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Pマーク(プライバシーマーク)認証お役立ちコラム

同じフロア内にグループ会社が入る時の対応策は?

2019年7月2日

近年、
これまで一つの会社内の各部門を専門分社化させ、
それをホールディングスといった形でグループ会社化する企業が多くなってきていますね。
その際に、グループ会社各社を同じフロアに同居させることも多いようです。

Pマーク現地審査において確実に問われるのが、
このグループ会社が同居する際の安全対策をどのように行っているかという観点です。

多くの企業様にて採用されている、
簡単・確実な安全対策の一つとしては、
グループ各社と相互に締結する機密保持契約です。
同居している以上、グループ他社の業務に関する情報を見聞きすることもあるでしょうし、
場合によっては同じプロジェクトを会社の垣根を超えて協働することもあるでしょう。
その際にお互いの機密を外部に漏らさないように、
契約によって担保するのです。

また、もう一つ簡単・確実な安全対策としては、
互いの業務領域を物理的に分けることです。

簡単に言えば、パーテーション等の仕切りを用いて、
明確な線引きをしてしまうのです。
グループ他社がPマークを取得されているのであれば、
すでにこれらのリスク対策が講じられているはずです。

パーテーションで分ける対策が一番確実な方法ですが、これが難しい・無理であるのであれば、別の方法もありますので以下にご紹介させていただきます。

1)植木、立て札、ラックなどで、御社とグループ会社の境界線が目で見ても分かるようにする。
2)御社とグループ会社の人が目で見ても分かるように名札や社員証などを着用する。
3)御社が無人となる場合(全社員帰宅時、休日など)は、個人情報(パソコン、ファイルなど)は鍵の掛かる場所に保管し、グループ会社の人がアクセスできないようにする。
4)グループ会社の社員に対して個人情報保護についての教育を行う。

いかがでしょうか?

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