入退室記録とは

事業者のエリア内に入退室する際にとる記録のことです。
記録には従業員と来訪者の2種類があります。
従来から運用されている紙形式のものと、ICカードでの入退システム形式のものがあり、どちらも該当します。
また、事務所全体だけでなくサーバ室などエリアによって個別で記録する場合もあります。
入退室記録は何か異常が起こった場合にそのときに誰がいたかなどの状況を確認するために必要なものです。
すべての入退室記録を取るとなると運用が大変になる為、最低でも1日の最初と最後の入退室記録を取るようにしましょう。

プライバシーマークと入退室記録

プライバシーマークの要求事項自体には入退室記録をとるような明示はありませんがガイドラインには記載があるため、実施すべき事項の1つになります。
プライバシーマークを運用している事業者では、従業者の入退室記録に付随して日常で点検する項目をつけているところもあります。運用が効率的にすすみますが、形骸化する可能性もあるため監査等でそれをチェックしてみてください。
また、ICカードの場合はログを取っていることが必要です。

ISO27001（ISMS）と入退室記録

ISO27001（ISMS）でもセキュリティエリア内へ不用意に人が立ち入らないようにすることなどから入退室記録が必然的に必要になってきます。こちらも同様に、ログを取って不正な侵入がないかなど定期的に確認しておくことです。

まとめ

入退室記録は何かが起こった場合に状況を確認する大きな材料になりますが、事件や事故が発生することは非日常のため意識が低くなりがちです。だからこそ漏れず運用するためにも安全管理の規定などに定めておくことが重要なのです。