１．なぜISO9001審査前に準備が必要なのか？

なぜISO9001審査前に準備が必要なのでしょうか。
ISO9001は、マネジメントシステム・PDCAサイクルがきちんと回って運用されていることを確認した上で認証されますので、審査を通過するための作業が必要となってきます。
また、審査準備はいつからすればいいのかについては、審査後すぐから次の審査の準備をするのが望ましいと言えます。
言い方を変えると、準備をせずとも審査が受けられる状態つくっておくことが良いと思います。
実務とISOが限りなく近い状態にするのが理想と言えます。

２．ISO9001審査前準備のポイント７つ

いつでも審査を受けられる状態が理想ですが、実際にはそうもいきません。
最低限の準備は必要になるため、ISO9001の審査前の準備についてのポイントを7つお伝えします。

1)審査後すぐから準備する

審査後すぐから、次の審査に向けて、いつ何をするのかを計画を立てて進めましょう。
審査では、PDCAサイクルが回っていることを確認されます。
内部監査やマネジメントレビューを漏れなく実施するためにも、スタートのときに計画を立てて実施できるようにしましょう。
ついつい後回しにしてしまうと、審査前になって「何もやってない、今から急いでやらなければ…！」とバタバタして準備の質が落ちてしまいます。
結果として不適合の数が増えてしまうかもしれません。

2)目標とその計画の進捗が追えている

審査では、PDCAサイクルを見る一貫として、
「目標が立てられているか？」
「達成のための計画はあるか？」
「またその計画の進捗を追えているのか」
を確認されます。
「ISOのためだけの目標」といった目標の立て方をしている場合、本業とISOが離れてしまいがちです。ISOの目標を放置しないように気を付けてください。
コツは、ISOのためだけの目標を立てないことです。
ISOのためだけの目標にしてしまうと、審査員に「売上や利益を追いかけてない会社」といったような見られ方してしまうかもしれません。

3)内部監査が終わっている

ISO取得している企業では、内部監査の実施は必須事項です。
内部監査は、PDCAサイクルの一貫として、C（Check）の機能にあたります。
内部監査の実施とその記録作成を漏れなく実施しましょう。
ただし、ISOの場合は、3年スパンでの更新となるため、1年で全拠点を実施する必要はありません。
3年で全拠点が回れるような計画と実施ができていれば大丈夫です。
（そうは言いながらも本社やメイン業務になる部分は、毎回見ていて良いと思います。）

4)マネジメントレビューが終わっている

マネジメントレビューもPDCAサイクルの一貫として実施が必須です。
必ず実施して記録作成をしておきましょう。
「トップ（代表取締役など）が忙しくてなかなか時間が取れない」というような話もありますが、対面で実施するという決まりはありません。
メールのやりとりや電話、もしくはビデオ通話などで実施しておきましょう。
大事なことは、トップにインプットをしてアウトプットをもらうことです。
トップが参加している打合せが社内である場合にはそのタイミングをうまく使って議事録を残せば、マネジメントレビューになります。

5)前回審査の指摘事項、観察事項などの対応が終わっている

前回の審査で審査員より伝えられた指摘事項や観察事項の進捗は、必ず聞かれます。
放っておくと改善する気がないとみられてしまいます。
指摘や観察事項の内容にはよりますが、
同じことが発生していることが悪いとみられるわけではなく、
「対策も打たずに放っておいている」
「対策をしたけどその後を追いかけていない」
といったところを確認されます。

6)トップマネジメントや各部署の日時を早めから確認・おさえておく

審査は、審査員に見られる時間がかかるので、必ず関係者の時間が使われます。
そのため責任者は関係者の日程調整にバタバタすることが多いです。
特に、忙しいトップの日時がなかなか抑えられないという話を聞きます。
かなり前から段取りしておけば時間をおさえることはできるはずです。

7)準備しすぎない

準備のポイントなのに準備をしすぎないというのも矛盾に見えるかもしれませんが、
完璧に準備をしようとすると、いつもの自分たちと違うものを見せることになり、つじつまが合わなくなったり、次回以降の審査のハードルが高くなってしまったりするケースがあります。
そのため、審査には最低限落ちない準備はいるかと思いますが、それ以上のことに関しては準備を進めすぎないほうが良いです。

３．準備は紙でしなければいけないのか？

審査に必要なものを紙にする必要はありません。データで管理されている場合は、データで資料をお見せ頂くことも可能です。
モニターやスクリーンを準備し、表示画面の拡張を行う方法や、そのまま審査員にパソコン画面を見てもらうという方法もあります。
特に2020年以降、新型コロナウイルスの影響で審査方法としてオンライン審査も増加しております。
これまでは、審査自体が対面式のため、紙での準備が必要と思われる方も多かったとおもいます。
最近では、データ共有や画面の表示共有といった方法の審査も可能になっています。

４．審査でどんなことを聞かれるの？

品質マニュアルに書かれている運用ルールが守られているか、実施されているかを聞かれます。
例えば、品質マニュアルの中に各社員の力量を「資格者一覧表」で管理している場合、
「一番最近更新した資格者一覧を見せてください」などと聞かれます。
また、決めたルールに基づいて工場内や建築現場の仕事が進行しているかも聞かれます。

５．準備が出来ていないとどうなるの？

準備ができていないまま審査を受けた場合、下記のどちらかになります。

（１）次年度審査までに修正が必要な推奨事項、観察事項、もしくはISO9001の規格要求事項を守れていないという不適合事項となり、改善を求められる
（２）運用できているという活動が確認できないため審査が進められず、後日改めて審査することになる（＝再審査）
再審査になってしまった場合は再度審査費用がかかってしまいますので避けたいところです。

まとめ

準備のポイント７つ、お分かりいただけましたか？
1)審査後すぐから次の審査に向けた準備をする
2)目標とその計画の進捗が追えている
3)内部監査が終わっている
4)マネジメントレビューが終わっている
5)前回審査の指摘事項、観察事項などの対応が終わっている
6)トップマネジメントや各部署の日時を早めから確認・おさえておく
7)準備しすぎない

審査の際には、品質マニュアルに記載された運用ルールの通りに仕事が進められているか確認されます。 確認ができない場合は再審査や不適合、推奨事項と判断されてしまい、対応する時間や再度の審査費用の発生が予想されます。
ISOのために作成している書類はもちろん、普段の仕事の中で使用している書類、データ、資料も審査の対象となるので事前にしっかり準備を行いましょう。

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