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Pマーク(プライバシーマーク)認証お役立ちコラム

Pマーク(プライバシーマーク)の申請書を作りましょう。

2016年10月11日

Pマーク(プライバシーマーク)の申請書を作りましょう。

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みなさん、こんにちは。
認証パートナーPマーク(プライバシーマーク)コンサルタントの馬場です。

残暑が続き、私たちコンサルタントもまだまだ汗をかきながらお客様先へ移動しております。皆さまはどうお過ごしでしょうか?

本日は、審査機関に審査をしてもらう前に提出しなければいけない「申請書」についてお話させて頂きます。

申請書の提出ルール

申請書を出すにはルールがあります!有効期限の4か月前までには申請書を審査機関へ送らなければいけません!
たとえば、平成28年9月9日が有効期限であれば、その4か月前なので、<平成28年5月9日>までには送らなければいけないということになります。

「遅れてしまった!」という方でもまだ大丈夫です。「延長申請書」と言うものが存在します。
もし、遅れてしまったら延長申請書を書いて審査機関に送ってください。

申請書の作成方法

早速、申請書を作ってみましょう。

まず、どの審査機関で審査をしてもらうか決めましょう。
その審査機関のHPにいきPマーク(プライバシーマーク)申請書をダウンロードしましょう。(この際、新規の申請か更新の申請か確認しておいてくださいね。)

①御社の情報を記入しましょう。

登録番号は、JIPTEC(ジプテック)のHPにある、プライバシーマーク付与事業者情報の付与事業者に掲載されているので、そこから抜粋しましょう。
所在地は、登記上の本店の住所を記入しなければいけません。ここは間違えやすいので気をつけるようにしてください。代表者のお名前と役職は間違えないようにしましょう!

※注意ポイント1
また、新規取得の場合と更新取得場合とで書式が違いますので注意しましょう!

②申請担当者の情報を記入しましょう。

申請を担当する方(審査機関とのやりとりはこの方が行うようになります。)の名前、役職、住所など記入していきます。

③会社概要を記入しましょう。

※注意ポイント2
従業者数を記入する欄があるのですが、役員数は登記上の人数を記入しなければいけません。ここも、きちんと確認してから記入していきましょう。
HPを持っている会社であれば、トップページのURLを記載してください。それと、保護方針を記載しているURL、お問い合わせページ(個人情報を入力するぺージ)のURLも記載してください。

④個人情報を取扱う業務を記入しましょう。

ここでは御社で個人情報を取扱う業務・種類(従業員情報など)・件数(概数)・取得方法・委託の有無・保管方法を記入してください。
※こちらはあくまでも概要です。すべてを洗い出さなくても良いです。

⑤事業所の所在地を記入しましょう。

御社の事業所の所在地と、その事業所で取り扱っている個人情報を洗い出しましょう。

⑥個人情報保護体制を記入しましょう。

ここでは、誰が何の担当をしているか決めなければいけません。
※個人情報保護監査責任者には、代表者・個人情報管理者はなれません。

社内体制には、教育の担当者・お問い合わせ窓口の担当者も記入しましょう。
最近では、マイナンバーの取扱いの責任者・事務取扱いの担当者も特定しなければいけなくなってきているようですので、マイナンバーの取扱いがあれば、ここも記載しておくようにしましょう。

⑦文書を洗い出しましょう。

ここでは、御社で使う様式や、規程類を洗い出しましょう。
※制定日と改正日の記載も忘れないようにしてください。

⑧要求事項と対応表を作成しましょう。

各要求事項に使用する様式を記入していきましょう。ここは知識がないと少し難しいかもしれません。
※⑦で洗い出した様式はすべてここに洗い出して記入してください。整合性を合わせましょう。

⑨教育の実施について記入しましょう。

教育をいつ行ったか、テキストは何か等、左に記載されている項目に答えていくように右側を埋めていってください。
※教育は全従業員対象に行ってくださいね。

⑩内部監査の実施について記入しましょう。

こちらも「⑨教育」と同じように右側を埋めていきましょう。
※個人情報保護管理者は、JIS Q 15001(ジスキューイチマンゴセンイチ)への適合状況の監査も行ってください。

⑪代表者による見直しについて記入しましょう。

代表者による見直しについて記入していきましょう。
内部監査で指摘になった報告や、これからどういう事業展開を行っていきたいか、代表の思いを記入していくところですので、どんどん記入していってください。
※こちらも質問内容が□で記載されているので、その質問に答えていくように記入していただければよいです。

⑫変更はあったか記入しましょう。

前回の認定時から変化のあった事業の報告をしましょう。ですので、新規で申請される会社の申請書には⑫は存在しませんので、ご安心を。
例えば、新たに開拓した事業や、取りやめになった事業など、変化の概要を記入してください。特に何もなければ、「無」にチェックしていただければ良いです。

これで申請書は完成です!

申請書の送付

それでは審査機関へ申請書を送付しましょう。

ここでご準備して頂くものがあります。

①登記簿謄本(3ヶ月以内に取得したもの)※原本
②定款 ※写しでも可
③代表者印
④担当者印(シャチハタ可)
⑤会社パンフレット(あれば)

も一緒に送付していただかないといけません。こちらもお忘れなくご準備お願いします!

これで、Pマークの申請は大丈夫です!
面倒だと思われたら私たち認証パートナーがお手伝いさせていただきますのでお気軽にお問い合わせください!

プロのコンサルタントがお悩みをお伺いします。
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