ISO取得するために…..他社のマニュアルを参考に部分修正して認証取得したが、マニュアル通りに運用できていない。なので、マニュアル作成をコンサルタントまかせにしたところ。の結果、出来たマニュアルは異業種の用語が入ったものでした。書いてあることが分からない、やれないことまで書いてある、おまけにかなり分厚い、規程がいっぱいに…取得後何年もたつのに社内に全く浸透していない会社も…

ある会社では、工事から帰るたびに数十枚の記録を作成していた。どう考えても普段の仕事からかけ離れていて、間違っているとしか思えません！！！問題があるマニュアルでは、無駄や無理が生じてコスト（費用）高になります。

マニュアルが分厚いと、

・改訂するのに長い期間がかかる。
・改訂後のチェックに時間がかかる。
・読むのに時間がかかる。
・なにが書いてあるか分からない。
・誰も読もうとしない。
・社内に浸透しない。

分厚いマニュアルはマイナスを生じるだけで良いことは全くありません。いますぐスリム化に取り組まれることをお薦めします。

マニュアルが業務実態にあっていない場合は、実態に合うマニュアルに修正すればいいのです！あくまでもISOは普段の仕事に当てはめていくのがベースです！そうしないと審査前になって記録を作ったり、ハンコを確認したりそんなことをサービス残業しながらやること…そんなことを続けても何もプラス効果はありません。ただの負担です。

スリム化を実行したいが……、

・修正する時間が取れない。
・どうやればよいか分からない。
・何度もやってみたが、もう自分の手にはおえない。
・手間をかけられる人も時間もない。

こういう状況でも、スリム化はできます！そこで弊社の3つの事例をご紹介します！

1.「環境側面」

【K建設様】

会社が仕事を進める上で環境に与える影響が何かを決めるものです。
例)重機の使うことで騒音が出たり、振動が起きたり。

上記のような事をどんどん出していき、どの内容が最も会社にとって目立っているか(著しい)決める。これに対してK建設さんは20数個の内容が上げられました。そして、決めた最も目立つ内容も20個！！！！！

この結果はというと

1)対策を取るため、仕事の手順が増えた
2)対策を取るため、コストが増えた
3)普段、現場ではやっている事を二重で対策をとっていた

これは……ISO継続のためには重すぎる！！！そもそも、事業の継続という観点から見てもスリム化は急務でした。

まず何をやったか？まず、現場の方にお話をお聞きしました。聞いていくとISOを取得する前から普段やっていることがほとんど…..

「著しい環境側面とは、会社として最も注意して仕事をしなければならないこと決めることなのです」とお伝えすると実は3つだったんです！！！これもスリム化の1つ、コスト削減にもなりました！

皆さんも一度見直してみては如何でしょうか！？

2.「順守評価」

【S工業様】

仕事をしていく上で関係する法律の把握とその法律に対して出来ているかいないかを評価するもの
例)マニュフェストは適切に管理されているか(A票があるかなど)

見せて頂いた「順守評価表」は1情報1枚でエクセルシートが30枚ありました。これだけでは終わらず、関連する法律の文書が添付されマーカーされていました…..

ゾッとすること

1)法律の変更が出た場合、新しい法律文書を印刷してまた、マーカーをする…..ゾッ
2)新業務が立ち上がったら、関連する法律を調べ文書を印刷して、マーカーをする…..ゾッ
3)毎年30枚と法律を見直す…..ゾッ

結果から申します！！！管理はA3サイズ1枚で収まりました…..ホッ

考え方としてはシンプルなんです！
例)廃棄物処理法

上記の図のように記載していけば、順守評価の見直しになった際はこの管理シートだけを更新すれば良いんです！これで良いんです！更新を楽にする方法をご提供させて頂きます！

3.「目的・目標」

【H商事様】

ISO14001では「目的・目標」を立てなさいと言われています。

環境に対しての目標。うーん…..H商事様の目的・目標は「経費の削減」「電気の使用量を監視する」紙、ゴミ、電気と言われていたISO14001では、よく見られるものです。ダメというわけではないので、ひとますオッケー

さて次は目標に対しての行動です。「電気の使用量を監視する」実際の話をお聞きすると、データを毎月取っているとの事でした。ん、イヤな予感が…..使用量の分析をされていました。

弊社 ：「これは何の役に立っているんですか？」
H商事様：「いや、親会社に言われているから？」
弊社　 ：「報告してるんですか？」
H商事様：「いいえ、してないです」
弊社 ：「･････これをまとめるのに何時間かかりますか？」
H商事様：「半日です」

結果は…目標から消しました！！まさにＩＳＯのための作業です。
データをまとめるのに「半日」「半日」あったら、普段の仕事をやって残業しなければ電気代が減りますよね。これが「目的・目標」のスリム化です！

行動が無駄なことになっていませんか？是非もう一度ご検討を！

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