Pマークの取得とコールセンター事業の関連性について徹底解説！

「Pマークの取得とコールセンター事業ってどういう関連性があるの？」

「コールセンター事業主がPマークを取得することでどのようなメリットがあるの？」

このような疑問をお持ちの企業担当者様はいらっしゃいませんか？

実は、Pマークを取得しているコールセンター事業主と、取得していないコールセンターの事業主では大きな差が生まれてしまいます。

コールセンター事業では、大量の顧客情報の管理・運用をする必要があり、Pマークの取得はコールセンターを選ぶ際の判断材料にも使われてしまうからです。

ここでは、Pマークの取得とコールセンター事業ではどのような関連性があるのか、Pマークを取得していることでコールセンター事業主にとってどのようなメリットがあるのかを紹介していきます。

本コラムを読み終えることで、コールセンター事業主がPマークを取得することの重要性について理解することができるでしょう。

1.コールセンター事業主がPマークを取得することで大きな信頼の証になる

結論から申しますと、コールセンター事業主がPマークを取得することで大きな信頼の証になります。

Pマークは、個人情報を適切に保護・管理する体制を整備している民間事業者を、第三者機関（JIPDEC）が認定して付与するマークです。

そして、第三者からの厳しい審査を通らないといけないため、Pマークを取得していることで大きな信頼の証となるのです。

そして、コールセンター事業では下記のような多くの個人情報を取り扱っています。

• 従業員の個人情報
• 採用応募者の個人情報
• お客様からのサービスへのお申込み、ご相談、ご要望又は苦情等
• webによる問い合わせ情報
• 電話による通話録音・業務で使用するため、一時的に書き記したメモ帳
• 氏名、年齢、性別、住所、電話番号、メールアドレスなどの顧客情報

どんなに良質なサービスを提供しているコールセンターでも、個人情報の取り扱いに問題があれば企業の信頼は得られません。

もし、個人情報が流出してしまうと、その最終責任を取るのはコールセンターではなく、その会社を利用している事業者ということにもなります。

このような観点からも、Pマークを取得することで取得していない企業と比べると信頼に大きな差が生まれることでしょう。

2.なぜコールセンター事業主がPマークを取得した方が良いのか

第1章では、コールセンター事業主がPマークを取得することで大きな信頼の証になるということを説明しました。

実は、Pマークの取得は信頼に大きな差が生まれることで企業の取引数にも大きく影響してしまうのです。

Pマークは「個人情報を適切に管理している」ことを第三者機関が証明する制度であり、顧客データを扱うコールセンター事業主にとっては、高い信頼の証となります。

コールセンター事業では、第1章でも説明したように多くの個人情報を取り扱うため、個人情報の取り扱いにはより気を配らないといけません。

また、コールセンターの業界では競合が多く存在しており、サービス内容だけでは他社との差がつきにくい可能性があります。

そのため、Pマークを取得することで、個人情報保護の管理体制を証明できるようになり、安心できる委託先として選ばれる可能性が高まることでしょう。

3.Pマークを取得することのメリット

（1）大手企業・官公庁などの案件受注率の向上

近年では、案件を受注する際にPマークを取得していることが有利になることがあります。

例えば、大手企業や官公庁などは、取引先を選ぶ際に「Pマークを取得しているかどうか」を契約条件にしている場合があります。

そのような状況に直面した際、Pマークを取得していることで、これらの組織の案件を受注することもできるようになり、取引先の幅を大きく広げられる可能性が高まるでしょう。

（2）従業員の意識向上につながる

Pマークを取得・更新するには、年に1回以上、従業員に対して個人情報の取り扱いに関する教育を継続的に実施することになります。

この定期的な教育により、セキュリティ意識の低下を防ぎ、新しい情報やリスクに対しても柔軟に対応できるようになります。

また、従業員の意識向上につながることで下記のような効果があります。

①リスクの低下

定期的な取り組みにより、社内の個人情報取り扱いに関する意識が高まり、情報漏洩などのリスクを下げることにつながるでしょう。

②具体的なケーススタディ

年に1回以上行う教育にて具体的なケーススタディを学ぶことが重要になっています。

そのような教育を通して、「何が危険で、どう行動すべきか」の具体的な基準を学ぶことで、実務上のメール誤送信、資料の紛失などの人的ミスが減少します。

③人材の成長

Pマークを取得することで強制的に年１回以上は教育を受けないといけないため、多くの従業員が情報に対して知識を付けることができるようになります。

また、社員教育によりスキルアップを実感することができます。

スキルアップを実感することで、モチベーションが向上し、やりがいを感じながら働くことができるでしょう。

社員が優秀になることで、企業全体の生産性向上も期待できるでしょう。

4.Pマークを取得することのデメリット

Pマークを取得することには、デメリットも存在します。

ここでは、Pマークの取得にあたってどのようなデメリットがあるのかをご紹介します。

（1）高額なコスト

Pマークを取得する際に支払う費用は、以下の4つに分類されます。

申請料

Pマークの審査の申請時に必要な費用

審査料

審査の工数に応じた費用

付与登録料

Pマークの審査に合格後に支払う費用

再現地審査の調査費用

審査後に、事業内容または体制の著しい変更等が生じた場合の再現地審査の費用

これらのことから、Pマークを取得するための費用は数十万〜数百万円が相場ということが考えられます。

（2）工数がかかる

Pマークを取得するためには認証審査を受ける必要がありますが、そのための準備作業が工数となってしまいます。

プライバシーマークの申請から取得までは、2〜4か月程度かかります。

また、申請時には要求事項に沿ってのマニュアルや独自のルールを作る必要があります。

さらに更新作業があり、2年ごとの更新審査に向けた書類作成や体制の見直しが負担となる可能性もあるのです。

これらのことから、Pマークの取得はデメリットも大きいので、実際にPマークを取得してからの効果が無いとPマークの取得が不要なものに感じてしまうかもしれません。

そのため、Pマークを取得することの意義をよく考えて取得の検討をするようにしましょう。

5.まとめ

いかがでしたか？

Pマークを取得しているコールセンター事業主と、取得していないコールセンターの事業主では信頼に大きな差が生まれてしまいます。

その信頼の差により、案件受注率が大きく変わっていきます。

Pマークを取得していることで、信頼の証になるだけではなく、案件受注率の向上や従業員の意識向上にもつながります。

しかし、Pマークの取得にあたって、高額なコストや工数がかかるというデメリットが存在するため、企業担当者様はデメリット以上の良い効果が本当にあるのかをよく考え決断するとよいでしょう。