のリーダーシップが求められます。

そのためにも個人情報保護や情報セキュリティに関する一定程度の知識は必要でしょう。

３．個人情報保護監査責任者は誰を任命すべき？

前述の通り、資格やライセンスは不要です。
業務を理解していることが重要ですが、経営軸とは違う視点にて、マネジメントシステムが円滑に進んでいるかを監査する役割となります。
企業内で一定程度の意思決定権をお持ちの人物を任命すべきだと考えます。

４．監査責任者と管理責任者の違い

一見同じような役職ですが、その役割は大きく違います。

• 「個人情報保護管理責任者」は、個人情報保護活動の全ての権限とその責任を有する者です。
• 「個人情報保護監査責任者」は、個人情報保護活動の内部監査の実施とその責任を有する者です。

運用面の責任者が「管理責任者」、内部監査の責任者が「監査責任者」ということになります。

５．そもそも内部監査は何をすれば良い？

内部監査は責任者が必要なだけあって、マネジメントシステムの非常に重要な部分です。
内部監査の未実施はそれだけでPマーク審査の合否に関わりますので、内部監査の重要度はお分かりかと思います。

内部監査の目的としては、企業ごとにそれぞれ決められるべきポイントですが、一般的なものとして

• 定期的な内部監査で不適合を見つけ出し、それを是正することによる会社の安全管理向上のため
• 従業員の意識を高めるため
• Pマーク（プライバシーマーク）の要求のため

といったものがあげられます。

この目的を果たすために、マネジメントシステムが適切に運用されているかどうかを評価するプロセスです。
監査では、

• Pマーク要求事項との適合状況
• マネジメントシステムの運用状況、
• 安全管理対策
• 有効性の評価など

をチェックします。

詳しくは、以下コラムをご覧ください。

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６．監査責任者が内部監査で気を付けるべきこと

内部監査責任者は質の高い監査プロセスの確立のために、以下の点に注意する必要があります。

• 客観的で公平な監査を行うこと
• 監査プロセスを適切にドキュメント化すること
• 要約された監査報告書を提出すること
• 監査結果に基づいて改善策を提案すること

また内部監査で確認された改善事項の是正処置を講じ、再発防止を進めるにあたっても重要な役割です。
内部監査の実施だけでなく、計画の立案からその後の対応までを考え、リーダーシップを取る事が求められます。

７．まとめ

Pマークの監査責任者は、特別な資格やライセンスを必要とはしませんが、マネジメントシステムの内部監査を担当する重要な役割です。

適切な監査責任者の任命と適切な内部監査プロセスの実施が、Pマークの取得/維持の重要な要素であると同時に、企業の個人情報保護や企業のセキュリティレベルの向上につながります。

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