記録とは

活動結果を記したものであり、事業ではもちろんプライバシーマークやISOなど、マネジメントシステムを運用する上でも必要不可欠のものです。

文書と記録

マネジメントシステムを構築する際に、文書とはルールであり、いつ・誰が・何を・どうするのかを規定し、その結果として記すものが記録です。
記録は仕事をする上でも重要な証拠にもなりますので、文書に規定されていることの記録はもちろん、例えば電話を受けたメモ書きでも記録となります。
メモ書きも全て保管という義務はありませんが、最低限は文書に規定されていることの記録を保管しておく必要はあります。
文書は修正することはできず、ルール自体の改定が必要となります。記録は活動の結果のため、1度作成した記録に上書きで修正すると改ざんになります。

監査と記録

監査は内部監査と外部監査のどちらにしても管理された記録が重要な「客観的証拠」となります。
いくら規定通りにやったと口で言っても記録が残ってなければ確認がとれません。
そのため、記録はのちのち見返すことができるように管理しておくことが必要です。

まとめ

記録は活動結果が記された重要な「客観的証拠」の1つです。できるだけ誰が見ても分かるように、「いつ・誰が・何を・どうしたのか」を記録するようにし、必要なときに見返すことができるように保管・管理しておきましょう。