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Pマーク(プライバシーマーク)認証お役立ちコラム

Pマーク(プライバシーマーク)の担当にいきなり任命されたら?

2015年11月5日

いつもご愛読ありがとうございます。
認証パートナーマーケティング部の後藤です。

 突然ですが、あなたはPマーク(プライバシーマーク)の担当をやったことがありますか?
「いやいや、うちはプライバシーマーク取得時からやっている専任の担当者がいるし、従業員の人数も多い。きっと自分の出番はないよ。」
といった具合に、
「まさか自分がPマーク(プライバシーマーク)の担当をやらされるわけがない。」
そのように思っている方も少なくないでしょう。

 今回は、そんな「まさか」にぶちあたってしまったAさんの話をご紹介します。

 【ケース1:いきなり社長に「お前がPマークの担当をやれ!」】━━━━━━━━━━━
Aさんが勤めているのは茨城県にある人材派遣業の会社。
Aさんの会社では、8年前からPマーク(プライバシーマーク)を取得し、運用してきました。

 Pマーク(プライバシーマーク)の担当は、60歳の管理部の責任者が担当していました。
彼はもともと会社でのPマーク(プライバシーマーク)の取得の話が上がった当初の担当で、
時間をかけて勉強し、自分で立ち上げてきました。Pマーク(プライバシーマーク)取得時は相当苦労されたとのこと。
そんなプライドからか、何年も自分で作業を行い、他の誰にも触らせない雰囲気がありました。

 そんな彼も、もう定年を迎え退職。彼の担当していた仕事、つまり、Pマーク(プライバシーマーク)の作業を誰かが引き継いでいかなければなりません。

 しばらくは、Pマーク(プライバシーマーク)の運用も止まったまま、月日が経っていきました。
そんなある日、一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)より、Pマーク(プライバシーマーク)更新のご案内がメールにて届きました。
会社のPマーク(プライバシーマーク)有効期限が迫ってきて、4か月後には申請しなければなりません。

 そんな時、いきなり社長から「Aさん、ちょっと来て。」と呼ばれました。
社長:「Pマークの更新のお知らせが来た。Pマークの申請を4か月後にはしないといけない。Pマークの作業はお前に任せようと思う。Pマークの担当をやってくれ。」
Aさん:「え、私ですか?」
社長:「ああ。うちの会社の個人情報の多くは人材派遣業務に関係するものだ。そのあたりも考慮すると管理部部長の君が適任だと思ってね。他に頼める者もいないんだ、やってくれるか。」
Aさん:「そうですか…。かしこまりました。とりあえずちょっとみてみます。」
(Aさん心の声)「まじか!おれ、何もPマーク(プライバシーマーク)のこと知らんで!!」
社長:「ありがとう。あれがPマーク関係の書類だ。よろしく頼むよ。」

 そう言って社長はおもむろに分厚い書類の束がファイリングされたキングファイルがあるキャビネットを指さした。

 Aさんはとりあえず、会社に保管されていた【Pマーク規程類】と書かれているファイルを手に取り、
開いてみた。中には『個人情報保護マニュアル』や『安全管理規程』と書かれている書類があったが、見た感じ何のことかよく分からない。
思い起こせば1年半くらい前にPマーク(プライバシーマーク)の審査があって、前任者がああでもない、こうでもないと言いながら作業をしていたのは知っていたが、
一人で抱えて作業する人だったため、書類の中身を見たのは初めてだ。見ると、実際に現場で行っているルール以上のことが書かれているような状態でした。
Aさんは現場でも多忙を極めるエース、前任者みたいにこのPマーク(プライバシーマーク)にかかりっきりになるわけにはいかない。

 (Aさん心の声)「これはとても片手間でできるようなもんじゃないな…。ダメだ。」
Aさん:「すいません、私では無理です。」と、社長に打診してみました。
社長:「うーん、無理と言われてもなぁ。じゃあどうしたらできるのかを考えてみてよ。」

 そう言い残し、社長は予定があるからと、外出してしまった。

 Aさんはとりあえず、インターネットでいろいろと探してみました。
検索してみると、意外とPマークのコンサルタントはたくさんありました。
どれを選んでよいかわからなかったので、とりあえず地元茨城では?と思い探してみましたが、該当する会社は少なかったようです。
Aさんはとりあえず問合せしてみて、現場の仕事に戻りました。

 それから数時間が経ちましたが、メールしたけれどもなかなか連絡が来ない、見積もりもないような状況でした。
Aさんは「これじゃダメだ。田舎のコンサルだけではダメだ。よし、東京から来てもらおう」と思い、またパソコンに向かって検索しました。
探していると【Pマークの事務局メンバーとして一緒にやります】という内容が目に留まりました。
(Aさん心の声)「Pマークの更新が月2.5万円、作業はすべて当社が実施だって!?これだ!」
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ということで、認証パートナーにお問い合わせを頂きました。

 Aさんのように、急に社長からPマーク(プライバシーマーク)の担当を任さることになって、困っている方は少なくないのではないでしょうか?

 急に担当になったけれど、どう対処すればいいかわからない、
という方は認証パートナーまでお問い合わせください。

 認証パートナーのコンサルタントがお伺いして、無料でご相談に乗らせて頂きます。
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