2020年9月7日
ISO9001には３年という有効期限があり、維持するためには維持審査と更新審査を受けなくてはなりません。 ISO9001認証取得から更新までの３年間の流れおよび有効期限が延長できるかについても解説していきます。
１．ISO9001の有効期限について
ISO9001は、一度取得したらその後何もしなくても認証登録が続くというわけではありません。
３年という有効期間があります。
例えば、ISO9001を取得できたのが2021年12月1日だとすると、３年後の2024年11月30日が有効期限になります。
なにもアクションしないで有効期限を迎えてしまうと、ISO認証は失効となってしまいます。
維持するためには維持審査と更新審査を受けて更新していかなければならないのです。
ISO取得～維持の流れは下記のようになります。（企業の状況によって多少異なります）
１年目：認証取得のための審査を受ける
２年目：維持審査を受ける
３年目：維持審査を受ける
４年目：有効期限を迎える前に更新審査を受けて更新する
５年目：維持審査を受ける
６年目：維持審査を受ける
７年目：有効期限を迎える前に更新審査を受けて更新する
■ 更新審査とは
３年分の運用状況を確認する審査。
「ISO登録を更新して問題ないか？」を確認することを目的とした審査。
維持審査よりも厳しい傾向にあります。
そして、維持審査と更新審査を受けるには審査費用を支払う必要があります。
つまり、ISOを維持しようとすると毎年コストがかかってきます。
こちらの記事でも維持審査・更新審査について解説しておりますので是非ご覧ください。
■ 維持審査とは
主に１年のISOの運用状況を確認する審査。定期審査やサーベイランス審査とも呼ばれます。
２．維持審査の流れ
ISOを維持する流れはお分かりいただけたでしょうか。
次は、維持審査についてです。
認証取得、または更新審査の1年後、第1回目の維持審査が行われます。 維持審査では、主に以下のような流れで、審査が実施されます。
① 内部監査・マネジメントレビュー 自社体制やマネジメントシステムの運用等について、懸念点や問題点を挙げていきます。
② 前回審査の不適合措置の確認 不適合とみなされた事柄に対しての対応方法を確認します
③ 苦情処理の確認 何件、どのようなクレームが来ているのか、その対応方法を確認します。
④ ISOの登録マーク、シンボルデータの確認 ISOから配布された登録マーク、シンボルデータ等を適切に使用しているか確認します。
１回目の維持審査のさらに１年後、２回目の維持審査が行われます。内容は１回目の維持審査と大きく変更はありません。
ISOの新規認証取得・運用について詳しく知りたい方はコチラ
３．更新審査の流れ
第2回維持審査の1年後、つまり認証取得から3年後に更新審査が行われます。
更新審査は、有効期限の2カ月前ほどに事前に協議して決められた日程にて開催され、1日かけて行われます。
更新審査に合格することによって、また次の3年間ISO9001認証を更新して保持することができます。
更新審査の内容は取得したISO9001認証の規格によって異なるため、どのような流れで行われるかは組織によって様々です。
以下に、更新審査の一例として流れをまとめました。 ①～⑦までの工程で更新審査は終了となり、審査員が判定委員会に登録更新推薦を行い、合格した場合は登録証の更新が行われます。
① オープニングミーティング
出席者の簡単な自己紹介を行います。 審査員の人から名刺を求められることもあるため、事前に用意しておいた方が無難です。
② トップインタビュー
3年間の運用状況について、代表者がインタビューを受けます。
具体的には、現在の売り上げ状況、ISO9001認証取得に関する取り組み後に起きた変化、ISO9001認証のプログラムを運用している業務などについて聞かれるケースがあります。
③ 管理責任者に対するヒアリング
審査員が作業手順書の改訂・更新、教育訓練の実施報告書、品質管理月報などの文書を確認し、気になる事案に関して、管理責任者に指摘します。
社内のISO事務局が同席することも可能です。
④ 現場視察
更新審査のために、審査員が実際に作業をしている作業員の姿を見ながら、グループを担当する事務局メンバーにいろいろと質問していきます。
3年目の更新審査においては、要求事項のすべての項目がチェックされます。
⑤ 部署ごとのヒアリング
更新のため、審査員が各部署内に入り、気になったことを作業員に直接ヒアリングします。
⑥ 更新審査の総括
更新審査に参加した人が集まり、審査員から簡単な講評が行われます。
不適合や観察事項を指摘された場合は、更新のために改善策を社内で検討していく必要があります。
⑦ クロージングミーティング
ISOの審査機関は問題の有無によらず、常に現状維持以上の改善を求めていきます。
そのため更新時に、次回どのようにすればさらに良いマネジメントシステムを運用できるか審査員からアドバイスを受け、一緒に次期の更新目標を策定していきます。
４．ISO9001の有効期限は延長できるの？
有効期限が延長された事例はあります。
2020年、新型コロナウイルスの影響により緊急事態宣言が発令され、審査が実施できないことから、更新審査を予定しておりました分について、最長６か月の有効期限の延長が認められたケースがありました。
ただ、上記のような事例は特例ですので、「審査の準備ができていないから延長してほしい」など、企業の事情による有効期限延長はないと思ってよいでしょう。
５．ISO9001を更新しないとどうなるの？
ではISO9001を更新審査を受けないとどうなるのかというと、認証の効力が切れ、失効となります。
ホームページや名刺、会社パンフレットに掲載している認証マークは削除しなくてはなりません。
仮に維持審査の場合であっても、審査を受けなかった場合は認証取り消しとなるケースが多いようです。
まとめ
ISO9001は、一度取得すれば何もしなくても認証登録が続くというわけではありません。 3年という有効期間があります。
何もアクションしないで有効期限を迎えてしまうと、ISO9001認証は失効となってしまいます。
維持するためには維持審査と更新審査を受けて更新していかなければならないのです。
せっかく取得したISO9001認証を維持するためにも、維持審査や更新審査のための準備をしっかりしておきましょう。 ISO9001・14001の無料相談受付中！ プロのコンサルタントがお悩みをお伺いします。お気軽にご相談ください。
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