プライバシーマーク(Pマーク)のPDCAサイクルについて詳しく解説！

１．PDCAサイクルとは

PDCAサイクルとは、マネジメントシステムの運用において必要不可欠な仕組みで、継続的改善手法の一つにあたります。

Plan（計画を作成すること）
Do（実施すること）
Check（点検すること）
Action（改善すること）
の頭文字からPDCAサイクルと称します。

プライバシマーク（Pマーク）に限らず、あらゆるマネジメントシステム、事業活動において重要な仕組みです。

※「PDCAサイクル」についてはこちらをご参照ください。
用語集：PDCAサイクル

２．なぜPDCAサイクルが大切なのか？

事業活動において目標は非常に重要であり、目標達成に向けた活動があるからこそ事業を継続できます。
組織において目標達成に向けた活動をするとき、
部署ごと・あるいは部署内でも作業を分担して活動するため、共通の目標やルールが存在します。
ミスをすれば同じことを起こさないための改善を図ることが必要となってきます。

目標達成に向けた活動において、PDCAサイクルを使うからこそ事業活動を継続的にスパイラルアップすることができ、管理能力を高めることができます。

３．プライバシーマークのPDCAサイクルで実施すること

プライバシーマークでいうところのPlanは、個人情報保護方針を策定し、個人情報を特定すること、さらに教育や監査等を計画することです。
次にDoとなるのが、安全管理の対策実施、委託先の選定・評価、従業員への教育の実施です。
そして、Checkにあたるのが日常点検や内部監査であり、その結果をもってActionであるマネジメントレビューの実施へとつながります。

４．PDCAサイクルの2つの具体事例

１つ目は、社員教育を事例として見てみましょう。
新入社員が入ってくると、早く一人前に育てるため、誰が教えるのか・何をさせるか・いつやるのか・どうやってやるのか・なぜやるのかなど、いわゆる5W1Hを明確にし、ある程度身についたところで試験あるいは上司のチェックが入り、できていないとこがあれば改善する、というサイクルを設定しているというのはどの企業でも同じではないでしょうか。
これも、PDCAサイクルを回している活動の1つです。

2つ目の事例として、マネジメントシステムの見直しがあります。
構築時に立派なルールを作ったところや、プライバシーマークの審査を何度も受けて審査員からの指摘に対応してきたところは膨大な規程が存在します。
しかし、ルールが多ければ多いほどPDCAサイクルでいうD（Do）のボリュームが増え、結果的にC（Check）やA（Action）に着手できなくなったところも少なくありません。

そこで、次回の更新審査までを目標として文書の見直しを計画し、必要最低限のルールを残して実行しながら文書のチェックを重ね、足りないものを補って自分たちに見合ったマネジメントシステムを構築した事例もあります。

５．プライバシーマークのPDCAサイクルをうまく回すためには

PDCAサイクルがうまく回らない理由に多いのが、Dに重点をおきすぎてPとAが弱くなってしまっていることです。

成果を急ぎすぎる、変化への対応に追われる、そのためにPやCに十分な時間を取れずにAがおざなりになってしまっているところは少なくありません。

うまく回すためには2つのポイントがあります。

まず1つ目はPlanです。計画からしっかり立てて現状とゴールを明確にすることです。

2つ目はActionです。うまくいった場合は特に分析と検証をしていないことが多いところもありますが、うまくいってもいかなくてもなぜそうなったのかの分析と検証をすることで改善を図り、次の活動へとつなげましょう。

改善がなければ、効果が出ていてもそれが組織のノウハウとして蓄積されないまま「まぐれ」で終わってしまいます。

６．まとめ

PDCAサイクルはプライバシーマークに限らず事業活動において必要不可欠な仕組みです。
目標達成、あるいはより良い運用をしていくためにも特に計画や改善を怠らず、PDCAサイクルを回してスパイラルアップしていきましょう。

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