プライバシーマーク（Pマーク）の更新申請は、有効期間満了の8か月前の日から4か月前の日までに提出する必要があります。Pマークの更新とは、2年ごとに個人情報保護マネジメントシステム（PMS）の運用状況を審査機関に確認してもらい、付与の資格を継続する手続きです。前回の取得に関わった担当者がすでに異動している事業者も多く、着手が遅れる原因は期限の把握漏れと、2年分の運用記録の不足という2点に集まります。

1.プライバシーマーク（Pマーク）の更新申請は有効期間満了の8か月前から4か月前までに行う

更新申請の受付期間は、プライバシーマーク付与の有効期間満了の8か月前の日から4か月前の日までです。受付期間の最終日が休業日にあたる場合は、直後の営業日まで延長されます（一般財団法人日本情報経済社会推進協会が公表している更新申請の案内・2026年8月時点）。有効期間は2年間なので、満了日が決まれば受付期間の開始日と最終日も自動的に決まります。

担当者が最初に確認するのは、自社の満了日と、そこから数えた受付期間の開始日、最終日の3つです。満了日の4か月前を過ぎてから動き始めると、準備が間に合わなくなります。社内の稟議や予算取りに時間がかかる事業者は、受付期間が始まる前から準備に入ってください。

現地審査までに直近の内部監査とマネジメントレビューが完了していない場合、不適合や改善指示の対象となりやすいですこの2つは日程の調整に時間がかかるので、受付期間の開始より前から動くと余裕が生まれます。以下は制度上の期限に社内の段取りを重ねた目安です。

満了日までの残り	手を動かすこと
12か月前	更新の担当と体制を決め、前回の審査で受けた改善指示への対応状況を確認する
10か月前	個人情報管理台帳を最新の状態に更新し、教育と内部監査の未実施分を洗い出す
8か月前	受付期間が始まる。申請先の審査機関が公表している様式と提出方法を確認する
7か月前から5か月前	内部監査とマネジメントレビューを実施し、記録の抜けを埋める
4か月前	受付期間の最終日。提出を終える
提出後	形式審査と文書審査への対応、現地審査の日程調整

この表のうち、日付が制度で決まっているのは受付期間の開始と最終日だけです。残りは社内の段取りなので、繁忙期や決算期を避けて前後させて構いません。動かせない日付と動かせる日付を分けて社内に共有しておくと、他部署への協力依頼が通りやすくなります。

満了日が決まったら、共有カレンダーと部門の年間計画の両方に登録しておきます。担当者が交代しても期限が引き継がれる状態を作るのが目的です。前回の申請書類と審査記録の保管場所も同じ場所に書き添えておくと、次の担当者が棚卸しをそこから始められます。

(1)受付期間に間に合わないと分かったとき

受付期間の最終日を過ぎていることに気づいた時点で、申請先の審査機関に連絡します。過ぎた場合の取り扱いは審査機関の運用で決まる部分があるため、自社で判断せず、所轄の審査機関が公表している手続きの案内で確認してください。

有効期間が満了すると、その時点でPマークを表示できなくなります。名刺や封筒、Webサイト、提案書の差し替えが必要になり、Pマークの保有を条件にしている取引先には個別の説明が求められます。営業活動への影響が出るのはこの部分です。

残り時間が少ない状態から動かす場合は、社内だけで抱えると記録の整備と申請書類の作成が同時に発生します。Pマークの更新・運用支援では、申請期限が迫っている状態からの立て直しにも対応しています。

(2)自社の有効期間満了日を確認する方法

満了日は登録証に記載されています。社内で登録証の所在が分からない場合は、前回の申請を担当した部署の保管文書を確認し、それでも見つからなければ審査機関に照会します。また、一般財団法人日本情報経済社会推進協会の「プライバシーマーク付与事業者検索サイト」からも、自社の有効期限を確認することができます。

有効期間の数え方や、付与登録日と満了日の関係を整理したい場合は、下記コラムにまとめてあります。

2.更新申請で提出する書類と申請先

申請先は、原則として前回の付与適格決定を受けた審査機関です。どの審査機関から付与を受けたかは登録証で確認できます。申請方法はPマークポータルサイトを経由するオンライン申請と、郵送の2通りが用意されています（一般財団法人日本情報経済社会推進協会が公表している更新申請の案内・2026年8月時点）。なお、審査機関によっては紙での受付を行っていない場合があるため、申請方法は必ず審査機関のホームページを確認してください。

提出書類の様式は審査機関が公表しているものを使います。様式は改定されることがあり、前回の更新で使ったファイルを流用すると古い版で提出してしまうため、受付期間が始まる前に最新版を取り直してください。

(1)提出書類は3種類に分かれる

更新申請で求められる書類は、申請そのものの書類、PMSを定めた文書、2年間の運用記録の3種類に分かれます。新規取得時との違いが出るのは3種類目で、運用記録が申請の中心になります。

新規取得の審査では、これから運用するPMSが要求事項を満たしているかどうかが見られます。更新で問われるのは、そのPMSが2年間にわたって実際に動いていたかどうかです。文書がよく書けていても、記録が残っていない期間があると審査の場で説明を求められます。

書類の名称や様式、部数は申請先の審査機関の公表資料で確認してください。準備の順番としては、記録の棚卸しを先に行い、そこで見つかった欠落を埋めながら申請書類を書き進めると、後戻りが少なくなります。

(2)申請先の審査機関を確認する

登録証に記載された審査機関が、そのまま今回の申請先になります。前回と別の審査機関を検討する場合は、各審査機関が公表している受付の条件を確認してから動いてください。

(3)差し戻されやすい記載箇所

書類の差し戻しは、内容の不備よりも登録内容との不一致で起きます。前回の申請から2年が経っていると、社内の状況が変わっているのに申請書の記載が前回のままになっている箇所が出てきます。提出前に次の4点を突き合わせてください。

適用範囲

事業所の開設や閉鎖、部門の統廃合が反映されているか

従業者数

役員、正社員、パートアルバイト、受け入れ派遣社員の数え方が前回から変わっていないか（事業者規模区分に影響します）

組織図と体制

個人情報保護管理者や監査責任者の異動が反映されているか

事業者情報

商号、代表者、本社所在地の変更が申請書に反映されているか

このうち従業者数は、事業者規模区分に関わるため申請前に社内の人事データで確定させておきます。適用範囲の変更は文書の改訂を伴うことが多く、気づくのが遅れると申請そのものが止まります。

3.更新申請から認定までの6ステップ

提出後の流れは、形式審査、文書審査、現地審査、改善指示事項への対応、付与適格決定の順に進みます。全体にかかる期間を左右するのは、審査機関の受付状況と改善指示の量です。受付期間の早い時期に提出した事業者ほど、現地審査の日程を選びやすくなります。

提出後の各ステップで担当者が実際に手を動かす内容は、次のとおりです。

ステップ1:申請準備と2年間の実施記録の整理

最初に着手するのは、2年分の記録の棚卸しです。また、JIS Q 15001の規格改訂があった年は、文書の見直しも必要です。申請書類を書き始めるのはそのあとになります。教育、内部監査、マネジメントレビュー、台帳の更新、委託先の評価、事故や苦情への対応について、いつ実施していつ記録を残したかを一覧にしてください。ここで欠落が見つかった場合、埋め方は3通りに分かれます。

実施していない活動は、申請前に実施して記録を残します。年に1回の想定だった教育や内部監査が1年分しか残っていない場合、残り時間の中で実施計画を立て直すことになります。

実施したが記録が残っていない活動は、当時の証跡から復元できる範囲を整理します。教育であれば配布資料と受講者の出席管理、内部監査であれば監査時のメモや是正の依頼メールが手がかりになります。

復元できない期間は、そのまま事実として審査の場で説明します。過去の日付をさかのぼって記録を作ると、後の質疑で日付の整合が取れず、記録の信頼性そのものを疑われることになります。

引き継ぎで実態が分からない、記録の量が多くて棚卸しが進まないという状態であれば、Pマークの更新・運用支援で記録の整理から入る進め方も選べます。

ステップ2:申請書類の提出

棚卸しの結果を反映した申請書類を、審査機関が指定する方法で提出します。オンライン申請の場合はポータルサイトのアカウント準備が先に必要になるため、余裕をもって審査機関のホームページを確認しましょう。

オンライン申請を使う場合、アカウントの登録者と実務の担当者が別人になっているケースがあります。前回の申請時に登録した担当者が退職していると、ログインの権限を戻す作業から発生します。提出予定日の前に、ログインできる状態かどうかを確かめておいてください。

提出前の最終確認は、記載内容と登録内容の突き合わせに絞ると効率的です。文章表現の見直しより、数字と固有名詞の整合を優先してください。

ステップ3:形式審査と文書審査

形式審査では書類の記載漏れや様式の誤りが確認され、文書審査ではPMSを定めた文書が要求事項を満たしているかが見られます。この段階で受ける指摘は、文書の修正と再提出で対応できるものが中心です。

文書審査の指摘で多いのは、規格や指針が求めている手順のうち、自社の文書に対応する記述が見つからないという類のものです。問題の原因は、「文書の量」ではなく、「どの規格要求にどの文書で対応しているか」が審査側に伝わっていない点にあります。あらかじめ対応表を作成して提出しておけば、現地審査までに自社で課題を整理しやすく、指摘への対応もスムーズになります。

ステップ4:現地審査とヒアリング

現地審査の進行は、事前に審査機関から当日スケジュールが送られてきます。

一般的な進行は次の順番です。

進行	見られること
開始時の説明	審査の範囲と当日の進め方の確認、事業者側の出席者の確認
文書と記録の確認	台帳、教育記録、内部監査報告書、マネジメントレビュー記録の突き合わせ
現場の確認	事務所の入退管理（例：Akerun等の入退室管理システム）、書類の保管、画面の覗き見対策、廃棄の方法
従業者へのヒアリング	IT機器（サーバ、PC、モバイル端末等）やネットワークなどの安全管理措置についてのヒアリング
終了時の講評	指摘事項の説明、改善指示事項の伝達

時間の配分は事業所の規模と審査機関によって変わります。日程調整で先に押さえるのは、個人情報保護管理者と監査責任者の在席日です。この2名の予定が合わない日に設定すると、質疑に答えられる人がいない状態が生まれます。

審査では、人事・労務・システム担当など各部署の実務担当者へヒアリングが行われる可能性が高いため、審査前に準備しておくと安心です。当日までに、自部署の個人情報の取り扱いと、事故が起きたときの連絡先を全員が言える状態にしておきます。当日の受け答えの準備は下記コラムで扱っています。

ステップ5:改善指示事項への対応と再提出

現地審査で改善指示事項を受けたら、審査機関が示す期限までに対応の内容と証跡を提出します。ここで求められているのは、指摘された状態を直したことと、同じことが再発しない状態にしたことの両方です。

対応の書き方は、原因、実施した措置、再発を防ぐための変更、証跡の4点をそろえます。文書を1行直しただけの回答は、原因が残ったまま形だけ整えたと見なされ、追加の説明を求められます。

改善指示への対応が有効期限に間に合わない場合でも、提出期限を守っていれば直ちに失効するわけではありません。審査員に相談し対応を進めましょう。ただし、更新が遅れると次年度の運用期間が短くなり、担当者の負担が増えるため、指示を受けた当日に対応担当と期限を割り振ってください。

ステップ6:更新完了と認定

改善指示事項への対応が確認されると、付与適格の決定を経て更新が完了し、新しい登録証が交付されます。決定の連絡が来た時点で、社内のロゴ使用箇所と登録番号の記載箇所を確認します。

Webサイトと印刷物に表示している登録番号と有効期間の記載は、登録証を受け取ってから差し替えます。名刺や封筒は在庫が残っている分の扱いを先に決めておくと、差し替え漏れが起きません。

完了後にやっておくと次回が軽くなるのは、今回の審査で受けた指摘と、その原因の記録です。次の更新で最初に確認されるのは前回の指摘への対応状況なので、記録を残しておくと2年後の棚卸しがそこから始められます。

4.更新審査で審査員が見るポイントと、指摘されやすい箇所

更新審査で見られるのは、文書の完成度ではなく、PMSが2年間動いていた証跡です。同じ内容の文書を持っていても、記録が連続している事業者と、直近の数か月分しか残っていない事業者では、審査の結果が変わります。

具体的に確認されるのは次の箇所です。

• 個人情報管理台帳が更新され続けているか。新しい業務や委託が追加されたときに反映されているか
• 教育が計画どおり実施され、理解度の確認まで行われているか
• 内部監査が被監査部門から独立した立場で行われ、指摘が是正まで到達しているか
• マネジメントレビューに必要な情報が上がり、経営層の指示が出ているか
• 委託先の選定と評価が手順どおり行われているか
• 開示や訂正の請求、苦情の申し出に対応する窓口が機能しているか
• 事故やヒヤリハットが記録され、原因の分析まで行われているか

委託先の管理は、指摘を受けやすい領域です。委託契約に個人情報の取り扱いに関する条項が入っていても、委託先を選んだときの確認記録と期間中の評価記録が残っていないと、手順どおり運用したことを示せません。委託先が2年間変わっていない事業者ほど、評価を省略したまま期間が過ぎている状態が見つかります。再委託が発生していないかどうかも、契約と実態の両方で確認しておきます。

台帳は現地審査で最初に開かれる記録のひとつです。作成の考え方は下記コラムで扱っています。

(1)記録の日付と実態が合っていないケース

記録の内容そのものより、日付の並びで実態が見えてしまう場合があります。審査員は記録を横に並べて時系列で読むため、次のような並びは説明を求められます。

• 2年分の教育記録が、いずれも申請の直前の日付になっている
• 内部監査とマネジメントレビューが同じ日に行われている
• 内部監査で指摘された事項が、指摘と同じ日に是正完了になっている
• 台帳の更新履歴が、新しい業務の開始日より後にまとめて入っている

このうち内部監査とマネジメントレビューの同日実施は、監査結果を経営層が検討する時間がなかったことを意味します。日程が詰まっている場合でも、監査報告からレビューまでに間隔を置いてください。

(2)審査当日にやってはいけない対応

その場をしのぐ対応は、後の質疑で整合が取れなくなり、かえって指摘を増やします。避けるのは次の4つです。

• 記録がない活動について「実施している」と答える
• 手元で確認できない事項を推測で答える
• 担当外の部署の運用を担当者が代弁する
• 指摘を受けた文書をその場で作成して提出する

分からない質問には、確認して回答すると伝えて構いません。審査で不利になるのは、事実と記録が食い違っていることが後から判明する状況です。審査の結果が不適合になる条件については下記コラムで整理しています。

5.更新審査に向けて2年間で残しておく記録

更新の準備を始める時期は、付与を受けた翌月です。2年間で残しておく記録は、更新審査で必ず確認される次の6つです。それぞれ年間の計画に落として、実施した月に記録を保存する運用にしておくと、棚卸しの手間がなくなります。

• 従業者への教育
• 内部監査
• マネジメントレビュー
• 個人情報管理台帳
• リスクの分析と見直
• 委託先の選定と評価

①従業者への教育

従業者への教育は、実施記録と理解度の確認結果をそろえて残します。抜けやすいのは中途入社者への教育なので、入社手続きの中に組み込んでおくと漏れません。教材の作り方と理解度確認の方法は下記コラムにまとめています。

②内部監査

内部監査は、監査計画、チェックリスト、監査報告書、是正の記録までが1セットです。監査する側が被監査部門から独立していることを、記録の上で示せるようにしておきます。手順は下記コラムで扱っています。

③マネジメントレビュー

マネジメントレビューは、経営層に上げた情報と、そこで出た指示の両方を記録します。報告して終わりの記録になっていると、更新審査で指示の内容を問われます。まとめ方は下記コラムを参照してください。

④個人情報管理台帳

個人情報管理台帳は、更新した日付と更新者が追える形にします。新しい業務の開始、委託先の追加、保管期間の変更が発生した月に反映する運用が理想です。

⑤リスクの分析と見直

リスクの分析と見直しは、台帳の変更に連動させます。新しい個人情報を扱い始めたときに、リスクの評価と対策の見直しが行われた記録が残っていれば、審査での説明が短く済みます。

⑥委託先の選定と評価

委託先の選定と評価は、選定時の確認記録と、期間中の評価記録を分けて残します。委託先が変わっていないからといって評価を省略すると、期間中の記録が空くことになります。

このほか、定期的に回す運用全体の項目は下記コラムに一覧があります。

6.JIS Q 15001:2023 に基づく構築・運用指針への対応

前回の更新から基準が変わっているかどうかは、更新申請の前に確認しておく必要があります。JIS Q 15001は2023年9月20日に改正され、これに準拠した構築・運用指針【JIS Q 15001:2023準拠 ver1.0】が2023年12月25日に制定、2024年10月1日から適用が開始されています（いずれも一般財団法人日本情報経済社会推進協会の公表日）。

適用開始日以降の審査は、この新しい指針に基づいて行われます。2017年版の指針に沿って構築したPMS文書を使い続けている事業者は、申請前に文書と記録を点検してください。新しい指針が求める内容に対応できているかどうかを確認します。

確認の進め方は、指針の項目と自社文書の対応表を作るところから始めます。文書を作り直す前に、どの項目が自社文書のどこに対応しているかを洗い出してください。手を入れる範囲はそれで絞れます。記録の様式を変える必要がある項目については、様式を変えた月以降の記録から新しい形にし、それ以前の記録は当時の様式のまま残します。

指針の変更点そのものは下記コラムで扱っています。自社の文書がどこまで対応できているか判断がつかない場合は、申請先の審査機関が公表している資料も合わせて確認してください。

7.更新にかかる費用の考え方

更新の費用は、事業者規模区分、申請先の審査機関、外部への委託の有無、そして新規取得と更新の違いという4つの要因で変わります。2026年10月より審査料が改定されるため、予算を確定させる前に確認しましょう。金額そのものより、自社がどの区分に当たるかを先に確定させるほうが、予算の見積もりは早く固まります。

事業者規模区分は従業者数と業種で決まるため、前回の申請から人員が増えている事業者は区分が変わっている可能性があります。区分が変われば費用も変わるので、申請書類の作成前に人事データで従業者数を確定させてください。

申請先の審査機関による違いは、審査に要する日数や体制の差として出ます。原則として前回と同じ審査機関に申請するため、この要因は多くの事業者で固定です。

外部への委託の有無は、費用の幅がもっとも大きく動く部分です。記録の整備から任せるのか、文書のレビューだけを依頼するのかで、依頼する作業量が変わります。

新規取得と更新の違いとしては、更新の審査料が新規取得時より低く設定されています。更新では審査の対象が、新しく構築したPMSから2年間の運用実績に移るためです。

事業者規模別の内訳は下記コラムに、更新の場合の表を独立して掲載しています。費用は改定されることがあるため、予算を確定させる前に、この記事と申請先の審査機関の公表資料の両方で最新の内容を確認してください。

8.更新を外部に依頼する場合の頼み方

外部に依頼するかどうかの判断軸は2つです。2年分の記録を追える人が社内にいるか、そして満了日までの残り時間が足りているか。この2つのうち片方でも欠けている場合、社内だけで進めると申請の期限に影響します。

依頼の形は3つに分かれます。どれを選ぶかは、社内に割ける工数で決まります。

助言型は、作業は自社で行い、文書と記録のレビューや疑問点の相談を受ける形です。前回の更新を経験した担当者が在籍していて、判断に迷う箇所だけを潰したい事業者に向きます。

代行型は、文書の作成と記録の整備を任せる形です。担当者が兼任で工数を割けない場合や、引き継ぎが途切れて社内で実態を追えない場合に選ばれます。任せきりにすると社内に運用が残らないため、完了後の引き継ぎまで含めて依頼内容を決めておきます。

伴走型は、更新申請までの支援に加えて、次の2年間の運用も一緒に回す形です。定期的に回すべき記録が2年間そろわなかった経験がある事業者は、この形にすると同じことを繰り返さずに済みます。

依頼するときに最初に伝える情報は、有効期間の満了日、前回の審査で受けた改善指示事項、記録の欠落が分かっている箇所、担当者が割ける工数の4点です。この4点がそろっていると、残り時間から逆算した進め方をその場で組めます。

Pマークの更新・運用支援では、申請期限が迫っている状態、担当者が退職して実態が分からない状態、記録や書類が多すぎて手がつけられない状態からの相談に対応しています。自社の状況を整理する段階からご相談いただけます。

9.まとめ

更新で押さえる日付は、受付期間の最終日にあたる有効期間満了の4か月前の日です。ここが動かせない期限になるので、そこから逆算して内部監査とマネジメントレビューの日程を先に埋めると、申請までの段取りが決まります。

準備の中身で結果を分けるのは、2年分の記録が連続して残っているかどうかです。今回の更新が終わった時点で、次の2年間の実施計画と記録の保存先を決めておくと、2年後は棚卸しから始める必要がなくなります。

新規でPマークを取得する場合の流れは、下記コラムにまとめています。