建設業界と測量業界でISO9001の運用のお手伝いをさせていただいているお客さまのケースを書かせていただきます。

大阪・八尾市で建設業を営むＴ社様と、東京・品川区で測量会社を営むS社様の事例より。

書類作成の手間を無くす

どちらの企業様も、ISO9001認証を新規取得されてから10年ほど経過していますが、認証取得時にコンサルタントに手伝ってもらい、その後は自社にて運用してこられました。しかし、毎年審査の前に、約3ヶ月ほどの時間を費やして、必要書類の作成に手間を取られていたそうです。

私達がお手伝いさせていただいたのは、それぞれ審査の5ヶ月ほど前から。

よくよくヒアリングさせてもらいますと、顧客に提出する「設計計画書」や「調査計画書」のほかに、審査のために「工事計画書」や「プロジェクト計画書」といった書類を、別途作成され、さらにISO9001の要求事項に沿って、「妥当性確認チェックシート」や「設計変更履歴」といった書類を追加していたとのこと。みなさんが3ヶ月前から時間をかけて審査の準備をされていた理由が分かりました。

顧客に提出する「設計計画書」や「調査計画書」を拝見させてもらいますと、ISO9001要求事項を網羅した内容でした。
妥当性確認にしても、従来から活用していたチェックリストが存在していましたし、設計変更にしても、図面に赤ペンで記入がなされていたり、顧客との打ち合わせをもとに版管理されていたりしました。しかし、これらはISO9001の管理文書・記録としては登録されておらず、別途で管理されていたのが実態でした。

そこで、今回の審査からはわざわざ「工事計画書」や「プロジェクト計画書」を作成しなくてもいいですよとお伝えしたところ、お客さまはたいそう驚いていらっしゃいました。それはそうですよね。審査の前に慌てて準備するご負担が全くなくなったのですもの。

T社様もS社様も、その後の審査は問題なく通過し、『これまで感じてきた肩の荷が下りた』との喜びの言葉を頂きました。

ISO9001の活動と実務を整合させる

2年目以降のお手伝いに際しては、ISO9001の活動と、実務上行っておられる活動をより整合させることを目的にヒアリングを進めていきました。例えば、T社様もS社様も、ISO9001要求事項に沿って、ISO委員会を設置され、毎月進捗状況の報告をなさっていました。

よくよくお話を伺いますと、ISO委員会で議題にのぼる内容は、経営会議や営業会議などで既に報告されている内容を、ISO9001認証取得時にお手伝いいただいたコンサルタントから提供されたフォーマットに当てはめて、改めて議事録に控えていたそうです。

この点に関しては、経営会議や営業会議などをISO9001のための活動と位置づけて、取り組んでいただきました。フリーフォーマットでもいいから、記録に残すことで、業務にかかる無駄を省くことができました。

こちらのブログをご覧いただいている皆様の中にも、ISO審査のためにたくさんの時間をかけて、書類を準備されている方はいらっしゃいませんか？
もちろん弊社でもISOの効率化に向けたお手伝いが可能です。情報を収集されていらっしゃる方は、ぜひお問合せください。