個人情報保護方針はホームページに掲載が必須なのか？

プライバシーマーク取得にあたり、個人情報保護方針をホームページに掲載しないといけないのかという疑問についてお答えしていきます。

プライバシーマークを取得、運用する上で、事業者の代表者は個人情報保護方針（プライバシーポリシーとしている会社もある）を定め、実行し、維持しなければなりません。

多くの企業では、ホームページに掲載しておりますが、実際のところ掲載が義務であるかどうかなどを解説していきます。

個人情報保護方針はホームページに掲載が必要？

個人情報保護方針は必ずしも、ホームページに掲載する必要があるのでしょうか？

結論から申し上げると、答えはNOです。

プライバシーマークの規定では、以下の通りに定められています。

『事業者の代表者は，この方針を文書化し，（電子的方式，磁気的方式など人の知覚によっては認識できない方式で作られる記録を含む。以下，同じ。）従業者に周知させるとともに，一般の人が入手可能な措置を講じなければならない。』

簡単にまとめると、以下のことを要求しています。

1. 方針は紙媒体じゃなくてもいいから、文章にしておくこと。
2. 従業者にも周知しておくこと。
3. 一般の人でも簡単に見られるようにしておいておくこと。

特に、「⑶一般の人でも簡単に見られるようにしておくこと」というところが、

ホームページに掲載することで、すぐに満たすことができます。

よって、プライバシーマークの規定で求められることを満たすには、

ホームページに個人情報保護方針を掲載するのが一番効率が良いということになります。

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ホームページの無い会社はどうすれば良いのか？

ホームページに掲載することが義務ではないですが、

掲載することですぐに要求事項を満たせる、メリットがあることが分かりました。

ホームページの無い会社では、どうしたらよいのでしょうか？

ホームページの無い会社の場合は、

紙媒体にした「個人情報保護方針」を会社の受付などに掲示・用意して必要があれば、

配布できるようにしておけば問題はありません。

ただし、紙媒体での配布は手間がかかるところがありますので、

ホームページのある会社は、そちらに掲載するのが最も負担のない対応です。

まとめ

個人情報保護方針をホームページに掲載しないといけないのかという疑問については、

• ホームページへの掲載が義務ではない
• ホームページへの掲載が一番負担が少ないのでおすすめ
• ホームページの無い会社は紙媒体で掲載・用意して配布できるようにしておく

というように、対応する必要があります。

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