申請とは

マネジメントシステムを認証するにあたって、審査機関に取得・更新したい旨を申し出ることを意味します。

プライバシーマークと申請

プライバシーマークの付与をしてほしい事業者はまず、プライバシーマーク審査機関へ申請書類を提出し、申請を行います。
「申請書」のフォーマットは、各審査機関によって異なり、内容も少し変わります。審査機関のHPから簡単にダウンロードできますので確認してから申請しましょう。

申請～現地審査までの流れ

審査機関へ申請したら、まず「形式審査」があります。プライバシーマークを取得できる事業者なのかどうか？の審査をした後、次に文書の審査が行われ、現地審査という流れになります。

申請の注意点

新規でPマークを取得するには、申請書、就業規則、登記事項証明書または履歴事項全部証明書、定款、会社パンフレット、出向契約書をプライバシーマーク審査機関に提出する必要があります。

更新の場合は、申請書、就業規則、会社パンフレット、出向契約書を提出します。審査機関によっては、必要な書類が一部異なる場合もありますので、該当の審査機関に確認してください。

また、登記簿謄本は取得から3か月以内のものが必要となりますので、役所から取得する必要があります。
さらに、更新の場合には有効期限の4ヵ月前に申請書類を提出する必要があります。

まとめ

プライバシーマークを取得または更新する場合、審査機関の規定に則って申請書類を提出しましょう。
更新の場合には有効期限に4ヵ月前提出となっており、申請書は各審査機関によって異なるためホームページなどから確認しましょう。