Pマーク取得に必要な作業は何がある？膨大な作業への解決案もご紹介！

「Pマークの作業って、いったい何をすればいいの？」
「書類が多そうで不安…」
「担当になったけど、何から始めたらいいかわからない」
この記事では、Pマーク取得や運用に必要な作業の流れと、それにかかる負担を軽くする方法について、やさしく解説します。
Pマークの作業は項目が多く、専門的な内容も含まれるため、全体をつかめていないとミスや混乱につながる可能性があります。
作業負担を減らす工夫を知っておくことで、制度を無理なく取得しやすくなるでしょう。
不安を感じている方も、この記事を通して、自社の実務に合った進め方を見つけられるはずです。

１．Pマーク（プライバシーマーク）とは？取得の流れは？

Pマークとは、個人情報を正しく取り扱っていることを表す認証制度です。

正式には「プライバシーマーク制度」と呼ばれ、「一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）」が運営しています。主に企業や団体が対象で、個人情報保護に力を入れていることを証明できます。

この制度は、消費者や取引先からの信頼を得るために大きな効果があります。たとえば、BtoBの商談や入札時に「Pマーク取得済み」が条件となることもあり、営業上の強みになることもあるでしょう。

また、取得までの流れは大きく分けて次のとおりです。

まず、社内で個人情報の取り扱いルールや体制を整えます。その上で、運用をはじめ、数か月分の記録をためます。その後、外部の審査機関に申請し、書類審査と現地審査を受け、問題がなければ認証され、Pマークが付与される仕組みです。

Pマークの取得方法について、より詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

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２．Pマークの取得前と取得後、具体的にどんな作業が必要？

Pマークの取得には、取得前と取得後に分けて整理できます。

これを知らずに進めてしまうと、「何をいつやればいいのか分からない」「審査に通らなかった」「取得後の管理が続かない」といったトラブルにつながるかもしれません。

取得前と取得後、それぞれの作業内容を順を追って解説していきます。

(1)新規取得時に必要な作業

Pマークの新規取得時に必要な作業は、以下のとおりです。

• 個人情報保護マネジメントシステム（PMS）の構築
• 必要な書類の作成
• 審査対応
• 従業員への周知徹底

順番に見ていきましょう。

1.個人情報保護マネジメントシステム（PMS）の構築

Pマークを新たに取得する際、最も重要な作業が「個人情報保護マネジメントシステム（PMS）」の構築です。これは、会社として個人情報を正しく守るためのルールや体制を整える仕組みをいいます。

具体的には、個人情報の取り扱い方針や管理方法を文書で定め、従業員が迷わず行動できるようにします。さらに、外部からのリスクを想定し、それにどう対応するかをあらかじめ決めておくことも必要です。また、誰が責任を持つのか、どの部署が何をするのかといった役割分担もはっきりとさせておきます。

このような仕組みをきちんと整えることで、誤って情報を流出させるリスクを減らせるでしょう。

2.必要な書類の作成

Pマークを新規で取得するには、数多くの書類を準備しなければなりません。いずれの書類も、企業が個人情報を適切に管理していることを証明するために欠かせないものです。

具体的には、以下のような書類が必要です。

【主な作成・提出書類】

• 個人情報保護方針（プライバシーポリシー）
• 安全管理措置に関する手順書
• 個人情報の利用目的や管理方法をまとめた規程類
• リスク評価表・リスク対応計画
• 教育実施記録（従業員向け研修の記録）
• 内部監査報告書
• 是正処置・改善記録
• 委託先との契約書および管理体制の確認記録
• 問い合わせ・苦情対応の記録

上記の書類は、見た目だけ整っていればよいというものではありません。

実際の業務内容に合ったものであること、そして現場で運用されていることが重要です。形式だけ真似しても、中身が伴っていなければ審査では通りません。

また、書類は第三者が見ても理解できるよう、分かりやすく整理されていることも大切です。書き方にばらつきがあると、誤解や不備につながる恐れがあるからです。

3.審査対応

Pマーク取得の最終段階として審査対応が必要です。

審査には「文書審査」と「実地審査」の二段階があります。

まずは、作成した各種書類が基準に沿っているかを文書で確認されます。その後、審査員が実際に会社を訪問し、社内の体制や日々の運用状況について確認します。社員へのヒアリングが行われることもあるため、担当者だけでなく全社的な理解が欠かせません。

繰り返しになりますが、重要なのは書類どおりに現場で実行されているかという点です。

マニュアルに書かれていても、実際に守られていなければ審査には通りません。また、不明点を質問された際にスムーズに説明できるよう、事前に練習や確認を行っておくことも大切です。

4.従業員への周知徹底

最後は、従業員への周知徹底です。どれだけ制度や仕組みを整えても、実際に働く人が内容を理解していなければ、意味がありません。

たとえば、個人情報を取り扱う際のルールや注意点、緊急時の対応方法などは、全員が共通認識を持っておく必要があります。

周知徹底を行うには、定期的な研修の実施やマニュアルの配布、日々の声かけなどが効果的です。また、新入社員の教育に取り入れることで、自然に浸透させることができます。

さらに、業務の中で不明点が出た場合にすぐ相談できる体制もポイントです。従業員が安心して行動できる環境をつくることで、情報漏えいなどのリスクを未然に防ぐことができるでしょう。

(2)取得後に必要な作業

Pマーク取得後にも作業は必要です。具体的な内容は以下のとおりです。

• 定期的な内部監査
• 記録の保存と管理
• 法改正への対応
• 関係者への周知徹底
• その他（苦情対応、是正措置の実施など）

ひとつずつ解説していきます。

1.定期的な内部監査

Pマークを取得したあとも、制度を継続的に維持するには定期的な内部監査が必要です。

たとえば、個人情報の取り扱いが規程どおり行われているか、必要な書類が正しく保存されているか、委託先の管理が適切かなどを点検します。

実際の業務と規程がずれていないかを確認することで、思わぬトラブルを防ぐことができるでしょう。

監査は年に1回以上行うことが求められており、チェック内容は記録として残しておく必要があります。

また、発見された不備については、改善の対応も行わなければなりません。第三者の視点を取り入れるため、監査担当者は業務から独立した専任者が行うのが理想的です。

2.記録の保存と管理

記録の保存と管理は、個人情報保護の運用状況を証明するための根拠となります。

また、将来的に更新審査や万が一のトラブルが発生したときに備えるために重要です。

具体的には、教育の実施記録、内部監査の報告書、苦情対応の記録、委託先の管理状況などが該当します。

保管期間の目安は2〜3年程度とされており、誤って削除・廃棄してしまわないよう注意が必要です。

3.法改正への対応

Pマークを取得したあとは、個人情報保護に関する法改正にきちんと対応していくことも必要です。

法律は社会の変化に合わせて都度、見直されるため、ルールをそのまま放置しておくと、知らないうちに違反してしまう恐れがあるからです。

たとえば、個人情報保護法では、過去にも「匿名加工情報」や「漏えい報告の義務化」などが追加されてきました。このような変更があった際には、自社のマニュアルや運用体制を見直し、必要に応じて従業員への再教育を行いましょう。

対応が遅れると、せっかく取得したPマークの信頼性が損なわれるだけでなく、取引先との信用問題にもつながるリスクもあります。法改正の内容を正しく理解し、速やかに社内ルールへ反映する姿勢が大切です。

4.関係者への周知徹底

社内だけでなく、外部の関係者にも制度やルールをきちんと伝えることが大切です。

自社の中でどれだけ取り組みを徹底していても、外部の協力会社や委託先が内容を理解していなければ、情報漏えいなどのリスクが残ってしまいます。

たとえば、業務を委託している会社に対しては、個人情報の取扱いルールや禁止事項を明確に伝え、必要に応じて契約書に盛り込むことも有効です。

社内の従業員とは異なり、外部の関係者は日々のやりとりが少ない場合も多いため、メールや文書だけでなく、説明会や定期的な打ち合わせの中で周知する機会を設けるとより効果的です。

5.その他（苦情対応、是正措置の実施など）

Pマークを取得後も、日々の運用の中ではさまざまな対応が求められます。

中でも重要なのが、個人情報に関する苦情への対応や、問題が起きた際の是正措置の実施です。

たとえば、顧客から「自分の情報がどう使われているのか教えてほしい」といった問い合わせがあった場合、速やかに対応することが求められます。

もし、情報の取り扱いに関するミスや不備が見つかった場合には、再発を防ぐための仕組みや手順を見直し、必要な修正を行いましょう。

３．Pマークの作業にどれくらいの時間がかかるの？

Pマークの取得にかかる時間も把握しておく必要があります。事前に把握しないと「思ったより時間がかかった」ということにもなりかねません。

ここでは、Pマークの取得前、取得後においてとくに時間のかかる作業について、ご紹介していきます。

(1)取得前の個人情報保護マネジメントシステム（PMS）の構築の場合

Pマークを取得する際に、最も時間と労力がかかるのが個人情報保護マネジメントシステムの構築です。

個人情報保護マネジメントシステムの構築は組織全体の体制見直しを伴うため、「1〜2か月」程度の期間を見込んでおくと安心です。

(2)取得後の定期的な内部監査の場合

監査では、書類の保管状況、業務フローの実態、委託先の管理状況などを点検します。

さらに、問題点が見つかった場合は改善策を講じ、その結果まで記録として残さなければなりません。業務の合間に監査を行うため、関係部門との日程調整や確認作業にも時間がかかります。

監査そのものは「2〜3週間」ほどで完了しますが、準備と報告、改善まで含めるとまとまった期間が必要です。

４．Pマークの作業が抱える課題

Pマークの作業における主な課題は、大きく分けて3つあります。

• 人手不足による作業負担や不十分な引継ぎ
• ミスや漏れによるリスク
• 法改正に追いつけない

これらの課題を知らずに運用を続けていると、作業が属人化したり、ミスや見落としが発生して、最悪の場合は認証の維持が難しくなることもあります。

それぞれについて見ていきましょう。

(1)人手不足による作業負担や不十分な引継ぎ

Pマークの運用において、多くの企業が直面する課題が、人手不足による作業負担の偏りと担当者交代時の引継ぎの不十分さです。

たとえば、少人数の企業ではPマーク対応を一人の担当者が兼務していることも珍しくありません。

そのため、書類の整備、監査の実施、従業員への教育など幅広い業務を限られた時間の中でこなす必要があります。

さらに、担当者が異動や退職をした際に、次の担当者への引継ぎが口頭のみで行われると、制度の内容が正しく理解されず、ルールが曖昧なまま運用されることもあるでしょう。

こうした状況が続くと、審査で指摘を受けるリスクが高まるだけでなく、実際の情報管理にも影響が及んでしまいます。

(2)ミスや漏れによるリスク

作業上の小さなミスや記録の漏れが、重大なリスクにつながる恐れがあります。

どれほどルールを整備していても、それが正しく実行されていなければ意味がありません。

このようなリスクが発生する理由として、業務の複雑さや属人的な対応が挙げられます。

たとえば、教育記録を保存し忘れていたり、監査での指摘内容を放置してしまった場合、更新審査で不備と判断されるだけでなく、情報漏えいなどの事故につながることもあります。

最悪の場合、Pマークの取り消しや社会的信用の失墜という深刻な影響を受けかねません。

(3)法改正に追いつけない

プライバシーマークを運用する上での大きな課題のひとつが、個人情報保護法などの法改正に対応しきれないことです。

なぜなら、法律が社会情勢や技術の変化に応じて頻繁に更新されているからです。

とくに近年は、デジタル化の進展にともない、個人情報の取り扱いルールも厳格になってきました。

社内に法務や情報管理の専門知識を持つ人がいない場合、改正内容の把握が難しく、対応が後回しになる傾向があります。

５．作業負担を軽減し、効率的な管理をする方法

実は、Pマークに関する作業負担を軽減し、効率的に管理するための方法も存在します。

今の運用を見直したい方や、少ない人数でも無理なく続けたいと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。

(1)コンサルタントに依頼

Pマークに関する作業負担を軽減するには、専門のコンサルタントに依頼する方法が非常に有効です。

とくに初めて取得する企業や人手が限られている組織にとっては、専門家の力を借りることで業務を大幅に効率化できます。

なぜなら、コンサルタントが制度や審査基準に精通しており、必要な書類作成や手順を的確に指導してくれるからです。

社内で試行錯誤するよりも時間や労力を大きく削減でき、担当者の負担を軽くすることにつながります。さらに、審査に通るためのポイントや運用上の注意点も具体的に教えてもらえるため、ミスや漏れの防止にもつながるでしょう。

このように、Pマークに関する知識や実務経験が不足している企業ほど、コンサルタントを活用することで、人員でも制度を正しく導入、運用できるようになります。

(2)管理ツールの活用

Pマークの作業を効率よく進めるには、専用の管理ツールを導入することが効果的です。

Pマーク運用には書類の整備、記録の管理、更新スケジュールの把握など、幅広い作業が継続的に発生します。これらを手作業で行うと、情報の抜けや重複が起きやすく、担当者の負担も大きくなるでしょう。

ただし、専用ツールを使えば、進捗管理や通知機能、記録の一元管理ができ、作業の抜けやモレを防ぐことができます。

たとえば、クラウド型のPマーク支援ツールでは、教育実施の記録や監査報告書の保存などの機能が備わっており、複数人での情報共有もしやすくなっています。これにより、属人化の防止にもつながります。

６．管理ツール「Pマークアシスト」が解決できること

Pマークに関する作業を効率化したいと感じているのであれば、クラウド型ISO管理ツール「Pマークアシスト」がおすすめです。ここからは、Pマークアシストの特徴をご紹介していきます。

(1)自動化できる作業

Pマークアシストを活用することで、記録作成や報告書の出力といった手間のかかる作業を自動化が可能です。

これまで手作業で行っていた入力や書式調整、文書の保管といった業務を、ツール上で効率よく完了できるため、担当者の負担を大きく軽減できます。

たとえば、教育記録、監査報告書、是正処置の対応記録などは、あらかじめ用意されたテンプレートに沿って入力するだけで、自動的にPDF形式の帳票が作成されます。

作成した記録はクラウド上に安全に保存され、必要なときにすぐ出力できるため、過去の記録を探す手間も省けるのです。

(2)万全のサポート

Pマークアシストは、単なる管理ツールではなく、法改正への対応や制度運用を支える万全のサポート体制が整っています。

自社だけでは対応が難しい場面でも、専門的な支援を受けながら、常に正しい運用を続けることができるはずです。

まず、法改正や審査基準の変更など、最新の情報が定期的に提供されるため、見落としによるルール違反のリスクを防げます。

さらに、書類作成や運用に役立つテンプレートが多数用意されており、ゼロから作る必要はありません。記入例や説明も分かりやすく、初めての担当者でもスムーズに作業を進めることができます。

加えて、実績豊富なコンサルタントによる個別サポートも利用可能です。進め方がわからないとき、審査直前で不安なときなども、具体的なアドバイスを受けながら確実に対応できます。

(3)関係者との情報共有

Pマークの運用を円滑に進めるためには、関係者間での情報共有や引継ぎがしやすい体制づくりが重要です。

Pマークアシストでは、クラウドを活用した仕組みにより、社内の情報を一元的に管理できるため、これらの課題が解決できるようになっています。

たとえば、教育記録や監査の進捗状況、各種書類の最新版などを、担当者だけでなく上司や他部署ともリアルタイムで共有可能です。

また、過去の対応履歴や修正内容も簡単に確認できるため、担当者が変わった場合でもスムーズに引継ぎが行えます。

Pマークアシストは情報が分散してしまう、引継ぎがうまくいかないといった運用上の悩みを解消し、安定した管理体制をサポートしてくれます。

7．まとめ

今回は、Pマーク取得の前後に必要となる主な作業内容と、作業負担を軽減するための具体的な対策についてご紹介しました。

取得時には、個人情報保護マネジメントシステム（PMS）の構築や多数の書類作成、審査対応などが求められ、取得後も内部監査や記録管理、法改正への対応など継続的な運用が必要になります。

これらの作業は手間がかかるうえにミスも起こりやすいため、近年ではPマーク運用に特化したクラウド型ツールの活用が注目されています。

なかでも「Pマークアシスト」は、記録作成の自動化や情報の一元管理ができるほか、テンプレート提供や法改正への対応支援など、充実したサポート体制が特徴です。

少人数の企業でも導入しやすく、担当者が変わってもスムーズに引継ぎができる環境が整います。

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