Pマーク（プライバシーマーク）認証お役立ちコラム
2020年6月16日
本ページでは、取得したPマークを手間なく運用するコツを3点ご紹介します。
①文章を整理すること
②今使っているもの、過去に使っていたものを整理
③使用する帳票を減らす
現状
Pマーク新規取得を考えられているお客様の中でよく勘違いされている事項は、
「新規取得に比べると運用は比較的簡単だ」という内容です。
弊社とご契約されているお客様の約8割が運用サポートをご依頼されているお客様であり、それほど「運用は面倒だ」と感じられているご担当者様が多く見られます。
「運用は面倒だ」という事実を受け止めたうえで、これからタイトル通り手間なくPマークを運用するコツを記載します。
運用のコツ
Pマークを運用されているご担当者様の中で下記のようなお声をよく耳にします。
・仕事の合間にやらなくてはいけない
・やらないといけないのは分かるけど時間がない
・社内でも誰も協力してくれない
運用をご経験されているご担当者様で一度は感じられたことがあるかと思います。 では、今からできるコツを3点ご紹介します。
① 文章を整理すること
Pマークの文章は従業員が参照できるように保管管理されていなければなりません。
ですが、Pマークのマニュアルは印刷したものでなければならないということはありません。
社内のイントラネットや共有フォルダ等に含めるというのも1つのやり方です。
② 今使っているもの、過去に使っていたものを整理
印刷したデータでも「過去のもの」と「最新のもの」が混同してしまわない事が大切です。
現地審査の際に、新旧が混同していると指摘の対象になりかねない為、きちんと分けておくよう気を付けましょう。
③ 使用する帳票を減らす
現在使用している帳票の中で、似たような様式を使われているご担当者様が多いです。
それらを1つにまとめてしまうことで管理もしやすくなり、利用もしやすくなります。
まとめ
上記3点を意識して頂ければPマークを運用する上で限りなく手間を省くことができます。
そして、運用が滞りなく進むだけでなく、例えば①②については日常業務にも活かすことが可能です。
つまり、Pマークを取得および運用することにより、業務の質や個人情報に対する意識の向上が期待できますので、是非本ページで紹介したコツを使ってみて下さい。
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