【5分で解決！】プライバシーマークの取得・運用を成功させるアドバイスを紹介！

「プライバシーマークの担当になったけど、会社の規程づくりなどが複雑で、何から手をつければいいのかわからない」と、不安に感じる企業担当者様はいらっしゃいませんか？

実は、プライバシーマークを取得するための近道は、「完璧なルールを作らず、頑張りすぎない」ことにあります。

なぜなら、多くの企業が教科書通りのルールに縛られてしまい、自分の会社の実態に合わない運用をしてしまうことで、パンクしてしまうからです。

そうならないためにも、会社の現状に合わせた効率的な仕組みを整えることで、業務の負担を最小限に抑えつつ、プライバシーマークの認証を取得することができます。

ここでは、企業の担当者がプライバシーマークの認証の取得を挫折しないためのアドバイスを、プロのコンサルタントの視点からアドバイスさせていただきます。

この記事を読み終えることで、プライバシーマーク取得に向けた具体的な優先順位が明確になり、スムーズにプライバシーマークを取得・運用できるようになるはずです。

1.プライバシーマーク取得の目的とスケジュールの明確化

プライバシーマークの取得に向けて、まず、プライバシーマークを取得する目的と、プライバシーマークを取得するまでのスケジュールを明確にし、組織内で共有することから始めなければなりません。

そのために必要な、組織が守るべきルールや取得にむけての準備について、本章では解説していきます。

（1）プライバシーマークを取得する目的を決める

プライバシーマークを取得する目的が曖昧になってしまうと、実際にプライバシーマークを運用する際にどこまで厳しくするべきか、という判断基準が定まりづらくなります。

そこで、何のためにプライバシーマークを取得するのか、目的を定める必要があります。

①判断基準の統一

プライバシーマークを取得する目的が、何のためなのかを組織のトップと共有しましょう。

例えば、取引条件を満たすため社内の管理体制を強化する、などが挙げられます。

目的が取引条件であれば、最短での取得を目指すべきですし、体制の強化が目的であれば現場の不備を徹底的に洗い出す必要があります。

②活用方法の明確化

プライバシーマークを取得した後に、どのようにして外部にアピールしていくのかまで考えておきましょう。

ここでアピール方法を決めておくと、その後の実施事項が安定していきます。

（2）実現できる進行表の作成

プライバシーマークの審査は2年に1度と長期的に行われるため、スケジュールが明確化されていないと作業が先送りになり、申請の直前に慌ててしまうというリスクが高くなります。

直前に慌てないようにするための、アドバイスとして2つあります。

①タスクの書き出し

まずは、実施しなければならないことをすべて書き出し、実際に作業する日程を決めておきましょう。

事前に決めておくことで、実際に作業を行う際にスムーズに予定が進みます。

②2年間のサイクル管理

プライバシーマークの更新審査までの2年間を逆算し、教育は〇月、監査は〇月といったように決めておくことで、繁忙期を避けてスケジュール管理をすることができます。

プライバシーマークの取得や運営のために、本業をおろそかにしてしまえば本末転倒になってしまいます。

必ず、第一に本業、そして計画したタイミングでプライバシーマークの取得や運用を行うようにしましょう。

2.プライバシーマークを取得する際の担当者の心構え

「自分がプライバシーマークの取得に向けた主導権を握る」という主体性を持つ一方で、「社内からの評価は上がらなくて当たり前」という冷静な割り切りも必要になります。

（1）主体的な姿勢で周囲を巻き込む

例えば、個人情報管理台帳を新しく作成する場合、まずは自分で予測できる項目を入力しておきましょう。

その後に、自分では埋められない部分を、該当する部署や担当者に聞くとスムーズに進みます。

各部署や担当者の方には、プライバシーマーク取得後も協力していただく必要があります。

全てを丸投げにするのではなく、まずは自分が主体となって土台を作り、協力をお願いする姿勢でいることが、プライバシーマークの取得・運用をスムーズに進めるコツです。

（2）正当な評価への期待を捨てる

結論から申し上げますと、プライバシーマークを取得するために業務時間外に書類を作成したり、審査対応をしたりと、やるべきことは山積みですが、会社のトップは「プライバシーマークを取得できて当たり前」と考える人も多くいます。

プライバシーマークの取得・運用に対し、手当やインセンティブ、高い評価を受ける可能性が低いことを理解しておき、あらかじめ心づもりをしておくことで、余計なストレスを抱えずに済みます。

3.本業との兼務とルールを理解する

1章でも述べた通り、プライバシーマークの運用において、本業をおろそかにしないことを最優先にし、自社のルールを徹底的に工夫しましょう。

（1）本業優先を貫く

いざ、プライバシーマークを取得するための担当者になると、完璧を目指して張り切ってしまいますが、まずは自分に本業があることを忘れてはいけません。

会社の本分は、サービスを提供して利益をあげることです。

プライバシーマーク取得に向けた過程を厳しくしすぎて、本業に影響が出てしまっては本末転倒になってしまいます。

専任でない限りは、日常の仕事の中にいかに効率よくプライバシーマークの要求事項を組み込むかが重要になってきます。

「プライバシーマーク取得のために行っている作業」を増やさない工夫を考えましょう。

（2）自社のルールを理解し工夫する

自社のルールを深く理解し、常に最新の情報を収集することで、無駄な考えや行動を無くすことができます。

有名な例が「パスワードの定期変更」です。

以前は推奨されていましたが、現在は「流出の恐れがない限り変更不要」というルールが主流です。

こうした最新の知見に基づき、古い社内ルールを廃止することで、社員のストレスは軽減し、生産性は向上します。

「この書類、本当にハンコが必要ですか？」「デジタル化できませんか？」と、現場がやりやすい方法へ変えていく工夫をしましょう。

4.教育・監査・審査への考え方を改める

形式にはとらわれず、不適合に対して改善するための機会である、という前向きな考えを追求することがプライバシーマークを早期取得するための近道になります。

（1）監査での課題抽出

プライバシーマークの運用において、不適合が出ることを恐れる必要はありません。

むしろ、監査で何も問題が見つからない方が不自然であり、改善する機会を逃しているともいえるのです。

内部監査は粗探しではなく「今のルールに無理がないか」を現場から吸い上げるヒント探しの場です。

現場の声をもとに規程を見直すことで、実用性の高い仕組みへと進化させることができます。

（2）審査員をアドバイザーにする

現地審査では、ありのままの運用を説明しましょう。

審査員は企業を落とすために来ているのではなく、より良い運用への気づきを与えるために来ます。

審査の際、もし不備が見つかったとしても、その場を取り繕うのではなく「管理が漏れていました。今後は確認フローを見直します」と非を認めて改善策を提示しましょう。

誠実にコミュニケーションをとることで、結果として最もスムーズな合格と、自社に役立つアドバイスを引き出すことに繋がります。

5.外部コンサルティングに依頼する

プライバシーマークを取得・運用することに対して、すべてを一人で抱え込まず、「社外の専門家を頼る」という選択肢を常に持っておくことが重要です。

（1）自分でやらないという判断をする

プライバシーマークの取得や運営は会社の体制強化に役立ちますが、単純な作業や最新の情報収集を継続していくのは相当な労力が必要になります。

「とても気持ちが続かない！」と感じたときは、頼れる部下や同僚へ仕事を割り振るのも良いですし、社外のコンサルタントにお願いすることも有効な手の一つです。

（2）外部活用のメリット

余計な事務作業や、業務時間外のチェック作業をプロに任せることで、担当者は本来の業務に集中できます。

専門家を活用すれば、法改正への対応や審査傾向の把握も確実に行えるため、トータルでの安心感と効率が向上します。

個人情報を守る体制を作るために「他人に頼る」のは、悪い判断ではないのです。

6.まとめ

プライバシーマークの取得や運用を成功するための秘訣は、「自社の身の丈に合ったシンプルな運用ルールを作ること」であるといえます。

複雑すぎて現場に嫌われるルールは、いずれ必ず機能低下し、重大なリスクを引き起こす原因になります。

プライバシーマークは、企業の信頼を証明するための手段であり、目的ではありません。

今回お伝えしたアドバイスを意識し、本業を軸とした「無理のない、持続可能な運用」を目指してください。