１．海外拠点でISOを取得できるのか？

まず海外拠点でISOを取得できるのか？についてですが、取得は可能です。

実際日本の企業でも海外拠点のベトナムの工場でISO9001を取得しているケースもあります。
全世界で見ると、認証数が多いは中国ですが、最近は韓国やアメリカの認証数も増えてきています。
海外拠点のISO認証することで現地でのイメージアップにも繋がるでしょう。

２．海外拠点でISOを取得するメリット

ISO認証は世界的に認知される国際的な標準を遵守していることを証明するものです。
そのため海外拠点でISOを取得することで得られるメリットがあります。
メリットは以下のようなものです。

⑴国際的な信頼性と信用
ISO認証することで、海外での事業展開において、企業の信頼性と信用性が向上します。
顧客や取引先、投資家などが、世界標準の品質・安全性・環境への遵守を重視することが増えており、ISO認証を持つ企業は競争力を高めることができます。

⑵国際取引の促進
ISO認証は海外でのビジネス展開において重要です。
国際取引においては、品質・安全性・環境などの標準を共有することが大切であり、ISO認証を持つことで海外取引が円滑に進む可能性が高まります。

⑶法令順守とリスク軽減
ISO認証は法令遵守やリスク管理においても役立ちます。
規格を遵守することで、企業は法的なトラブルや不適切な事業実践によるリスクを軽減できます。

ただし、海外拠点でISO認証を取得するにはかなりの期間が必要です。
適切な規格を選定し、実装・維持するためのコミットメントを持つ必要があります。
また、各国によって異なる法律や規制にも対応しなければならない点を理解し、十分な準備を行うことが重要です。

当社では、海外拠点のISO認証のサポートも対応しております。
日本人コンサルタントが窓口に立ち、海外現地に合わせたISO運用をご提案します。お気軽にお問合せください。

 

３．海外でのISO取得企業事例

当社の海外拠点でのISO取得の事例をご紹介いたします。

 

⑴海外拠点でも日本語対応で審査をスムーズに

ある企業様では、日本の審査機関を活用してISOを取得しています。
海外でも、条件を満たせれば日本語で審査を受けることが出来ます。
日本語で審査をすることでミスコミュニケーションが無くなります。
現地の言葉で、ISO審査に対応するストレスが無くなります。
審査後の指摘や改善もすべて日本語のため、改善活動がスムーズに進みます。

当社のお客様でも、日本の審査会社を使ってベトナム拠点で認証を取られた事例があります。
以下の対応を当社がお手伝いしました。

１．ISOマニュアルの作成
日本語版及びベトナム語版のマニュアルを作成し、準備しました。
実際に審査で確認されるのは日本語版のみですが、現地のスタッフにも伝わるようにベトナム語版のマニュアルも作成しました。

２．ベトナムの運用に併せたISO記録の作成
実際にベトナムで運用されている資料を参考に、ISOで必要とされている運用記録の作成を行いました。
こちらも実際に運用するのはベトナムの現地スタッフですので、日本語併記の帳票を作成し提供しました。

３．内部監査及びマネジメントレビューの実施
内部監査は、現地スタッフにヒアリングをしながら業務改善点などを指摘し、改善活動を指示します。
内部監査報告書も日本語とベトナム語の併記でどちらにも伝わるように記録をまとめました。
マネジメントレビューは、日本の代表者へインタビューを行い、ISO運用での課題等をヒアリングし取得後のサポート方針を定めました。

 

⑵ISOの適用範囲を拡大して、海外拠点でも認証を獲得

もう一つの事例は、認証範囲の拡大を行い海外拠点でもISOを認証することです。
すでに構築されているISOの仕組みをそのまま現地に落とし込むだけで認証が出来るため、海外で一からISOを始める手間や時間が大幅に削減できます。
その半面、翻訳作業にかなりの時間を要することになります。
また、既にある規程を現地のルールに合わせて少しブラシュアップする作業が発生します。

当社のお客様でも、認証範囲の拡大の対応をしてベトナム拠点で認証を取られた事例があります。
認証範囲拡大のための取組みとして以下の対応を当社でお手伝いしました。

１．既にある社内規程をベトナムの運用に併せて改訂・翻訳
本社の規程をそのままベトナム語に翻訳するのではなく、現地特有のルールや現ルールで運用が出来ているのかを確認しながら翻訳をしました。
現地のやり方に合わせた運用を規程に反映させることが認証範囲拡大審査では重要になります。

２．内部監査の実施
認証範囲を拡大して審査をする場合も、内部監査の実施は必要です。
当社が内部監査員となり、翻訳した規程通りの運用が実施できているのかを確認し、改善点があれば改善指示を出します。

３．ISO記録のベトナム語翻訳
認証範囲拡大で確認されるISO記録が現地でも運用されているか・現地の言語で作成されているかを確認します。確認される記録が準備出来ていない場合には、当社で帳票を作成し、運用記録を作成して頂きます。

４．認証完了までの7ステップ

海外拠点でISO認証するまでの７ステップを紹介します。

１）社内体制の構築

まずは誰が責任者として取得に向けて取り組んでいくのかを決めましょう。
何事も責任者を決めないと何かが起こった際に責任の所在がわからなくなってしまいます。
マネジメントシステムの改善は全社で行うものですが、誰が責任をもって進めていくのかを明確にしましょう。日本法人で海外拠点がある会社だと、日本法人の方が責任者になるケースもございます。

２）スケジュールの立案

社内の体制が決定した後は認証までのスケジュールを立てます。
計画を立てることでいつまでに何をしなければいけないのかが明確になります。
最初にいつまでに認証したいのかというゴールをまず決めましょう。
ゴールが決まればそこから逆算し、いつまでに審査を受けなければならないのか、いつ内部監査をしなければならないのかなど具体的に決めやすくなります。

３）審査機関の選定・申し込み

スケジュールを立案した後は、審査機関の選定と申し込みをしましょう。
後ほど詳しく紹介しますが審査機関によっても審査の対応方法も異なりますので、審査の形式（オンラインなのか、対面なのか）や費用など何を重視するかを決めて、自社に合う審査機関を選定しましょう。
海外拠点の審査を受け付けない審査機関も数多く存在しますので、選定には注意が必要です。

４）運用

審査機関の選定ができたら実際に運用を開始しましょう。
ISOはPDCAサイクルを回し改善することを目的としているので、最低でも審査までに1サイクルは運用できるようにしましょう。
ISMS（ISO27001）であれば情報資産の洗い出し、ISO9001では品質マニュアルの作成、ISO14001では順守評価などを実施し、運用した結果を内部監査でチェックする必要があります。
そのチェックした結果をマネジメントレビューで報告し、次年度のアウトプットを貰います。
このようにPDCAサイクルを最低でも1サイクルは回して審査への準備をしましょう。

５）一次審査

マネジメントレビューまで完了したら、いよいよ一次審査です。
初回審査は一次審査と二次審査と2回審査があります。
一次審査は簡単に言うと文書類の審査です。
ISOを運用する枠組みがあるのかというところをチェックする審査と思ってよいでしょう。一次審査で必要な文書や記録が揃っているかを確認し、二次審査へ進めることができるのかを確認されます。
何か指摘が出た際には、二次審査までに改善をするようにしましょう。

６）二次審査

一次審査が無事に終了したら、一次審査からおよそ1か月～1か月半後頃に二次審査を受けることになります。二次審査では一次審査で確認した枠組みを基に実際運用ができているのかを確認されます。
一次審査で確認された文書や記録の中身、内容についてチェックされるというイメージです。
二次審査でも審査員より何か指摘を受けた際には早急に対応するようにしましょう。
不適合と呼ばれる改善が必須な指摘が出た場合は、不適合の改善を審査員に報告し改善を認めてもらわなければ認証に進めないのでなるべく早めに対応するようにしましょう。

７）認証完了

二次審査も無事に終了すれば、認証完了となります。審査機関によって様々ですがおよそ2か月で登録証が発行されます。
しかしながら、認証して終わりではなく、毎年審査はあるので認証ができたからと気を抜かず、継続してPDCAサイクルを回していきましょう。

 

５．実際の審査はどうやってやるの？

皆さんが気になるのは海外拠点でのISO認証をする際、審査ってどうやってやるのか？ということではないでしょうか？

実際には、海外拠点の現地で審査を実施することが多いです。しかしながら、審査機関によってはビデオ通話機能を用いてオンラインで審査ができる審査機関もあります。
現在は新型コロナウイルスの影響により渡航が制限されているのでオンラインでの審査はとても効率的ですね。

海外拠点のISO認証となると言語の心配をされる方も多いかと思いますが、実はオンラインで対応できる審査機関があるように海外拠点のISO審査でも日本語で対応していただける審査機関もあります。
審査機関によっては渡航の障壁や、言語の障壁なく審査が受けることができるので自社に合う審査機関を選定しましょう。

６．認証後運用はどうやっていくのか？

先ほどもお伝えした通り、認証して終わりではないです。海外拠点でも日本と同様に認証後も、継続的に内部監査やマネジメントレビューを実施しPDCAサイクルを回すことが必要です。
海外拠点でもPDCAサイクルを回しマネジメントシステムを改善していきましょう。

まとめ

7ステップを踏めば、ISO海外拠点でもISO認証は可能だということをお分かりいただけたでしょうか。
やることは日本での認証と大きく異なることはないですが、審査機関の選定によって審査の対応方法などが異なるので様々な審査機関を見て選定することがポイントです。