Pマークにおける名刺の適切な管理方法、取り扱いの注意点も解説

1．Pマークにおける名刺とは

⑴名刺は個人情報

名刺には氏名、会社名、役職、連絡先などの個人情報が含まれています。
これらの情報は、個人情報保護法に基づき適切に取り扱う必要があります。
特に、Pマーク（プライバシーマーク）を取得している企業は、名刺の管理においても厳格な基準を守ることが求められます。

名刺はビジネスの場で頻繁に交換されるため、個人情報の漏洩リスクが高まる可能性があります。
そのため、名刺の取り扱いには細心の注意が必要です。

⑵名刺交換の際は同意が必要か

名刺交換はビジネスの基本的なマナーですが、個人情報の提供にあたるため、実は相手の同意が必要です。
名刺交換の際には、相手に対して名刺を渡す目的を明確にし、同意を得ることが重要です。

例えば、名刺を受け取った後にその情報をどのように使用するかを説明し、相手の了承を得ることが望ましいです。

となると、名刺交換の際にわざわざ同意書の締結が必要になるのでしょうか。
答えは否です。

プライバシーマークでは個人情報を取得する際には本人の同意は必要であると規定していますが、「取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合には同意の取得や利用目的の通知は不要である」としています。

名刺は使用方法や取得の場面から考えても、自分の氏名や肩書を明かすもの、連絡に用いるもの、顧客情報として分かるようにするものなので、目的が他の個人情報に比べて社会通念上より明確です。したがって、名刺とは個人情報にあたりますが同意は不要です。

2.名刺を会社・個人で管理する方法

⑴会社で管理する方法

会社で名刺を管理する場合、以下のポイントに注意します。

デジタル化:

名刺をスキャンしてデジタルデータとして保存し、紙の名刺は適切に廃棄します。
デジタル化することで、名刺の紛失リスクを減らし、検索や管理が容易になります。

アクセス制限:

名刺データベースへのアクセスを必要最低限の社員に限定し、情報漏洩を防ぎます。
アクセス権限を設定し、誰がどの情報にアクセスできるかを明確にします。

定期的な更新:

名刺情報を定期的に更新し、不要なデータは削除します。
これにより、最新の情報を常に保持し、古い情報による混乱を防ぎます。

セキュリティ対策:

名刺データを保存するシステムには、強固なセキュリティ対策を施します。
例えば、データの暗号化やファイアウォールの設置などが考えられます。

⑵個人で管理する方法

個人で名刺を管理する場合も、以下の方法を取り入れると良いでしょう。

名刺ホルダーの利用:

紙の名刺は名刺ホルダーに整理して保管します。
名刺ホルダーを使用することで、名刺を紛失するリスクを減らし、必要な時にすぐに取り出せるようになります。

デジタルツールの活用:

名刺管理アプリを使用して、名刺情報をデジタル化し、クラウドで管理します。これにより、どこからでも名刺情報にアクセスでき、効率的に管理できます。

定期的な見直し:

定期的に名刺を見直し、不要なものは適切に廃棄します。
これにより、最新の情報を保持し、古い情報による混乱を防ぎます。

3．名刺（紙の場合）の管理方法

⑴適切な取り扱い方法

整理整頓:

名刺は専用のホルダーやファイルに整理して保管します。
名刺ホルダーを使用することで、名刺を紛失するリスクを減らし、必要な時にすぐに取り出せるようになります。

定期的な見直し:

定期的に名刺を見直し、不要なものは適切に廃棄します。
これにより、最新の情報を保持し、古い情報による混乱を防ぎます。

適切な廃棄方法:

不要になった名刺は、シュレッダーを使用して適切に廃棄します。
これにより、個人情報の漏洩を防ぎます。

⑵ダメな取り扱い方法

無造作に保管:

名刺を無造作に引き出しや机の上に置くことは避けます。
これにより、名刺が紛失したり、他人に見られるリスクが高まります。

情報漏洩のリスク:

名刺を他人に見られる場所に放置しないように注意します。
名刺には個人情報が含まれているため、適切に保管することが重要です。

適切な廃棄をしない:

不要になった名刺をそのままゴミ箱に捨てることは避けます。
個人情報が漏洩するリスクがあるため、シュレッダーを使用して適切に廃棄します。

4．名刺（データの場合）の管理方法

⑴適切な取り扱い方法

セキュリティ対策:

名刺データはパスワードで保護し、暗号化して保存します。
これにより、データの不正アクセスを防ぎます。

バックアップ:

定期的にバックアップを取り、データの消失に備えます。
バックアップは別の場所に保管し、万が一の際に迅速に復旧できるようにします。

アクセス制限:

名刺データへのアクセスを必要最低限の人に限定し、情報漏洩を防ぎます。
アクセス権限を設定し、誰がどの情報にアクセスできるかを明確にします。

⑵ダメな取り扱い方法

無防備な保存:

名刺データをパスワードなしで保存することは避けます。
これにより、データの不正アクセスのリスクが高まります。

共有の制限:

名刺データを無制限に共有しないようにします。
必要な人にのみアクセス権を与え、情報漏洩を防ぎます。

バックアップを取らない:

定期的にバックアップを取らないと、データの消失リスクが高まります。
バックアップを定期的に取り、別の場所に保管することが重要です。

5．名刺管理サービスを利用する場合

⑴委託先の選定基準を作る

名刺管理サービスを利用する際は、以下の基準を設けると良いでしょう。

セキュリティ対策:

データの暗号化やアクセス制限がしっかりしているか。
セキュリティ対策が不十分な場合、個人情報が漏洩するリスクが高まります。

信頼性:

サービス提供会社の信頼性や実績を確認します。
信頼性の高い会社を選ぶことで、安心してサービスを利用できます。

サポート体制:

サポート体制が整っているか。
問題が発生した際に迅速に対応してもらえるかを確認します。

⑵選定基準を満たした会社を選定する

選定基準を満たした会社を選び、契約内容を詳細に確認します。
特に、データの取り扱い方法やセキュリティ対策については慎重にチェックします。契約書には、データの取り扱いに関する詳細な規定を盛り込み、双方の責任を明確にします。

6．Pマークを名刺に表示する時の注意点

Pマークを名刺に表示する際は、以下の点に注意します。

正確な表示:

Pマークの使用許諾を得ていることを確認し、正確に表示します。
許諾を得ていない場合、Pマークを使用することはできません。

適切な位置:

名刺のデザインに合わせて、適切な位置にPマークを配置します。
Pマークが目立ちすぎず、名刺全体のデザインを損なわないように注意します。

使用条件の遵守:

Pマークの使用条件を遵守し、適切に表示します。

例えば、Pマークのサイズや色、配置場所などのガイドラインに従うことが求められます。
これにより、Pマークの信頼性を維持し、適切な使用を促進します。

更新の確認:

Pマークの使用許諾は一定期間ごとに更新が必要です。
名刺に表示する際には、最新の許諾状況を確認し、期限切れのPマークを使用しないように注意します。

7．まとめ

名刺は重要な個人情報を含むため、適切な管理が求められます。
Pマークを取得している企業は、名刺の取り扱いにおいても高い基準を守ることが必要です。
紙の名刺、デジタル名刺のいずれの場合も、セキュリティ対策を徹底し、情報漏洩を防ぐことが重要です。

名刺以外でも管理方法が気になるものがありましたら、当社にお問合せください。
事例をお話させて頂きます。

ISO/Pマークの認証・運用更新を180時間も削減！
認証率100%の認証パートナーが無料問い合わせを受付中！

認証パートナーは8,000社を超える企業様の認証を支援し、認証率100%を継続してきました。

経験豊富なコンサルタントの知見を活かし、お客様のISO/Pマーク認証・運用更新にかかる作業時間を約90%削減し、日常業務(本業)にしっかり専念することができるようサポートします。

▼認証パートナーが削減できること(一例)

• マニュアルの作成・見直し：30時間→0.5時間
• 内部監査の計画・実施：20時間→2時間
• 審査資料の準備：20時間→0.5時間

認証取得したいけれど、何をすれば良いか分からない方も、まずはお気軽にご相談ください。

認証パートナーに無料で相談する