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ISO9001認証お役立ちコラム

ISO9001の審査で、普段の仕事では使わない言葉を言われたら?

2019年6月11日

今回のテーマはISO9001の審査を受ける時です。

こんな審査員に要注意

ISO9001の審査は、審査員の方によって、まちまちです。

たとえば、ISO9001の規格要求事項に基いて、規格の言葉で審査が進められた。なんていう経験もあったのではないでしょうか?
管理責任者を経験し、規格を読み込んだことがある方ならまだわかるかもしれませんが、現場で実務を中心にやってこられた方がそのような審査の進め方をされても正直いってなんのことだ?ってなりますよね。

以下は実際にあったある製造業のお客様事例です。

○月○日、○月△日の二日間、某審査期間より監査を受けました。
スケジュールの中で、品質管理責任者の監査をうけたのですが、実際の業務を「ISOの何章何項に相当する?」と監査員に聞かれ、お客様の品質マニュアル&社内様式しか知らないお客様は、「?」という状態になってしまいました。

このような事例は少し極端かもしれませんが、実際に似たような経験もあるのではないでしょうか?
じゃあ実際に、このような質問をされた時には、どのように返すのが正解なのでしょうか。

このような話題に完璧な正解というものは存在しないかもしれませんが、一般的には「ISO用語を使わずに審査をしてください」という回答もあると思います。

なぜなら、前述したように、現場で実務をしている方はISOなど知らないからです。認証していることは知っていても、中身の事なんて少しも理解出来ていないからです。自分たちの仕事に密接な関わりがないものに対して、そこまでの知識を持ち合わせているなんて相当の暇人か瞬間記憶の持ち主か、天才くらいでしょう。

「現場の方にもISOの意識を~」とか言い出したとしたら末期かもしれません。正直言って、ISOの意識が高まったから仕事がうまくいくとか、そんなことはありえないです。もし、そんなことがあるとするならば、それは単純に仕事の中で改善がされているということではないかと思います。

ISO用語を知る必要はない!

先に書いたように、現場の方はISO用語なんて知りませんし、知る必要もありません。
およそコミュニケーションというものは、互いが理解できることが前提です。ですので、人にわかる言葉で語りかけるのは当たり前のことです。

出入りの業者が業界の専門用語を駆使して説明を始めたら、どうしますか?あるいは、出入りの業者が外国語で説明を始めたら、どうしますか?
「こらこらこらこら、こっちがわかる言葉で説明せんかいや」と、普通は言うでしょう。それが、当たり前です。

ところが、その当たり前が通用しないのがISO業界の不思議なところです。カネを払う側がカネを受け取る側にペコペコするのは、この業界ぐらいのものです。
皆様が今、心のなかで仰っておられるように、そんな相手に合わせて無意味な勉強をするぐらいなら、その時間を本来自分がやるべき仕事にあてる方がずっと建設的でしょう。

そして、もし審査員が理解不能な説明を始めたら、こっちがわかるように説明することを求めるのは、当然の権利です。
そしてそのことは、審査員が遵守しなければならない規格(ISO17021)からも明らかです。

9.1.9.6.3
不適合の所見は,審査基準の特定の要求事項に対して記録し,不適合の明確な記述を含め,不適合の根拠となった客観的証拠を詳細に明示しなければならない。不適合については,証拠が正確で,その不適合が理解できるものであることを確実にするために,依頼者と協議しなければならない。ただし,審査員は,不適合の原因又はその解決法を提案することは控えなければならない。

9.1.9.8.1
正式な最終会議は,出席者の記録を取り,かつ,依頼者の経営層の出席に加えて,適切な場合には,審査された機能又はプロセスの責任者を交えて開催しなければならない。最終会議は,通常,審査チームリーダーが実施しなければならない。その目的は,認証に関する推薦を含めて審査結論を提示することである。いかなる不適合も,理解できるような方法で提示し,かつ,対応するための期限について合意しなければならない。

すなわち、受審者側が容易に理解できるよう語りかけるのは審査員が守らなければならない絶対条件であり、「ISOの何章何項に相当する?」といった高飛車で独りよがりの言い方は、厳に慎まなければならないことなのです。

ISO審査に落ちる会社は事実上存在しません。もしあるとすれば、実態として倒産状態にある(粉飾決算や違法行為の横行など)か、歪んだ規格解釈でもって審査をする質の低い認証機関を選択してしまった場合に限られます。

「監査員独特の文体による質問」をする審査員など忌避すればいいですし、誰にでも理解できる言葉で、理解できるようコミュニケーションをとることは、審査員に課せられた責務です。

もしこのような審査員の方に会った場合は、一度審査機関の見直しを考えても良いかもしれませんね。

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