情シスの人手不足はなぜ起きる？原因と4つの解決策を解説

情報システム部門の人員を補充しようと求人を出したものの、なかなか応募が集まらない。採用できても、戦力になるまでに時間がかかる。経営層からは「どうするのか」と説明を求められ、採用以外の手段も含めて判断材料を集めている。そんな責任者の方も多いのではないでしょうか。本記事では、情シスの人手不足が起きる構造的な要因、採用だけでは解決しにくい理由、業務整理・採用・派遣・外部委託という4つの選択肢の比較、自社に合う選択肢の見極め方、経営層への伝え方を順に解説します。読み終えるころには、経営層に説明できる判断材料がそろうはずです。

1. 情シスの人手不足はなぜ起きている？3つの構造的な要因

情シスの人手不足は、個々の会社の採用努力だけでは解決しにくい構造的な要因によって起きています。主な要因は、IT業務の範囲の拡大、IT人材の採用競争、情シスの貢献が評価されにくい構造の3つです。

(1)IT業務の範囲が広がり続けている

かつての情シスの業務は、PCやネットワーク、社内サーバーの管理が中心でした。しかし現在は、クラウドサービスの導入・管理、テレワーク環境の整備、セキュリティ対策の強化、取引先からのセキュリティチェックへの対応、DX（デジタル技術を使った業務やビジネスの変革）の推進など、担当する領域が大きく広がっています。

一方で、こうした業務が増えるたびに人員が増えるとは限りません。新しいツールを導入すれば管理する対象が増えますが、既存の業務がなくなるわけではないため、業務は積み上がる一方になります。業務量の増え方に人員の増え方が追いつかないことが、人手不足の根本にあります。

(2)IT人材の採用競争

IT人材は、情シスだけでなく、IT企業やシステム開発会社、事業会社のデジタル部門など、さまざまな企業で求められています。特に、クラウドやセキュリティなどの専門性を持つ人材は多くの企業が求めているため、採用の競争が激しくなりやすい傾向があります。

給与水準や働き方の柔軟性、キャリアの見通しなどの条件で、IT企業や大企業と比べて不利になる場合、中堅・中小企業の情シスは採用で苦戦しがちです。求人を出しても応募が集まらない、条件が合わずに辞退される、といった状況は、自社だけの問題ではなく、市場全体の構造から生まれている面があります。

(3)情シスの貢献が評価されにくい構造

情シスの業務は、「システムが止まらない」「セキュリティ事故が起きない」といった、問題が起きていない状態が成果になる仕事です。そのため、どれだけ貢献しているのかが周囲から見えにくくなります。

営業部門のように売上の数字で成果を示しにくいため、増員や待遇改善を求めるときの根拠を示しにくいのです。その結果、人員の補充が後回しになったり、評価や待遇が上がりにくく人材が定着しにくくなったりします。業務の重要性と評価のされ方にずれがあることも、人手不足を長引かせる要因の一つです。

2. 採用だけでは解決しにくい理由

人手不足と聞くと、まず採用を考えるのが自然です。ただし、採用には時間・コスト・育成の負担が伴い、それだけで問題が解決するとは限りません。

(1)採用までにかかる期間とコスト

採用活動は、求人の作成、募集、書類選考、面接、内定、入社と、いくつもの段階を経て進みます。前述のとおりIT人材は採用の競争が激しいため、募集を始めてから入社までに時間がかかることも少なくありません。条件に合う人材が見つからず、募集が長引くケースもあります。

その間にも、現場の人手不足は続きます。さらに、求人広告の費用や人材紹介会社への手数料、面接にかかる社内の工数（作業にかかる時間や手間）など、採用にはさまざまなコストがかかります。採用が決まらなければ、こうしたコストをかけても状況は変わりません。

(2)採用後の育成と引き継ぎの負担

採用できたとしても、すぐに戦力になるとは限りません。社内のシステム構成、ネットワーク、利用しているクラウドサービス、ベンダーとの契約、社内ルールなど、その会社ならではの情報を覚えるには一定の期間が必要です。

育成や引き継ぎを担うのは、多くの場合、すでに手一杯の既存の担当者です。日々の業務に加えて教える時間を確保しなければならないため、一時的には既存の担当者の負担がかえって増えることもあります。採用した人がすぐに退職してしまえば、その負担は振り出しに戻ります。

(3)1人採用しても属人化は解消しない

業務の手順や設定内容が文書化されておらず、担当者の頭の中にしかない状態を属人化と呼びます。属人化した状態のまま人を1人増やしても、問題が解消されるとは限りません。

業務の標準化（誰が担当しても同じ品質でできるよう、手順やルールを統一すること）や記録がなければ、担当者が1人から2人になるだけで、それぞれが別々の業務を抱え込む状態が続きます。どちらかが不在になれば、その人の業務は止まってしまいます。人を増やすことと、業務を引き継げる状態にすることは、別々に取り組む必要があるのです。

1人体制に特有の問題については、ひとり情シスとは？抱える業務と起きやすい問題をわかりやすく解説で詳しく解説しています。

3. 人手不足を解消する4つの選択肢

人手不足への対応には、大きく分けて4つの選択肢があります。外部サービスやツール、人材活用などをより広く比較したい場合は、情シスを支援する5つの方法｜外部サービス・ツール・人材活用を比較もあわせてご覧ください。

(1)業務を減らす（整理・ツール導入）

概要

今ある業務を見直し、不要な業務をやめたり、ツールで自動化したりして、業務量そのものを減らす方法です。使われていないシステムの廃止、問い合わせ窓口の一本化とFAQの整備、アカウント管理の自動化、クラウドサービスへの移行による保守作業の削減などが挙げられます。

注意点・限界

業務量が大きく不足している場合は、減らすだけでは足りないことがあります。ツールの導入や移行の作業そのものにも工数がかかります。なお、業務を減らす施策は、採用・派遣・外部委託のいずれとも併用できます。ほかの選択肢を選ぶ場合でも、あわせて取り組むと効果が高まります。

(2)正社員を採用する

概要

情シスの担当者を正社員として新たに採用する方法です。

向いているケース

IT業務が恒常的に不足しており、社内に知識や経験を蓄積したい場合に向いています。社内の事情を踏まえた判断や、経営層・各部署との調整を担う人材を確保したい場合にも適しています。

注意点・限界

2章で説明したとおり、採用までに時間がかかり、育成の負担もあります。採用できた人材が退職すれば、再び同じ状況に戻るリスクもあります。人件費は固定費となり、業務量が減っても調整しにくい点にも注意が必要です。

(3)派遣・常駐を活用する

概要

派遣会社から人材を受け入れたり、外部の事業者の担当者に社内へ常駐（社内に席を置いて継続的に業務を行う形態）してもらったりする方法です。

向いているケース

一定期間、社内に人手が必要な場合や、PCの設定やヘルプデスクなど、現地での対応が多い業務を任せたい場合に向いています。採用より早く人手を確保しやすい点も特徴です。

注意点・限界

派遣には受け入れ期間の制限など、法律上のルールがあります。また、業務委託として常駐してもらう場合は、委託先の担当者に自社から直接指示を出すことはできず、指示は委託先を通じて行う必要があります。契約形態によって指示の出し方や責任の範囲が異なるため、事前に確認しておきましょう。担当者が交代すると、知識が引き継がれにくい点にも注意が必要です。

(4)外部に委託する

概要

情シス業務の一部または全部を、外部の専門事業者に委託する方法です。ヘルプデスク、PC・アカウント管理、ネットワークの運用保守、セキュリティ対策の支援など、委託できる業務の範囲は幅広くあります。

向いているケース

特定の専門知識が社内に不足している場合や、定型業務を外に出して社内の担当者を企画や判断を伴う業務に集中させたい場合に向いています。採用より立ち上がりが早い傾向があり、業務量に応じて委託の範囲を調整しやすい点も特徴です。

注意点・限界

委託する範囲を明確にしておかないと、「対応してもらえると思っていた業務が範囲外だった」といった行き違いが起きます。社内に判断を担う窓口役は残す必要があり、すべてを任せきりにはできません。

外部委託の種類や料金、選び方の詳細は、情シス代行完全ガイド｜依頼できる業務・料金相場・おすすめの選び方と情シスアウトソーシング比較｜サービスの種類・費用相場・選定基準を解説をご覧ください。

4つの選択肢の比較表

※立ち上がりの早さやコストは一般的な傾向であり、目安です。実際の期間や費用は、業務の範囲や契約条件によって異なります。

4. 自社に合う選択肢の見極め方

4つの選択肢のうち、どれが自社に合うかは状況によって異なります。ここでは、3つの問いを使って見極める方法を紹介します。

(1)足りないのは工数か専門性か

最初に確認したいのは、不足しているのが「作業する時間（工数）」なのか、「知識や技術（専門性）」なのかという点です。

工数が足りない場合

手順が決まっている定型業務が多く、こなしきれていない状態です。業務を減らす施策に加え、派遣・常駐の活用や、定型業務の外部委託が候補になります。

専門性が足りない場合

専門性が足りない場合：セキュリティ対策の設計やクラウドの設定など、社内に知見がない業務を抱えている状態です。専門知識を持つ外部事業者への委託や、専門人材の採用が候補になります。

両方が不足している場合は、定型業務を外に出して工数を確保しつつ、専門性が必要な領域に外部の支援を受ける、といった組み合わせも考えられます。

(2)一時的な不足か恒常的な不足か

次に、人手不足が一時的なものなのか、今後も続くものなのかを確認します。

一時的な不足の場合

システムの入れ替え、オフィスの移転、大量の入社対応など、期間が限られた業務で人手が足りない状態です。派遣・常駐やスポットでの外部委託が向いています。

恒常的な不足の場合

日々の業務量そのものが人員を上回っている状態です。業務を減らす施策を前提に、正社員の採用や継続的な外部委託を検討します。

一時的な不足に正社員の採用で対応すると、業務が落ち着いた後に人員が余る可能性があります。反対に、恒常的な不足を一時的な手段で補い続けると、毎回立ち上げの負担がかかります。

(3)社内にノウハウを残したいか

最後に、業務の知識や経験（ノウハウ）を社内にどの程度残したいかを考えます。

社内に残したい場合

社内の事情を踏まえた判断や、IT戦略の立案など、会社の中核に関わる業務は、社内に知識を蓄積することが重要です。正社員の採用が向いています。外部に委託する場合も、手順書の納品や定例報告を契約で取り決めておくと、ノウハウを社内に残しやすくなります。

こだわらない場合

定型的な運用業務など、手順が決まっていて会社ごとの違いが少ない業務は、外部に任せても影響が小さい傾向があります。外部委託や派遣・常駐が候補になります。

見極めの簡易マトリクス

※どの場合も、「業務を減らす」施策はあわせて取り組むことができます。

5. 経営層に人手不足を伝えて予算を確保するには

選択肢の方向性が見えてきたら、経営層に説明し、予算を確保する必要があります。ここでは、責任者として判断材料をそろえるポイントを紹介します。担当者の立場から上司に状況を伝える方法は、一人情シスが限界を迎える5つのサイン｜放置するリスクと対処法で解説しています。

(1)現状の工数を可視化する

まずは、情シスの業務にどれだけの時間がかかっているかを数字で示します。

• 業務ごとの月間の作業時間（問い合わせ対応、PC・アカウント管理、ネットワーク運用、セキュリティ対応、企画業務など）
• 担当者ごとの残業時間の推移
• 問い合わせの件数や、対応にかかった時間の推移

担当者に1〜2週間ほど業務を記録してもらい、月あたりに換算するだけでも、おおよその全体像が見えてきます。「どの業務に、どれだけの時間が使われているか」が分かれば、どこを減らし、どこを外に出すべきかの議論もしやすくなります。

(2)対応できていない業務とリスクを示す

工数とあわせて、「人手が足りないために対応できていない業務」を洗い出します。そして、それが会社にどのような影響を与えうるかを、経営の言葉に置き換えて伝えます。

(3)選択肢ごとのコストを並べて判断材料にする

最後に、検討している選択肢のコストと効果を同じ前提で並べ、経営層が比較・判断できる資料にまとめます。比べるときは、次の前提条件をそろえることが大切です。

対象とする業務の範囲

どの業務を対象にするかを、すべての選択肢で同じにする

比較する期間

たとえば1年間、3年間など、同じ期間で比べる

含めるコスト

採用であれば採用費・育成にかかる工数・人件費、外部委託であれば初期費用・月額費用・範囲外の追加費用など、見落としがないようにする

稟議や説明資料では、次のような項目で整理すると判断しやすくなります。

※各欄には、見積もりや社内の試算をもとに具体的な金額や期間を記入してください。

「何もしなかった場合のリスク」を最後に添えると、どの選択肢にも費用がかかる中で、対策を取ることの必要性が伝わりやすくなります。

6. よくある質問（FAQ）

(1)情シスは何人体制が適正か

適正な人数は、企業規模、拠点数、ITへの依存度、情シスが担う業務の範囲によって異なるため、一律の基準はありません。人数を決める前に、5-1の方法で業務と工数を可視化し、必要な工数と現在の人員の差を把握することから始めるのが現実的です。

(2)採用と外部委託はどちらが安いか

どちらが安いかは、対象とする業務の範囲、比較する期間、採用費や育成コストを含めるかどうかといった前提条件によって結論が変わります。一律にどちらが安いとはいえないため、5-3のように前提条件をそろえて比較することをおすすめします。

(3)外部に任せると社内にノウハウが残らないのではないか

外部に任せても、定例報告、手順書の納品、ドキュメントを共有する仕組みなどを契約で取り決めておけば、ノウハウを社内に残すことができます。あわせて、外部事業者とのやり取りや判断を担う窓口役を社内に置いておくと、業務の内容を把握し続けられます。

7. まとめ

• 情シスの人手不足は、IT業務の範囲の拡大、IT人材の採用競争、貢献が評価されにくい構造という3つの要因から起きており、採用だけでは解決しにくい問題です。
• 対応の選択肢には、業務を減らす、正社員を採用する、派遣・常駐を活用する、外部に委託するの4つがあり、「工数か専門性か」「一時的か恒常的か」「ノウハウを残したいか」の3つの問いで見極められます。
• 次の一歩として、まずは情シス業務の工数を可視化するところから始めてみてください。

人手不足の整理からご相談ください

スリーエーコンサルティングの「情シスtrust」では、社内のIT・PC・ネットワークに関するご相談を承っています。「どの業務を外に出すべきか整理したい」という段階からでもお気軽にご相談ください。