FAXで個人情報を送信するときの注意点！手順と具体的な対策方法を紹介！

FAXで個人情報を送信することはありますか？

FAXで個人情報を送信する際、どの程度の対応をするべきかを説明していきます。

取り扱いの仕方を間違えてしまうと、情報漏洩の事故を引き起こしてしまいます。

プライバシーマークを取得している企業として、どう対策方法や事故が起こった際は対応をすればよいか、具体的にお話します。

FAXで起こる個人情報の漏洩事故

最近はメールやチャットが主流となり、FAXを使用する機会が減ってきました。

それでも、FAXで「住所」「電話番号」「FAX番号」「名前」を記載した書類を、お客様宛に送ることがあると思います。

そんな中、実際にFAXによって起こった漏洩事故にはどのようなものがあるでしょうか。

一番多いのが、誤入力による送信者の間違いになります。

FAXは簡単な手段であるがゆえ、初歩的なミスも起こりやすい道具です。

まず気をつけなければならないのは、番号の押し間違いです。

必ずディスプレイに表示されている番号があっているか、確認をしなければなりません。

個人情報をFAXで送る際の手順

個人情報をFAXで送らなければならないときは、万全の注意を払って行わなければなりません。

人間が行うものなので、必ずヒューマンエラーが発生するのを前提に対応を考えておきましょう。

以下、FAXを送信する前の手順です。

1. 送る前に部署の責任者に許可を取る
2. 受信者に事前に連絡をする
3. FAX送信後に受信者に受信確認を取る
4. FAX送信記録を作成する

上記の手順を踏むことによって、人間によるミスを減らすことができます。

プライバシーマーク取得企業としての対応策

プライバシーマーク取得企業は、どのように対応していけば良いのか。

具体的に取り組めることを紹介していきます。

送信する頻度の高い番号を短縮ダイヤルで登録

一番簡単な手段としては、送信する頻度の高い番号を短縮ダイヤルとして登録してしまうことです。

短縮ダイヤルに登録することによって、手動で番号を打つことがなくなるので、ミスを減らせます。

FAX番号のダブルチェックを行う

送信前に、FAX番号のダブルチェックを行ないましょう。

ダブルチェックを行うにしても、同一の人物ではなく、第二者、第三者によるダブルチェックをします。

同一の人物がチェックするより格段に間違いを防ぐことができます。

FAXの近くに注意喚起を行う

これは、物理的に注意喚起を促す方法として、FAX番号を押す横に「送信間違い注意」といった掲示で注意を促します。

送信間違いの注意を見ることによって、減らせる場合もあります。

 まとめ

プライバシーマークを取得している企業、していない企業にとって漏洩事故の80％は人為的なミスによるものです。

急いでいる時、疲れている時など、不注意によって起こるものが大半です。

まずは送る前に必ず確認するという行為が、誤送信による漏洩を一番防ぐことになります。

1. 送信する頻度の高い番号を短縮ダイヤルで登録
2. FAX番号のダブルチェックを行う
3. FAXの近くに注意喚起を行う

上記のものは、今日からでもはじめられることなので、ぜひ取り組んでみてください。