よくある課題と解決方法

ISO9001運用サポートを希望される企業は多くいらっしゃいます。
企業によって課題はそれぞれ違ってきます。
実際に課題として出てくることが多いのは、大きく3つあります。
これから、よくあるケースを3つご紹介していきます。

ケース１

ISO業務を把握している人が1人しかおらず、その人間がいなくなるとわかる人が０になってしまう。
担当者の退職や定年によって発生することが多いです。
いつかは退職してしまう時は来ますので、そこに向けた準備を行っていく必要があります。
手段としては、

• 把握している人を2人以上にしてダブルキャスト化する
• コンサル等外部に委託してしまい、全体像を把握している人を雇う

という方法があります。
ISOの要求事項にもある力量の把握と対応にも関連してきそうですね。

ケース２

業務が忙しくなり、ISOのことを行っている時間がない。
昨今で増えてきているのがこのような声です。
実際、コンサルティングの現場で聞くのは、
「審査の前に残業をして書類の見直しを行っている」
「業務時間ではISOのことはできないこともあるため、時間外で行っている」
という声です。

対応としては、

• 時間外にやるISOの業務そのものを減らす
• 日常業務にISOを近づける

という方法があります。

ケース３

今やっている活動が会社の実態と合っていない。
ISO9001の運用を長年やっている企業に多くあります。

実際にお話を聞いてみますと、
「審査員に指摘された場所を中心にルールを変更していた。どんどんルールが増えてしまっている。」
「コンサルに言われた通り作ったけど、結局審査対応のための書類が多くあり、似たような書類を複数作っている」
「時代と共に仕事の進め方が変わっているが、ISOのどこをどう直していいかわからない」
という声が多く聞かれます。

こちらもシーン2と重複しますが、ISOの業務そのものを見直す必要が出てきます。

３つのケースを紹介しましたが、どのシーンでもそれぞれに課題があります。
そんな中、共通してお勧めするのは、文書類、帳票類を見直していくことです。
つまり、「スリム化」です。

スリム化を行うメリットは多くありますが、一番は、
「ISOを運用しやすい環境づくり」を目指すことが出来る点です。
活動したい、力を入れたい部分＝ISOになれば、負担も減らすことが出来、日常業務≒ISOに近づきますね。

スリム化のポイント

実際にスリム化を行おうと文書類・帳票類を見直すと、多くの場合、活動を大きく3つに分類することができます。

①ISOがあってもなくても継続する活動
②ISOがなければすぐにでもやめたい活動

一番わかりやすいのは①ですね。ISO関係なくやっている活動は今後も継続すべき対象となります。
① の活動を最大限に増やすことで、会社の実態に合わせた活動を行うことが出来ます。

減らすべきは②です。
②はどんどんやめればよい！と考えてしまいますが、ちょっと待ってください。
ISOの審査に通過するための必須事項は入っていないかもチェックすることが必要です。
スリム化で躓きやすいのがこの点になります。

例えば、内部監査やマネジメントレビューはISO9001を維持する以上、どうしても省くことはできません。
そもそも、ISOでの必須事項を把握するためには、ISOの規格要求事項と照らし合わせ、実際に要求されているかを調べることが必要になります。
調べる時間が取れたとしても、専門的な言葉で書いてある文章を読み解き、自社のルールと照らし合わせなければなりません。

まとめ

いかがでしたでしょうか。スリム化のポイント、分かっていただけましたか？

スリム化のポイントは、いま行っている活動を

①ISOがあってもなくても継続する活動
②ISOがなければすぐにでもやめたい活動

の2つに分類し、①を最大限に増やす、②については、ISO審査に通過するための必須事項でなければ減らしていく というお話でした。

ISOの運用自体、「これ！」という100％の正解があるものではありません。
そのため、何が正しい、何が間違えているということもない分、判断が難しくなっているようです。
審査で指摘が出る前提で考えて、変化させていくしかありません。
より早く、的確にスリム化を進めたいと考える場合には、コンサル等専門家の意見を取り入れる方が安心でしょう。