2019年7月7日
Pマーク(プライバシーマーク)を新規認証するにあたって、
個人情報を特定することになります。
その際にPマーク(プライバシーマーク)上では、
個人情報の保管期間を定めるように言われます。
Pマーク(プライバシーマーク)の規格上では、
どれぐらいの保管期間にしろという定めはなく、
程度は自分たちで決められることになっています。
ただそうは言われてもなかなか自社でいきなり定めるというのは
難しいと思います。
その時に考えて頂くとよいのが、
一つ目として、法令で定められている場合。
公共の書類やお取引上必要な書類は、
法律で保管期間が定められていることが多いので、
その通りに従えばPマーク(プライバシーマーク)では
問題ありません。
二つ目は、お客様に言われている場合。
お客様にこの書類はどれぐらい残しておいてねと
言われたような場合はそれに従うとよいでしょう。
三つ目は事業上のリスクに応じて決める。
お仕事をしていると色々なリスクが発生します。
例えばわかりやすいのはクレームなどの連絡です。
その際に情報がないと対応ができなかったりと
大変になりますので、自社でこの程度置いておけば
問題ないだろうと判断して決めてもらえればかまいません。
ただし、長く設定すればするほど、Pマーク(プライバシーマーク)上の把握として、
漏えいするリスクは高くなるという見方になります。
したがって、できるだけ最低限の保管期間に定めるのが良いでしょう。
Pマーク(プライバシーマーク)のを新規認証するためにも
無理のない個人情報の保管期間を設定しましょう。
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