１．なぜISO9001運用が難しいと感じるのか？

ISO9001の運用が難しいと感じるポイントは、
①実際のルールと別にISO9001用にルールを作ってしまう
②審査に通るためのルール・運用の程度がわからずやりすぎてしまう
の2点ではないでしょうか。
ISO9001の運用を簡単にするには、
実際のルールのままISOを運用・取得する
審査に通るためのルール・運用は最低限にして、自社のルールを生かす
この2点がポイントです。

２．手間がかからない簡単なISO9001運用

ここからは、ISO9001を簡単に運用するためのポイントを７つ紹介します。
ぜひ参考にしてください。

１）簡単な6.2品質目標及び達成するための計画

実際に設定している目標と実施計画を上手く反映するようにしましょう。
ISO用に目標管理を作るのではなく、例えば今の会社の目標にしている売上や不良数、
またその数字を追いかけている帳票を使うようにしましょう。

２）簡単な7.2力量

いきなり100点を目指した作りにすると大変なので、60点くらいを目指して進めましょう。
まず業務の洗い出し、その後に業務に対して知っておいたほうが良いこと、
出来たほうが良いこと、やった回数などを項目にして管理すると良いでしょう。
知識・技術・経験などを力量として見ていく形です。
また、本来とは逆の形にはなりますが、 新人に教えた内容が力量把握に入っているか確認したうえで、
ないものを入れていくようにするとレベルが上がっていきます。

３）簡単な7.4コミュニケーション

大事な会議やなくなったら困るコミュニケーションツールなどをメインにルール化していきましょう。
ISOのための会議を増やさないで済むことが理想です。

４）簡単な7.5文書化した情報

自社のルールを上手く反映しましょう。
なぜかISOになると紙管理をメインにルールと運用を動かしてしまうことがあります。
現在は電子管理のルールでも問題ないので、自社のルールをありのままで運用するようにしましょう。

５）簡単な9.2内部監査

一気にやらないで済む計画を立てることと事前準備をしっかりしておくことが、簡単な内部監査を実施するポイントになります。
例えば、全部で12部署の内部監査が必要な場合、1日まるまる業務をとめて12部署を一気に実施すると支障が出やすいと思います。
1か月で1部署1年間かけて12部署を終えても構いません。
また、チェックリストの準備なども1か月に1回、こまめにやっていくほうが上手くいくと思います。
マネジメントレビューへのインプットが！なんてお話もあるかとは思いますが、
定期的に1か月に1部署やれていれば、マネジメントレビュー時には全部署の分が揃うようになるはずです。

６）簡単な9.3マネジメントレビュー

マネジメントレビューは会議形式でやる必要はありません。
「マネジメントレビュー記録」という様式にこだわらないようにしましょう。
例えば、メールにインプット事項を書いて送るだけでも良いんです。
その為、インプット資料を用意する必要もありません。審査時にインプット資料がないだけで不適合になることはほとんどないので、わざわざ審査用に作る必要はないのです。
過去の審査員の気まぐれコメントを真に受け、年に２回も３回もやっている企業を度々拝見します。
すぐに１回に戻しましょう。
マネジメントレビューは年１回開催で問題ありません。

７）簡単な10.2不適合及び是正処置

1回で再発防止ができると思わないことです。
是正処置は再発防止のためにやるので、矛盾しているように思われます。
1回で絶対成功させようと思ってやると、現実的な対策ではなく必要以上にやりすぎた対策になりがちです。
当然再発防止はしないといけないので、原因追及をして是正処置を実施する必要があります。
ただそれよりも大事なことは再発していないかの有効性を評価することです。
これを繰り返すことにより、再発防止できるまで手を打ち続けられるようになるわけです。
1回の対策で再発防止できるのであれば、どの企業も不良品なんてものは出ないはずです。
1回で成功させようと思わず、繰り返して質をあげることが大切です。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
ISO9001を簡単に運用するためには、実際のルールを利用することや最初から100点を目指さずに繰り返しの実施で質を高めていくことが大切です。
難しく考えすぎず、無理のない運用方法を見つけましょう。

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