プライバシーマーク(Pマーク)の取得企業数が増えている中、私共から審査の立ち会いについてお伝えしたいことがあります。

プライバシーマークの審査に
コンサルタントなどの外部の人材が立ち会い（同席）することは違反に当たります。

本記事ではプライバシーマーク（Pマーク）の審査立ち会いについてご説明いたします。

１．本件を認証パートナーがコメントさせていただく理由

私たちは業界のトップシェア企業として、お客様のプライバシーマーク(Pマーク)運用をサポートし、お客様企業に合った運用をご提案することでプライバシーマーク(Pマーク)の業界発展に努めてまいりました。

しかし、近年、外部の人材の審査立ち会いという違反行為を勧めるコンサル会社の情報が入っています。

２．プライバシーマーク(Pマーク)の取得を検討されている方へ

取得を検討している方は、どこかで、
「プライバシーマーク(Pマーク)の審査に外部のコンサルタントが立ち会うことは違反にあたる」
ということを耳にしたことがあるかもしれません。

これは「プライバシーマーク付与適格性審査に関する標準約款」に、
下記のような記載があるためです。

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第8条4項
甲(審査員・審査機関)は次のいずれかに該当する場合は、審査を打切ることができる。
二　乙(Pマーク申請事業者)以外の者が審査に立ち会った場合
※プライバシーマーク付与適格性審査の実施基準付属書
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プライバシーマーク(Pマーク)取得のプロジェクトを任されたご担当者様は、
「会社のために早く取得したい」
「現地審査の指摘に対しての理解を深めたい」
などと会社のためを思う一心で、コンサルタントなどの外部の人材の審査立ち会いを承諾してしまうことがありますが、実はこのことが、業界全体のプライバシーマークの信頼を低下させていることはご存じでしょうか？

３．プライバシーマークの審査立会は違反

プライバシーマーク(Pマーク)の審査に自社の従業員以外が立ち会うことは違反に当たります。

中には、コンサルタントなどの外部の人材の審査立会を勧めるようなコンサルや代行会社もあるかと思います。

「見つからなければ良い」
ではなく、コンサルタントなどの外部の人材が審査に立ち会うというのはどういうことか
しっかり理解を深めていただきたいのです。

４．コンサルタントなどの外部の人材が審査に立ち会った場合の罰則

外部コンサルタントなど自社以外の人材が審査に立ち会った場合、
「審査停止」や「１年間は再度の申請が不可能になる」
可能性があることを知っておいてください。

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3.2.2申請の日前1年以内に、次のいずれかに該当する事業者付与適格性審査の申請をすることが出来ない。
a)審査機関が審査の過程において次のいずれかに該当する事項を発見したため、審査を打切った事業者
②申請者の従業者以外の者が審査に立ち会ったとき

※プライバシーマーク制度における欠格事項及び判断基準より一部抜粋
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５．もし、外部の人材の審査立会を勧められたらどうしたらいいの？

やることは一つだけです。
「あなたが外部の者の審査同席を認めない」ことです。

1)外部人材が審査に立ち会うこと
2)外部の人材が自社の従業員の名前を借りて審査に立ち会うこと
は絶対に行わないでください。

「取引先のため」、「会社のみんなの利益のため」など
どんな理由があっても外部の人材の審査立会は違反です。

６．最後に

どうしても外部の人間に審査立会をしてもらいたい場合、まずは、
「審査停止」や「１年間は再度の申請が不可能になる」場合の
会社としてのリスク、メンバーへの影響を話し合ってください。

よくわからなければご自身だけで判断するのではなく、気軽に審査機関に問い合わせてください。

認証パートナーは、審査の立ち合いをしておりません。
お客様に寄り添うサービスの提供を心掛けており、嬉しいお声も頂戴しております。

プライバシーマークを取得している全ての企業が、胸を張ってプライバシーマークを取得していることを掲げられるようプライバシーマークの審査立会についての理解を深めていただけますと幸いです。

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