Pマーク審査合格率100%

0120-068-268
お電話受付:平日9:30〜18:30

Pマーク(プライバシーマーク)認証お役立ちコラム

プライバシーマーク(Pマーク)の有効期限と更新時期

2020年6月15日

プライバシーマーク(Pマーク)の有効期限と更新時期

プライバシーマークには有効期限、更新時期があります。プライバシーマークの有効期限はいつなのか、万が一更新時期を逃して有効期限を過ぎてしまった場合はどうすればいいか、を具体的に解説していきます。

プライバシーマーク取得後も油断せず計画的に更新審査に向けた準備を進めましょう。

1.有効期限とは

プライバシーマーク(Pマーク)は、一度取得したら永遠に有効というわけではありません。 有効期限があります。

プライバシーマークが有効な期間は2年で、取得から2年経つと「有効期限満了日」を迎えます。

例)2021年9月1日付与の場合

有効期間:2021年9月1日~2023年8月31日(2年)

有効期間満了日:2023年8月31日

 

何もせずに「有効期限満了日」を迎えてしまうと、自動的に失効となってしまいます。

プライバシーマークを維持するためには、2年ごとに審査を受け更新しなければなりません。

 

2.有効期限を忘れてしまった場合

もしプライバシーマーク(Pマーク)の有効期限を忘れてしまったという場合は、以下の2つの方法で確認ができます。

①登録証を確認する

プライバシーマーク(Pマーク)を取得したら、会社に登録証という証明書が届きます。 よく、企業の入り口や玄関などに飾られていることがありますね。

この書面には、プライバシーマーク(Pマーク)の有効期限も記載されているため、いつまで有効かを確認することができます。

 

②JIPDECホームページを確認する

プライバシーマーク(Pマーク)を取得している企業はwebサイト上で公開されています。

 

『プライバシーマーク付与事業者検索』というワードで検索するとJIPDEC(日本情報経済社会推進協会)のページが出てくるはずです。 そのページで社名を検索すれば有効期限を確認することができます。

アルファベットの場合は大文字全角でないと認識されないので注意しましょう。

「プライバシーマーク(Pマーク)の更新いつだっけ?」 となった場合は、慌てずまずは確認をしていきましょう。

 

プロのコンサルタントがお悩みをお伺いします。
お気軽にご相談ください。

 

3.プライバシーマーク(Pマーク)の更新時期とは

前述の通り、プライバシーマーク(Pマーク)を持ち続けるためには更新手続きが必要になります。

 

とはいえ、自分に都合の良いタイミングで更新手続きを取れるわけではありません。

決められた時期に決められた方法で更新を行う必要があります。

更新申請を行う時期は、有効期限満了日の8か月前から4か月前の4か月間です。

更新する場合、この4か月の間に必ず更新申請を行いましょう。

 

プライバシーマーク更新審査の申請期間の図

例)2023年12月1日が有効期間満了日の場合

更新申請の時期:2023年4月2日~2023年8月1日(4か月間)

申請開始日:2023年4月2日

申請期限日:2023年8月1日

更新期日:2023年12月1日

 

尚、プライバシーマーク(Pマーク)を更新するためには、3つのステップが必要になります。

①更新申請

②更新審査

③指摘改善

 

プライバシーマークを知っている人はわかる通り、取得時と同じステップを踏む必要があります。

 

しかし、取得時とは違うことが2点あります。

・決められた期間内に申請すること

・2年分の運用記録を提出すること の2点です。

 

プライバシーマーク(Pマーク)を取得・更新が終わったからと言って放置せず、次回更新に向けて準備していきましょう。

4.更新申請で提出するもの

更新時期になって心配になるのは、申請手続きに何が必要か、という点です。

プライバシーマーク(Pマーク)の申請書類ですが、すでに決まっております。

 

提出しなければならない書類は下記の①~④です。

①申請書類(プライバシーマーク付与適格性審査申請チェック表)

②最新のプライバシーマーク(Pマーク)文書一式

③個人情報管理台帳 冒頭1ページ

④リスク分析結果(③と連動する内容のもの)

 

尚、①の資料に提出すべき運用記録も含まれております。

下記の3つの記録については、申請書類の代用として自社で作成した記録を提出することができます。

・教育実施記録(報告書等)

・内部監査の結果(報告書等)

・マネジメントレビューの記録(議事録等)

 

企業によって文書名は異なっていますが、うまく活用することで申請書類の作成の手間が減る可能性があります。

こちらの記事にも関連情報が載っていますのでよろしければご覧ください。

プライバシーマーク(Pマーク)更新審査で必要なこと

 

5.申請期限が過ぎてしまった!そんな時は…

「急なプライバシーマーク担当者の退職で、更新申請の手続きが間に合わない」

「もう更新しないつもりだったけど、プライバシーマークを維持する必要が出てきた」

「コロナ禍の対応が優先のため、プライバシーマークの更新時期が迫っている」

 

などといった事情で、更新申請の時期が過ぎてしまったという相談を受けることがあります。

 

そういった事情で、会社にとって重要なプライバシーマーク(Pマーク)がなくなってしまうのは勿体ありません。

特にコロナ禍は事業者の活動にも審査機関の活動にも大きな変化をもたらしました。

ただ申請時期を守るだけでなく、審査機関も柔軟な対応を行ってもらえるケースがあります。

あきらめずにまずは審査機関もしくはコンサルティング会社に相談をしてみましょう。

 

プロのコンサルタントがお悩みをお伺いします。
お気軽にご相談ください。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?

プライバシーマーク(Pマーク)の有効期限についてご理解いただけましたか?

プライバシーマークには2年という有効期限があります。

失効せず維持するためには、有効期限満了日の4か月前までに更新申請をし、更新審査を受ける必要があります。

「取得できた!」「更新できた!」「次は2年後!」といってプライバシーマークに関する業務をやめてしまったり後回しにするのではなく、次の更新に向けて計画的にPDCAサイクルをまわしていきましょう。

プロのコンサルタントがお悩みをお伺いします。
お気軽にご相談ください。

Pマーク(プライバシーマーク)・ISOに関することなら
何でもお気軽にご相談ください

認証パートナーロゴ

0120-068-268
お電話受付:平日9:30〜18:30

5営業日以内にお届け!

新規取得・運用別に
役立つ資料をお届けします

新規認証や運用・更新にあたって当社が何を請け負うか、
わかりやすい資料でご検討の参考にしてください。

役立つ資料をお届け

Pマーク(プライバシーマーク)認証パートナー
サービスのご案内

認証パートナーロゴ

認証パートナーの専門コンサルタントが御社の一員となって事務局業務を行います。
お客様の作業は審査機関との窓口役だけ。それ以外はすべてお任せください。