今回は、Pマーク取得にあたってお問い合わせをいただくことがある「シェアードオフィスでもPマークを取得できるのか？」についてお話していこうと思います。

シェアードオフィスとは？

まず、「シェアードオフィスとは何か？」から軽くお話していきます。

シェアードオフィスとは、一社だけが自社のオフィスとしてオフィスを使うのではなく、複数社で同じオフィスを共有する形のオフィスを指しています。
弁護士事務所など、独立して自営業をしている業種では昔から使われていたりします。

レンタルオフィスとか、特定の期間だけ何社かが参加するプロジェクトオフィスなどもシェアードオフィスにあたります。

一般にはシェアオフィスなんて呼び方で呼ばれていたりします。

シェアードオフィスでPマークを取得できるか

さて、シェアードオフィスについて簡単にお話しましたが、自社だけのオフィスじゃないので、Pマークって取得できるの？と心配になりますよね。

さぁ、取れるか取れないかからお答えすると、取得できます。

ではどんなことが必要なのかということになりますが、最低限の条件を満たした上で、シェアードオフィスの企業様がどうすればPマークを取得できるかということになりますが、特別にすることというのはありません。
通常の企業様と同じで、審査機関の示す審査基準をクリアするようにJIS規格要求事項を満たせば良いです。

方針を打ち立て、文書を作り、JIS規格の附属書Aにある、A3.3.1個人情報を洗い出して特定し、A3.3.2関連する法令を把握し、A3.3.3特定した個人情報へのリスクの把握とリスクへの対策・残留リスクの把握、A3.4.3.4委託先の監督、A3.4.5認識（個人情報保護の関する教育）、A3.7.2内部監査、A3.7.3マネジメントレビューなどです。
これで全てではないですが、これでPマークを取得することはできます。

ただその中で特に気をつけておくとすれば、リスクアセスメント及びリスク対策のところです。

シェアードオフィスの場合、自社だけの同居する企業のいないオフィスをもっていてお仕事をしている企業とは個人情報の取扱い方が違うからです。
単純に共用しているものがあるので、そこの対策を必ず入れておくほうが良いかと思います。

シェアードオフィスで考えられるリスク

少しだけリスクを考えてみます。

シェアードオフィスじゃない場合でもありえるリスクもありますが、
例えば・・・

・自社だけが保管できるような保管場所がなかったり、また保管場所があっても鍵がかからない
・パソコンで仕事をしている後ろを全く違う企業の方が通って覗かれてしまう（いわゆるショルダーハック）
・トイレで席を立ったときに誰かが情報を持ち出す
・共用の無線LANを使った際に暗号化されておらず盗聴される
・ネットワークが共有されているため容易に侵入される
・ゴミ箱から廃棄したものを拾われる
・共有プリンタで印刷したものを持ち出される
・共有ネットワークからウイルスに感染する
・席をはずした際にキーロガーを仕込まれる

そしてこういったリスクに対して実施する対策も決めないといけません。
例えば・・・

・紙やUSBなどの保管が必要な媒体は使わない
・のぞき見防止、ショルダーハック防止のフィルムを貼る
・パーティションで区切られたシェアードオフィスを使う
・席を離れるときはカバンに入れて持っていく、PCの場合などは手動で画面ロックをかける
・共用の無線LANを使わずテザリングの使用だけにする。
・共用の無線LANを使う場合にはWPA2などの暗号化されていることを確認してから使う
・共用のネットワークには繋がない
・紙の廃棄はシュレッダーを使う
・共有のプリンタは使わない
・ウイルス対策ソフトのインストールをしておく

根本の話から覆りますが、シェアードオフィスから自社だけが入れるオフィスに移転することもどこかで視野に入れておくと良いかとは思います。

Pマークを取得するにあたっての最低条件

また、合わせてPマークを取得するにあたっての最低条件もお伝えします。

・日本に活動拠点を持つ民間企業
海外だけの活動拠点の場合はダメです。

・従業員が2名以上であること
これは個人情報保護マネジメントシステムを構築するにあたって、ルールを作る側の個人情報保護管理者と、ルールをチェックする側の監査責任者が必要なので、どうしても最低2名必要なります。

他にも、簡単にして書いていくと、

役員が禁錮以上の刑執行を受けていたり、または暴力団の構成員じゃないこと、とか
インターネット異性紹介事業者は、決められた条件を一つ残らず満たしているか、とか
申請不可期間じゃないかなどがあります。

そして、その他欠格事項がないか、PMK510：プライバシーマーク制度における欠格事項及び判断基準を確認して欠格事項に該当しているかをチェックしておかないといけません。

ここまでが申請に値するかどうかの最低限の条件です。

最後に

いかがでしたか？

うちみたいなシェアードオフィスでも取得できるのかな？と思ったときは、下記よりお気軽にお問い合わせください。

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