文書審査とは

事業者で規程しているルールがマネジメントシステムの規格要求事項にを満たしているかどうかを審査することをいいます。

プライバシーマークと文書審査

プライバシーマークでは、審査申請時に提出する文書の中に規程類や帳票類も含めますので、JIPDECに属する審査員は提出された文書類を審査し、適合しない場合には指摘事項がまとめられた書面を事業者に送ります。
その後、審査員は事業者に訪問し現地を審査しますが、その際に指摘事項が是正されているかも確認します。
現地審査までに指摘事項を是正しておかないといけないわけではありませんが、現地審査後の指摘文書で再度是正を指示されます。

ISOと文書審査

ISOでは認証を受ける初回の審査と再認証審査の際に文書審査が行われます。
プライバシーマークと違い、審査員が事業者のところに訪問するなどで、事業者が扱っている規程等を審査します。
不適合があった場合には是正を求められますので、是正対応しなければ認証を受けることはできません。

まとめ

マネジメントシステムの規格要求を満たしているかどうか、事業者のルールから審査されるのが文書審査です。書面ではなく口頭での注意喚起もありますが、審査で指摘が書面で出た場合には必ず是正対応をしてください。