【5分で解決！】Pマークの申請書類の作成方法とは？書き方を詳細に説明！

「Pマークの申請をしたいけど、申請書類の詳しい書き方がわからない」

このような疑問をお持ちの担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか。

Pマークを新規取得または更新するためには、申請書類の提出が必須です。

Pマークの有効期限は2年と決まっているため、継続してPマークを取得し続けるには、決められた期限までに更新審査を受ける必要があります。

その際に、申請書類が必要となるのです。

また、新規取得を考えている場合も、書類の提出がなければPマークを取得することはできません。

本コラムでは、Pマークを新規取得または更新するために必要な申請書類の書き方や、記入する際の注意点をご紹介します。

本コラムを読み終えれば、Pマークの新規取得や更新にあたり、必要な事前準備がわかりスムーズな取得・更新が目指せるでしょう。

1.【新規申請】必ず提出が必要な書類は13種類

Pマークの新規申請では、提出が必須となる書類が全部で13種類あります。
このうち、組織側で記入や作成が必要となるのは、1～8の書類です。

 

1. 【申請様式0新規】             プライバシーマーク付与適格性審査申請チェック表
2. 【申請様式1新規】             プライバシーマーク付与適格性審査申請書①及び②（代表者印の捺印必須）
3. 【申請様式2新規】             個人情報保護体制
4. 【申請様式3新規】             事業者概要
5. 【申請様式4新規】             個人情報を取扱う業務の概要
6. 【申請様式5新規】             すべての事業所の所在地及び業務内容
7. 【申請様式6新規】             個人情報保護マネジメントシステム文書の一覧
8. 【申請様式7新規】             教育・内部監査・マネジメントレビュー実施サマリー（教育・内部監査・マネジメントレビューの実施状況）

【アンケート】    プライバシーマークの現地審査希望日等、設問事項への回答。

1. 登記事項証明書（「履歴事項全部証明書」または「現在事項全部証明書」）等申請事業者（法人）の実在を証す公的文書のコピー（申請の日前3か月以内の発行文書。）

※民間会社発行の電子謄本は不可

1. 定款のコピー
2. 最新の個人情報保護マネジメントシステム文書一式のコピー（【申請様式6新規】に記載の内部規程・様式の全て。）

※ZIP形式が便利です。パスワードは不要です。

1. 個人情報を特定した台帳、いわゆる「個人情報管理台帳」の運用記録（様式ではない）の冒頭1ページ以上のコピー

※特定した個人情報の状況がわかるもの

1. 上記12に対応する、いわゆる「リスク分析結果」のコピー

 

引用：Pマーク審査部JIPDECのプライバシーマーク指定審査機関

 

こちらは、2024年10月1日から変更後の【申請様式】です。

申請書類作成時には、新しいものを使用するように注意してください。

上記で挙げた申請書類ですが、実際にどのような内容を記入すべきか、簡単に説明していきます。

 

（1） プライバシーマーク付与適格性審査申請チェック表

「プライバシーマーク付与適格性審査申請チェック表」とは、申請に必要な書類を確認するためのチェック表のことです。

提出必須の書類準備が完了したあと、チェック欄に印をつけます。

全ての必要書類が揃っているかのチェックシートとなっているので、チェック欄に印を入れるのを忘れずに行いましょう。

（2） プライバシーマーク付与適格性審査申請書①及び②

プライバシーマーク付与適格性審査申請書①及び②の記入方法や注意点について解説いたします。

①プライバシーマーク付与適格性審査申請書①

プライバシーマーク付与適格性審査申請書①では、以下の内容の記入が必要になります。

• 申請日
• 申請事業者名
• 法人番号
• 所在地

【注意点】

所在地の記入は、登記簿上の本店の住所を記入しましょう。

また、申請するうえで必要な条件を満たしているかのチェックがあるので、こちらの確認も必須となります。

ひとつでも条件を満たさない場合は、申請を受け付けることができないため、注意が必要です。

②プライバシーマーク付与適格性審査申請書②

プライバシーマーク付与適格性審査申請書②には誓約事項が記載されています。必ず内容を熟読しましょう。

また、プライバシーマーク付与適格性審査申請書②では、以下の内容の記入が必要になります。

• 事業者名
• 代表者役職
• 代表者氏名

【注意点】

こちらに記入する代表者氏名は、付与適格確定後に記載される氏名です。

また、代表者氏名の右隣りに捺印する欄がありますが、そちらは代表者の個人印、個人実印ではなく、印鑑登録しているものを捺印しましょう。

（3）個人情報保護体制

個人情報保護体制では、①申請担当者②申請者③個人情報保護管理者／個人情報保護監査責任者の記入が必要です。

①申請担当者

• 氏名（フリガナ）
• 所属及び役職
• 勤務先住所
• 電話番号
• メールアドレス

【注意点】

下部には申請担当者の連絡先を記入する欄がありますが、そちらは申請後の審査機関との連絡の際に使用される電話番号やメールアドレスとなるので、連絡がすぐ取れるものにしておきましょう。

②追加登録者用

申請担当者に連絡がつかない場合の窓口担当になります。

2名追加登録できるので、こちらも連絡がつきやすいアドレスの記入をしましょう。

③個人情報保護管理者／個人情報保護監査責任者

個人情報保護管理者／個人情報保護監査責任者は、組織の内部から指名した方である必要があります。

パートやアルバイト、他グループの方は対象外です。

（4）事業者概要

事業者概要は、申請時の概要を記入します。

• 年間売上高
• 事業内容
• 設立年月日
• 資本金
• 従業者数
• 事業者のURL

【注意点】

事業内容は、売上高が高い順に記入します。

また、設立年月日は、西暦で記載しましょう。

事業者概要には、支店などを含めた全ての事業所を記入する必要があります。

（5）個人情報を取扱う業務の概要

個人情報を取扱う業務の概要では、個人情報を取扱う業務の抜き出しが必要になります。

個人情報の種類や件数（概数）の記載をします。

【例】

• 個人情報を取り扱う業務：人事関係業務
• 個人情報の種類：従業員の個人情報
• 件数（概要）：〇人分／累積

このように、事業内容ごとに取扱う個人情報の概要を記入します。

（6）すべての事業所の所在地及び業務内容

すべての事業所の所在地及び業務内容では、事業所、所在地、個人情報を取扱う業務、従業者概数、同居有無の記入が必要です。

【例】

• 事業所：本社
• 所在地：住所の記入
• 個人情報を取扱う業務：総務人事業務
• 従業者概数：〇〇名
• 同居有無：「あり」か「なし」

（7）個人情報保護マネジメントシステム文書の一覧

個人情報保護マネジメントシステム文書の一覧では、PMS 文書を構成する規程・様式等の名称、制定日、直近の改訂日、チェック欄の記入が必要です。

【例】

• PMS 文書を構成する規程・様式等の名称：個人情報保護方針
• 制定日：YYYY年MM月DD日
• 直近の改訂日：YYYY年MM月DD日
• チェック欄：確認後チェックをつけます

【注意点】

記入順は、規程→手順→様式といった、上位の規定から記入しましょう。

また、必ず、個人情報保護マネジメントシステム（PMS）文書に記載されている全てを記入しましょう。

（8）教育・内部監査・マネジメントレビュー実施サマリー

教育・内部監査・マネジメントレビュー実施サマリーでは、それぞれの実施状況の記入が必要になります。

【注意点】

実施日に関しては、開始日～終了日を記入しましょう。

また、受講者総人数の項目の対象は全従業員になります。

2.【新規申請】任意で提出が必要な書類は4種類

必須提出書類とは別に、任意で提出できる書類が4種類あります。

これらを事前に提出しておくことで、現地審査当日の審査がより効率的かつ効果的に進み、結果として審査にかかる時間を短縮できるというメリットがあります。

 

1. 教育を実施したことが確認可能な記録一式（「教育計画書」「教育実施報告書」等の運用記録や教材のコピー、「理解度確認テスト」等の雛形）
2. 内部監査を実施したことが確認可能な記録一式（「内部監査計画書」、「内部監査実施報告書」、「内部監査チェックリスト」等のコピー）
3. マネジメントレビュー（代表者による見直し）を実施したことが確認可能な記録一式（「マネジメントレビュー議事録」のコピー）
4. 会社パンフレット等

引用：Pマーク審査部JIPDECのプライバシーマーク指定審査機関

提出必須の書類ではありませんが、審査をよりスムーズに進めるためにも、準備できるものは事前に用意しておくことをおすすめします。

3.【更新申請】必ず提出が必要な書類は12種類

更新申請時に提出必須となる書類は12種類あります。

第1章にて述べた書類と同じものもありますが、記入が必要な書類に「【申請様式8更新】前回付与適格決定時から変更のあった事業の報告」が増えます。

また、新規申請時に提出した、登記事項証明書と定款のコピーは、該当する場合に提出が必要となります。

さらに、前回のプライバシーマーク付与契約の締結後に該当箇所に変更などがある場合は、変更報告書の提出も必要になります。

任意で提出していただく書類は、新規申請と変わりありませんので、こちらは必要な場合のみ提出しましょう。

Pマークには2年間の有効期限が定められており、継続して保持するためには2年ごとに更新審査を受ける必要があります。

ただし、更新が必要となる時期は組織によって異なるため、更新のタイミングを見逃さないよう注意が必要です。

4.まとめ

今回は、Pマークを申請する際に必要な申請書類について解説しました。

本コラムにもある通り、Pマークを取得するために必要な書類や資料は多くあります。

一つでも抜けてしまうとPマークの取得・更新は難しくなります。

申請書類の作成が大変、業務の兼任が難しいなどのお困りごとがあれば、ぜひ外部コンサルタントの利用も考えてみてはいかがでしょうか。