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意外と知らないPマークの《有効期限》と《更新時期》

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2023年2月17日

意外と知らないPマークの《有効期限》と《更新時期》

Pマークの有効期限は取得から2年後であり、一度取得すると2年間有効となります。維持するためには有効期限の前に更新審査を受けて更新する必要があります。更新の申請は、有効期限満了日の8か月前~4か月前に行わなければなりません。

1.Pマークの有効期限とは

プライバシーマーク(Pマーク)は、一度取得したら永遠に有効というわけではありません。有効期限があります。

プライバシーマークが有効な期間は2年で、取得から2年経つと「有効期限満了日」を迎えます。

例)2021年9月1日付与の場合
有効期間:2021年9月1日~2023年8月31日(2年)
有効期間満了日:2023年8月31日

 

何もせずに「有効期限満了日」を迎えてしまうと、自動的に失効となってしまいます。

プライバシーマークを維持するためには、2年ごとに審査を受け更新しなければなりません。

 

2.有効期限の検索方法

もしプライバシーマーク(Pマーク)の有効期限を忘れてしまったという場合は、以下の2つの方法で確認ができます。

①登録証を確認する

プライバシーマーク(Pマーク)を取得したら、会社に登録証という証明書が届きます。 よく、企業の入り口や玄関などに飾られていることがありますね。

この書面には、プライバシーマーク(Pマーク)の有効期限も記載されているため、いつまで有効かを確認することができます。

 

②JIPDECホームページを確認する

プライバシーマーク(Pマーク)を取得している企業はwebサイト上で公開されています。

『プライバシーマーク付与事業者検索』というワードで検索するとJIPDEC(日本情報経済社会推進協会)のページが出てくるはずです。

そのページで社名を検索すれば有効期限を確認することができます。

アルファベットの場合は大文字全角でないと認識されないので注意しましょう。

 

「プライバシーマーク(Pマーク)の更新いつだっけ?」 となった場合は、慌てずまずは確認をしていきましょう。

 

3.Pマークの更新時期とは

前述の通り、プライバシーマーク(Pマーク)を持ち続けるためには更新手続きが必要になります。

とはいえ、自分に都合の良いタイミングで更新手続きを取れるわけではありません。

決められた時期に決められた方法で更新を行う必要があります。

 

更新申請を行う時期は、有効期限満了日の8か月前から4か月前の4か月間です。

更新する場合、この4か月の間に必ず更新申請を行いましょう。

 

プライバシーマーク更新審査の申請期間の図

例)2023年12月1日が有効期間満了日の場合
更新申請の時期:2023年4月2日~2023年8月1日(4か月間)
申請開始日:2023年4月2日
申請期限日:2023年8月1日
更新期日:2023年12月1日

 

尚、プライバシーマーク(Pマーク)を更新するためには、3つのステップが必要になります。

①更新申請

②更新審査

③指摘改善

 

プライバシーマークを知っている人はわかる通り、取得時と同じステップを踏む必要があります。

しかし、取得時とは違うことが2点あります。

・決められた期間内に申請すること

・2年分の運用記録を提出すること の2点です。

 

プライバシーマーク(Pマーク)を取得・更新が終わったからと言って放置せず、次回更新に向けて準備していきましょう。

Pマーク審査前に気を付けることベスト48

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4.更新申請で提出するもの

更新時期になって心配になるのは、申請手続きに何が必要か、という点です。

プライバシーマーク(Pマーク)の申請書類ですが、すでに決まっております。

 

提出しなければならない書類は下記の(1)~(4)です。

  1. 申請書類(プライバシーマーク付与適格性審査申請チェック表)
  2. 最新のプライバシーマーク(Pマーク)文書一式
  3. 個人情報管理台帳 冒頭1ページ
  4. リスク分析結果((3)と連動する内容のもの)

 

尚、①の資料に提出すべき運用記録も含まれております。

下記の3つの記録については、申請書類の代用として自社で作成した記録を提出することができます。

・教育実施記録(報告書等)

・内部監査の結果(報告書等)

・マネジメントレビューの記録(議事録等)

 

企業によって文書名は異なっていますが、うまく活用することで申請書類の作成の手間が減る可能性があります。

こちらの記事にも関連情報が載っていますのでよろしければご覧ください。

Pマーク更新申請、審査の流れ、やるべきことを徹底解説

 

5.申請期限に間に合いそうにない!そんな時は…

「急なプライバシーマーク担当者の退職で、更新申請の手続きが間に合わない」

「もう更新しないつもりだったけど、プライバシーマークを維持する必要が出てきた」

「コロナ禍の対応が優先のため、プライバシーマークの更新時期が迫っている」

 

などといった事情で、更新申請の時期が過ぎてしまったという相談を受けることがあります。

 

そういった事情で、会社にとって重要なプライバシーマーク(Pマーク)がなくなってしまうのは勿体ありません。

特にコロナ禍は事業者の活動にも審査機関の活動にも大きな変化をもたらしました。

ただ申請時期を守るだけでなく、審査機関も柔軟な対応を行ってもらえるケースがあります。

あきらめずにまずは審査機関もしくはコンサルティング会社に相談をしてみましょう。

 

プロのコンサルタントがお悩みをお伺いします!

6.審査対応中に有効期限を過ぎても問題ない

「審査対応中に有効期限が過ぎてしまいそう」という心配の声をよく聞きます。

 

大丈夫です。

現地審査が完了していればPマークの有効期限が過ぎていてもPマークの保有も継続できます。

ただ、現地審査から半年以内に審査の対応自体は完了させる必要がありますので、期限には注意が必要です。

 

7.実は更新期間まで2年間もない

実は、審査終了から次の更新時期までは2年間もありません。

Pマークは、有効期限の8か月前から4か月前には更新申請が必要です。

 

更新申請を実施するにはPマークのライフサイクル(pdcaサイクル)を2回転させる必要がありますので、長く見積もっても20か月で更新時期を迎えることになります。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?

プライバシーマーク(Pマーク)の有効期限についてご理解いただけましたか?

プライバシーマークには2年という有効期限があります。

失効せず維持するためには、有効期限満了日の4か月前までに更新申請をし、更新審査を受ける必要があります。

「取得できた!」「更新できた!」「次は2年後!」といってプライバシーマークに関する業務をやめてしまったり後回しにするのではなく、次の更新に向けて計画的にPDCAサイクルをまわしていきましょう。

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