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プライバシーマーク(Pマーク)はもっと簡単に運用できる!7つの簡単ポイント

2021年3月11日

プライバシーマーク(Pマーク)はもっと簡単に運用できる!7つの簡単ポイント

プライバシーマーク(Pマーク)を簡単に運用するポイントを実施事項別に紹介していきます。
プライバシーマーク(Pマーク)を簡単に運用するコツは、
・思い込みをなくす
・やりすぎない
・担当一人でやろうとしない
ということです。
難しく考えがちなプライバシーマーク(Pマーク)ですが、本記事を読んで、スムーズな運用 を目指しましょう。

1.プライバシーマーク(Pマーク)運用を難しいと感じるのか?

プライバシーマークの運用が難しいと感じる理由は、
・作る文書と記録が多い
・程度がわからない
・毎年の審査で言われることが違う
からだと言えるのではないでしょうか。

2.手間がかからない簡単なプライバシーマーク(Pマーク)運用

プライバシーマークの運用を簡単にするポイントを項目ごとに説明していきます。
なお、プライバシーマーク1年間の定期運用で行うことについてはこちらの記事で詳しく説明しております。

(1)簡単な3.3.1個人情報の洗い出し

個人情報の洗い出しをする時に、どんな分け方で洗い出すかを決めておくと上手くいきます。

例えば、業務別に洗い出したり、もしくは業務で使う個人情報・従業者の個人情報・採用者の個人情報に分けて洗い出すなどです。

また、個人情報を洗い出し・特定することと、台帳管理することをイコールにしないようにすると良いです。

個人情報が載っているものをすべて台帳に入れろということではありません。

洗い出した個人情報すべてを台帳管理して、網羅的にやることを目的にするのではなく、
個人情報の取り扱い状況を把握するために実施するようにしましょう。

(2)簡単な3.3.2法規制一覧

法規制一覧については、細かい内容まですべて網羅的に把握しようとしなくて大丈夫です。
企業体として取り組みますので、法令違反というリスクをおかさないように、法規制の把握をしておきましょう。

法令を特定したとしても、全条文を書いて把握しておくということではないので、程度を考えてやるようにしましょう。

(3)簡単な3.3.3リスク分析

リスク分析は、いきなり理想状態の対策を考えてしまいがちですが、
まずは現在行っている安全管理対策を記載していきましょう。
そうすることでやりすぎた内容にならず、今の状態をもとにどうしていくかを考えていくことができます。

今の状態が見えると、放っておいたらまずいなというものが出てくるはずです。
「○○をしないといけない」と考えて無理に作らないようにするのがコツです。

ダウンロード資料プライバシーマークとISMSの違いを徹底解説ガイド
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 (4)簡単な3.4.3.4.委託先評価

委託先評価をするための評価基準を高くしすぎないことが重要です。
そうすると評価のたびに手間と費用がかかって大変になります。
まずは最低限の評価基準を作って評価をし、あとは個人情報の委託先・委託内容などによって、評価基準を足していくと良いでしょう。
当然、委託する個人情報の内容や質、委託する業務内容によってリスクが違うはずなので、委託先評価の基準も変わって構いません。

あまりたくさんやりすぎると何が基準かわからなくなるので、細かく分けすぎると逆に難しくなります。

(5)簡単な3.4.5教育

プライバシーマークの教育では、全従業員への実施を1回で済ませたり、短い期間でやろうとしないでおきましょう。

例えば、1か月に10人、半年かければ60人の教育ができます。
焦らず、計画的にやりましょう。
また、業種や業務内容にもよりますが、教育内容についても、作りこみすぎないことです。
規格要求にある4つの項目は満たしながら、必ず知っておいてほしい、覚えておいてほしいこととして、何か持って帰ってもらえるように実施をすると良いでしょう。 1回でたくさんのことを詰め込むよりも、1つのことを複数回に分けて伝えたり、1つのことを何回も伝えるほうが、頭に残ったりします。 「また同じこと言ってるな」と思ってもらえたら成功です。

(6)簡単な3.7.2内部監査

内部監査も教育と同じで一気に実施しようとすると大変になります。
1か月に1部署を半年続ければ6部署の内部監査が実施できます。
監査内容も難しいことをしようとするのではなく、3.3.3のリスク分析で把握した安全管理対策の内容をもとにチェックしていけると良いです。

(7)簡単な3.8マネジメントレビュー

マネジメントレビューを簡単におこなうコツとしては、
忙しいトップのスケジュールを早くから確保しておくことと、対面以外の方法を取ることです。
どの組織でもトップの予定確保が上手くいかないということが多いので、早くから日時を抑えておきましょう。

また、必ず顔を合わせないといけないわけではなく、大切なのはトップへのインプットと意思決定であるアウトプットをもらうことです。

今はZOOMやMEETなどのビデオ通話での打合せや、電話での実施、メールのやりとりで複数日程に分けても良いかと思います。

3.簡単なプライバシーマーク(Pマーク)運用を始めるためのポイント

簡単なプライバシーマーク(Pマーク)運用を始めるためのポイントは、

・思い込みをなくす
・やりすぎない
・担当一人でやろうとしない

の3つです。

担当者の方は、思い込みで「絶対にここまでやらないといけない!」と判断してしまうこともあります。
そんなときは、審査員に聞いたり、(法的なところは)個人情報保護委員会に聞いたり、依頼しているのであれば外部のコンサルタントに聞いて意見を取り入れるのがいいでしょう。

どうしても「審査に落ちたくない」「指摘を出されたくない」というのが根底にあるので、
基本的にはやりすぎてしまいます。
思い込みとやりすぎを特に気を付けておきましょう。

また、どの組織でも「○○さんが担当で進めてね」と言われてプライバシーマーク(Pマーク)の運用を実施することが多いですが、
通常業務とは別の分野だと考えられてしまうため、担当一人が必死でやるということになることが多いです。
組織のみんなでプライバシーマークの運用をやっていけるようにしておくと良いでしょう。

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