ISMS認証審査の準備に追われている企業に知ってもらいたい“現場目線”の支援ツール

ISMSアシストは、認証審査の準備により通常業務が圧迫されている企業や、審査まで時間がなく焦りや不安が募っている企業の方にこそ、知っていただきたいツールです。

特に中小企業では、ISMSの専任担当者が置かれていないことが多く、他業務と兼任するケースが多いかと思います。
ISMSについて理解したうえで自社に落とし込めるようになるまでには、多くの時間がかかるため、早い段階でISMSツールを導入し、通常業務に専念できる体制を整えることが、結果として企業にとってプラスになると感じます。

ISMSアシストを導入することで、審査準備にかかる社内工数や手間が大幅に削減され、セキュリティ対策の実践に集中できます。審査に対する焦りや不安も解消されることを、ぜひ現在お困りの企業の方にお伝えしたいです。実際に導入した立場として、費用対効果は非常に高いと実感しています。

また、業務の属人化から脱却できるため、担当者の交代時にもスムーズに引き継げるという点も、ISMSアシストの大きなメリットです。

ソフトウェア開発で顧客ニーズを実現する企業

昭和コンピュータ株式会社は、主にソフトウェアの受託開発を行う企業です。顧客ニーズを実現するため、インフラ構築から運用保守サポートまで一貫したサービスを提供しております。
私が所属している経営戦略部では、社員管理や運営管理、就業規則の作成、契約書の作成と確認、顧客対応、営業事務など幅広い業務を担当しています。その中のひとつが、ISMS業務です。

社内工数を減らして審査準備を確実に進めるため「ISMSアシスト」を導入

ISMSの大きな課題は、審査準備に多くの手間や時間がかかることでした。ISOの取得や運用を進める企業の多くが同じ悩みを抱えていると思いますが、正直なところ「とにかく面倒くさい」というのが本音です。何から手を付ければ良いのかわからず、まるで雲を掴むような感覚がありました。

弊社がISMS認証を新規取得したのは10年ほど前です。ISMS業務の専任スタッフはいないため、私を含む数名が通常業務と並行しながら、なんとか審査を乗り越えてきました。

しかし、ISO規格の改訂に伴い要求事項が変更されたことを機に、ISMSツールを導入することにしました。要求事項の変更点を把握するだけでも大変で、そのうえ過去の審査における指摘内容の記憶が曖昧になっていたり、積み残しがあったりと、社内リソースだけでは限界を感じたためです。

また、ISMS審査員の方から「もう少し項目をセレクトしたほうが良いのではないか」とアドバイスされたこともありました。自社に必要な事項がわからず、本来は不要な作業まで頑張っていたようです。
過不足のない作業を行うために、プロの目線で適切な項目をセレクトしてもらいたかったことも、決めた理由として挙げられます。

そこで選んだのが、スリーエーコンサルティングさんの「ISMSアシスト」です。

決め手は、面倒な作業からの解放と低コスト

ISMSアシストを導入した決め手は、「何もしなくて良い」「面倒な作業を丸ごと任せられる」と思えるほど、作業時間を大幅に削減できること、そしてコストを抑えられることです。

ISMSツールの導入にあたって「ISMSコンサルタント」とインターネットで検索し、ヒットした複数の企業を比較しましたが、最もコストパフォーマンスに優れた提案をしてくださったのが、スリーエーコンサルティングさんでした。

作業時間は半分に。アシストに従うだけの安心感

ISMSアシストの導入後は、審査準備の負担が大きく軽減され、セキュリティ対策にマンパワーをシフトできました。規格改訂があったにもかかわらず、作業時間は従来の約半分に減少したと感じています。
必要事項を入力するだけで複数の書類が自動的に作成されて、以前は確認や押印に何時間もかかっていた承認作業がボタンひとつで済むようになり、作業工数が圧倒的に削減されました。

計画作成後はアシストの指示に従ってひとつずつ進めていき、完了したらボタンをクリック。資料がすべて揃ったら承認に回すだけとなっており、基本的に“流れ作業”で簡単に進められます。そのため、都度「次は何をすれば良いのか」と考える必要がありません。今までは完了のチェックだけでも多くの時間がかかり、書類の内容が正しいかどうかわからず不安を抱えたまま審査を迎えることもありました。

ISMSアシストは、入力にミスや漏れがあればエラー表示が出る仕様です。そのため間違いに気付きやすく、要求事項は過不足なく満たせるため、アシストに従っていれば間違いがないという安心感があります。入力方法がわからないときは、アシスト内に入っている書類のサンプルを見れば理解できます。

今回の審査は、変更された要求事項への対応が求められるタイミングでしたが、ISMSアシストのおかげで、大きな問題もなくスムーズに進められました。ISMSアシストを導入していなければ、かなり大変だったことでしょう。

また、今までは膨大な量の書類を紙で出力しファイリングしていましたが、ISMSアシストがあれば審査時にPCの画面上で書類を提示するだけで済みます。ペーパーレスを実現できて、審査員からも好評でした。

ISMSアシストを一度導入したら、もう以前のやり方には戻れません。

情報資産台帳を取り込めたことも嬉しいポイント

今までExcelで作成していた情報資産台帳を、アシストに一から登録し直すのは大変です。そのため、既存の情報資産台帳をCSVで取り込み、ISMSアシスト内で活用できた点はとても良かったです。また、一度アシストに入力した項目が、次回以降は入力候補として出てくる点も便利で、日々の作業時間の短縮に繋がりました。

CSVの取り込み時に既存のセルをアシスト用に変換する必要があり、その作業は少し大変ですが、型さえ作れば2年目以降は容易に運用できると感じています。

社内工数の削減に繋がる手厚いサポート

スリーエーコンサルティングさんは、ISMSアシストの導入後も親身になってくださり、とても心強かったです。入力内容を細かく確認してくださり、軽微なミスは担当の方が修正したうえで報告をいただけるなど、安心できる手厚いサポートをしていただきました。

話しやすく何でも相談できる雰囲気があり、専門用語を噛み砕いて教えてくれるなど説明もわかりやすく、審査まで時間が無い中で非常に助かりました。

スリーエーコンサルティングに期待すること

原文を日本語に訳したISO規格の文章は、言い回しがわかりにくく、ISMS業務の難易度を高めていると感じます。「各項目が何を指しているのか」「自社に当てはめるとどのような意味になるのか」を理解しやすくするために、ISMSアシスト内で文章を噛み砕いた表現で表示していただけると、非常に有り難いです。

ISMSアシストは、こまめに機能をアップデートしているとのことでしたので、これからより使いやすくなっていくことを期待しています。

おわりに

最後までご覧いただき、ありがとうございました。

ISMS認証を長年社内で維持されてきた昭和コンピュータ株式会社様は、ISO規格改訂による審査の負担が増加したことを機に、ISMSツールの導入を検討されました。
作業負担の半減とコストパフォーマンスの高さをコンセプトとする弊社をご選定いただいたこと、そして社内工数の多さや審査への不安といった課題の解決をアシストさせていただけたことを、大変光栄に思います。

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スリーエーコンサルティングでは、ISMSの新規取得・運用に加え、PマークやISO9001の支援にも対応しております。
認証に必要なデータはすべてクラウド上で管理でき、審査時はアシスト画面を見せるだけとなります。出力が必要な書類もボタンひとつでPDF化できるため、負担を大幅に軽減することが可能です。
料金には知識豊富なコンサルタントによるサポートも含まれており、安心して認証取得・運用に臨んでいただけます。

ISOやPマークなどの認証取得・運用をご検討の方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。