文書化した情報とは

マニュアルなどの手順書や帳票、記録などのことを総称して「文書化した情報」と表現されています。

プライバシーマークと文書化した情報

プライバシーマークで求められている文書化は個人情報保護方針・内部規定とその様式・計画書及び報告書等と求められています。
その残し方は、紙媒体でもデータ媒体でも構いません。

ISOと文書化した情報

ISO9001やISO14001やISMSでは、事業者にとって文書化が必要だとされたものに関して作成し管理するよう求められています。
言い換えれば、それぞれのマネジメントシステムを軸に会社ごとに規定を作成していいということですが、その中でもマネジメントシステム方針や目標管理、その他にも文書化を要求している項目もマネジメントシステムごとに出てきます。

文書化した情報の作成と管理

文書は、作成時にも変更時にもタイトル・日付・作成者・版番号などによる最新版管理と、レビューや承認があって有効とされています。
発行されたものは必要に応じてすぐ利用できるようにしておきましょう。
記録についても客観的証拠となるようにいつ・誰が・何を・どうしたなどの情報がわかるように作成し、廃棄まで管理するようにしましょう

まとめ

マネジメントシステムを構築する際、担当者が最初にやることは規定を作成することです。規格が「文書化」を求めている項目に注意して発行し、記録も含めて文書化した情報の管理を適切に行ってください。