シェアオフィスでもPマークを取得できる？取得のための条件とは

今回は、「シェアオフィス(シェアードオフィス)でもPマークを取得できるのか？」についてお話していこうと思います。

最近では、Pマーク取得にあたってのお問い合わせをいただくことがあります。

結論から述べますと、シェアオフィスでもPマークを取得できます。

シェアオフィスでのPマークの取得と聞くと、自社だけのオフィスではないため本当に取得できるの？？と思いますよね。

しかし、シェアオフィスでもPマークの取得には何も難しい条件というのはありません。

シェアオフィスによるPマークの取得でも、通常の企業と何の違いもありません。

最低限の条件を満たしていれば、誰もが取得できるものになります。

さて、シェアオフィスの取得には具体的には何が必要なのか。

今回はそんなお困りごとを解決していきましょう。

1.シェアオフィスとは何か？

(１)　シェアオフィスとは？？

シェアオフィスとは、従来の専用オフィスとは異なり一社のみが自社のオフィスとして1つの事務所を使うのではなく、複数の企業や個人でひとつのオフィススペースのことを指しています。

弁護士事務所など法人ではなく個人事業主として活動ができる業種では、以前より使用されているオフィス形態になります。

レンタルオフィスや、特定の期間だけ複数社が参加するプロジェクトオフィスなどもシェアオフィスにあたります。

このシェアオフィスでは一体何を共有使用しているでしょうか。

主には、

• 机や椅子
• シュレッダー
• OA機器
• インターネット回線や電話回線
• 会議をするスペース
• ラウンジやキッチン

などのものが共有されている場合が多く、シェアオフィスによって様々なサービスが提供されています。

2.シェアオフィスでPマークを取得できるか

(１)　取得できるの？？

Pマークの取得には何も難しい条件がなく、最低限の条件を満たしていれば、誰もが取得できるものになります。

シェアオフィスだから、とかは何も関係がなく通常の企業と同じように取得することができるのです。

そして、その中で特に気をつけることはリスクアセスメント及びリスク対策のところです。

シェアオフィスの場合、自社だけのオフィスで仕事をしている企業とは個人情報の取り扱い方法が全く違うからです。

複数の企業で共用しているものがあるため、個人情報の取り扱いに関する対策は必ず入れましょう。

(２)　最低条件とは何か

シェアオフィスでのPマークの取得の際、どんなことが必要なのでしょうか。

まずは、Pマークを取得するにあたっての最低条件をお伝えします。

・日本に活動拠点を持つ民間企業

⇒海外だけの活動拠点の場合は対象外。

　日本国内に事業所や店舗などの活動拠点があることが必須です。

・代表者を含む従業員が2名以上在籍していること

⇒個人情報保護マネジメントシステムを構築するにあたって、

ルールを作る側の個人情報保護管理者と、ルールをチェックする側の監査責任者が必要になります。そのため、最低でも2名は必要になります。

また、社会保険・労働保険に加入していることが求められます。

・審査に合格すること

⇒審査機関による書類審査と現地審査に合格する必要があります。

上記の他に、

・役員が禁錮以上の刑執行を受けていたり、または暴力団の構成員ではないこと

・インターネット異性紹介事業者は、決められた条件を一つ残らず満たしていること

・申請不可期間ではない

などがあります。

その他欠格事項がないか、PMK510：プライバシーマーク制度における欠格事項及び判断基準を定期的に確認して、欠格事項に該当しているかをチェックをする必要があります。

ここまでが申請に値するかどうかの最低限の条件です。

3.シェアオフィスのメリット　

(１)　メリット

シェアオフィスには最大のメリットが存在します。

それは、オフィスを準備するための初期費用を大幅に削減することです。

また近年、世界的に流行している新型コロナウイルスによって、シェアオフィスの在り方が大きく変わっています。

世界的な流行をきっかけにリモートワークを活用する働き方が増え、オフィスの在り方自体が見直されつつあります。

仕事の中で特別な設備を使用しない場合、オフィスの費用削減に大きく貢献するシェアオフィスは、新しい職場環境の選択肢の1つとして大きな注目を集めているのです。

(２)　シェアオフィスの特徴

従来の専用オフィスとは異なるため、上記で説明をした共有しているもの・サービス以外にも従来とは異なる特徴があります。

①交流の機会

一社のみの専用オフィスではなく、複数社での利用になるので他の方々との交流があります。他企業の方との交流を通し、新たなビジネスチャンスや人脈形成に繋がる可能性もあります。

②多様な働き方

テレワークやサテライトオフィスとしても活用することができ、多様な働き方をサポートします。

③柔軟な契約形態

長期の賃貸借契約ではなく、月額制や従量制など、柔軟な契約形態で利用できることが多いです。月額料金以外にも、時間単位で利用できるドロップインプランや、特定の曜日や時間帯に利用できるプランなど、様々な料金プランが用意されている場合があります。

4.シェアオフィスで考えられるリスクと対策

シェアオフィスは費用面でのコストカットがメリットとお伝えしました。

しかし、細かく見てみるとリスクも多く存在しています。

・情報漏洩：重要な書類やPCの覗き見、会話が盗聴される危険性があります。

⇒情報の管理や貴重品は、個室やロッカーなどの安全な場所での保管

・廃棄書類の不正利用：シュレッダーが無い場合、廃棄した書類から情報が漏洩する可能性があります。

⇒シュレッダーがないという状況を作らないこと。重要な情報が載っている書類は必ずシュレッダーで処理をしましょう。

・Wi-Fiのセキュリティによるリスク：暗号化されていないfree Wi-Fiを使用すると、通信内容が盗聴される危険があります。

⇒セキュリティの高いWi-Fiを利用する。もしくはVPN接続を利用すること。

これらのようにシェアオフィスでも良いことばかりというわけではございません。

そのため、リスクアセスメントとリスク対策を考慮していく必要があるのです。

5.まとめ

いかがでしたか？

今回は、「シェアオフィスでもPマークを取得できるのか？」について

お話させていただきました。

最低限の条件を満たすということはありますが

シェアオフィスの企業様がPマークを取得するために、特別に何かをするということは一切ありません。

貴社ではPマークの取得条件を満たすことができておりますでしょうか？

本コラムを拝読したことで、貴社の見直しなど、少しでもお役に立てれば幸いです。

うちのシェアオフィスでも取得できるのかな？

と思ったときは、下記よりお気軽にお問い合わせください。

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