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ISO14001の引き継ぎ、担当変更のポイント

2021年3月17日

ISO14001の引き継ぎ、担当変更のポイント

ISO14001の引き継ぎ、担当変更のポイントは、スケジュール、運用実績・文書・記録、審査機関への担当変更手続きです。ISO14001の維持と運用が止まらないようにするため、ISO14001の引き継ぎは、きちんと行いましょう。本記事では、引継ぎのポイントを解説していきます。

1.ISO14001の引き継ぎの目的

ISO14001の引き継ぎの目的は、ISO14001の認証を維持し、運用が止まらないようにすることです。
顧客や取引先の要件に応えるためだったり、自社の運用のPDCAをまわして、会社で今よりももっと良い状態を目指していたり、 ISO14001を取得している何らかの理由をお持ちだと思います。
これが一人の担当が辞める、変わることで滞らないようにしていくことが大切です。

2.ISO14001の引き継ぎって何をすればいいの?

ISO14001の引き継ぎをするにあたって、3つのポイントを押さえましょう。

1)スケジュールを引き継ぐ

1つ目はスケジュールです。
次回の審査がいつ頃の予定で、内部監査やマネジメントレビューなど、
ISOにおける運用のスケジュールを引き継ぎしておく必要があります。

2)運用実績を引継ぐ

2つ目は運用実績、文書・記録です。
どこまで運用できているのか、どんなことが運用できていてできていないのかを共有しましょう。
また、現状のルールや文書、運用実績に基づいた記録類の引き継ぎも必ず実施するようにしましょう。
審査を迎えたときに提出することができなくなります。

3)審査機関への担当変更手続き

3つ目は審査機関への担当変更手続きです。
これは特に前任が会社を辞める場合に注意です。
審査スケジュールなどの連絡が審査機関から来るのですが、
担当が変わった、連絡先が変わったという連絡を審査機関にしておかないと、
後任の担当まで連絡がこない可能性があります。
メールなどでの連絡も多く、見ていなければ対応が遅れたり、漏れてしまったりします。
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3.引き継ぐ方へ!引き継ぎのポイント

以下、2点をポイントにして引き継ぎをしてください。
1)相手がわからない前提で伝える
新任の方はISOについて全くわからない可能性があります。
そもそも何を質問して引き継ぎをしてもらったらいいのか、分からないかもしれません。
質問を受けて答えるのではなく、現担当者の方から必要な情報を伝えるようにしてください。
2)引き継ぎ相手にメモを作らせる
引き継ぎ相手がISOについて何も知らない前提で情報を伝えますが、
その伝えた内容は、引継ぎ相手にメモを取らせるようにしましょう。
既にISOに詳しい現担当者側がメモをつくって伝える内容を文字化してしまうと、
「分かっている人だけに内容が理解できるメモ」になってしまい、良い引き継ぎになりません。
なお、ISO14001の更新審査・維持審査で注意するポイントについてはこちらの記事で詳しく説明しております。

4.新任のご担当の方へ!引継ぎのポイント

以下、3点をポイントにして引き継ぎを受けてみましょう。

1)引き継ぎ内容をなんらかの形で残しておく
当たり前のようですが、引き継ぎの内容を文字にして残しておきましょう。
案外、うまくメモが残せていないものです。
可能であればいくつかの方法で引き継ぎ内容の記録を残しておくと良いでしょう。
紙に書く以外にデータにする、音声の録音、映像での録画などあらゆる手段が可能です。
大事なことは後であれなんだっけ?となったときに、記録を見たら振り返られるようにしておくことです。

2)一人で聞かない
後任は自分だけだとしても、他の人も巻き込んで一緒に聞くようにしておいてください。
一人だけで聞くのと、二人で聞くのとでは頭に残る内容も違います。
また、自分だけじゃないという不安の解消にもなります。
中小企業であれば割けるリソースに限りがあるとは思いますが、
誰がやらなくても大丈夫な状態にするためには、
常に2人以上の体制にしておくと、担当変更や引き継ぎがスムーズにできます。

3)可能であれば前任に質問できる体制を残しておく
引き継ぎを100%できることはありません。
前任しか知らないこともたくさん出てくると思います。
可能なのであれば、担当が変わった後も話ができる状態を作っておくと良いでしょう。
実際に質問することはほとんどなくても、質問できると思えるだけで心理的にずいぶん楽になるものです。

5.担当変更だけでも必要な手続きがあります

審査機関に、担当が変わった旨の連絡は必ずいれておきましょう。
今まで前任にきていた審査機関からの連絡先を変更しておかないと、対応が漏れてしまったり、遅れたりします。
メールアドレスなどは、あらかじめ複数名分伝えておくのも良いかもしれません。

6.この手続きが出来ていないと・・・

審査機関への担当変更手続きができていないと、ISO14001が失効してしまったり、知らない間に審査日程が決まっている、なんてことが出てくるかもしれません。
普通はメールの返信がなければ審査機関側から電話などのアプローチがあるはずですが、
業務多忙などでなかなか連絡つかないこともありえます。
メールのメリットはその場に自分がいなくても連絡内容を受け取れることです。
連絡がどうやっても取れない期間が長引くと、審査機関側も失効させるしかないか、
と決めてしまうこともあるかもしれません。
くれぐれも注意しましょう。

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