今回は「ＩＳＯ14001スリム化体験記」というテーマで書かせていただきます！

スリム化って何？と思っているあなた！安心してください。その内容も含めてこれから体験談としてお話を書かせていただきます。

昔々あるところに、一見、真面目そうで意外にそうでもない好青年がいました。いや、根は真面目です！本当です！
そこは置いといて…そんな彼にある日、こんな話が舞い込んできました。

お客様事例

「どうしてもスリム化を行ってくれないお客様がいるんです…なんとかならないですかね？」

その話を聞いた彼はいてもたってもいられなくなり、そこのお客様に行くことにしました。そこで、彼はお客様に質問を行い、なぜスリム化をしたくないのか？を掘り出していきました。

「今のルールをずっと行ってきて、審査も通ってきました。もちろん今のルールをやり続けていて、これ以上改善ができないというところまで来ています。ルールを見直して身動きが取れるように、ルールを簡素化していきたいです！けれども、今のルールを変えてしまって本当に大丈夫なのか？審査に通るのかが心配なのです…」

そこで彼は言いました。

「変えていかないと何も変わりません。昔と今のＩＳＯの違いというものをまず説明します。

・80年代、90年代のＩＳＯは電気紙ごみ等の削減を行う
・2000年代のＩＳＯはごみの削減に加えて環境にプラスの事をやっていく
・2010年代、今のＩＳＯは実務運用型です。

昔の時代はごみを削減していき、環境に良いことをしましょうというのが主流でした。御社のルールもその名残がばっちり残っているので実務以外の活動が多いのです。

ＩＳＯのためのＩＳＯ活動をやめていきませんか？今の時代は実務にあったＩＳＯ活動が主流になっています。ＩＳＯ活動を通常の業務・売り上げにつながるものに盛り込んでいきましょう。

例えば、営業ルートの効率化を計って営業件数を一件でも多くしていく業活動をしたとします。効率化されると、ルートが短くなります。車を使用しての営業なので、燃費・ガソリン消費を抑えることができます。CO2の排出も抑えられます。業務の改善が出来て、環境にも良いことができていますよね？これが今のＩＳＯなのです！！

昔のＩＳＯは時代遅れです！今のルールを見直して、今のＩＳＯにしていきましょう！！！」

少々興奮してホワイトボードをバンバン！とたたいてしまいました。お客様も納得して、やりましょう！と快諾していただきました。

昔からＩＳＯを取得して活動しているお客様には多くみられるのですが、昔のＩＳＯ活動をしており、ルールをたくさん作ってしまっています。そうするとＩＳＯのためのＩＳＯ活動となってしまって、実務と関係のないところでの活動となってしまうので、業務の負担が増えてしまっているのです。

そのような活動、ルールを減らしていって、実態とあったルール作り・規定作り・ＩＳＯ活動をしていき、さらにＩＳＯと実務を合わせていく。これが”スリム化”というものになります。

その後、彼はスリム化を行うためにマニュアルの見直しを行っていきました。ＩＳＯ総合研究所は、運用サポートのサービスを行っているので、マニュアル作りは彼が行います。お客様の工数を０に近づけていきます。

お客様と打ち合わせを行い、ひな形を作成し、実態と合わせていくためにお客様とすり合わせを何度も何度も行いました。20種類ほどあったマニュアル規程類を5種類にし、記録様式は15種類ほどあったものを8種類ほどに減らしました。紙で印刷した時の高さで言うと、8センチあったものが2センチに減りました。こんな風にスリム化を行うと、紙の印刷も減るので環境にもいいですね(笑)

では、スリム化を行った後のマニュアル・規程で審査が通ったのでしょうか？結果は…

通りました！！
スリム化して、ルールを見直した規程でもしっかりと通るのです。それは、実態のやられているルールと規程が合っているからです。もちろん完璧な規程ではないので、細かい修正はありました。むしろ、最終チェックを審査員にやってもらったというような感覚で審査に挑んでおります。

お客様も不安だったと思います。今までやってきたＩＳＯ活動をやらずに審査に挑むということをしていたのですから。けれども結果的に審査に通って、今までの審査のやり方も違っていたので、「今までと違って、気持ちが楽でした。ありがとうございました。」という言葉を頂いております。

あ、ちなみに審査機関も変えております。今の時代の実務運用型の審査を行ってくれる審査機関に変更しないと、審査で指摘が沢山出る可能性があるからです。

最後に

今までのルールを捨てるというのは挑戦に感じるかもしれないですが、新しいことを取り入れるならば、何かを捨てなければなかなか取り入れられません。楽になるのはお客様自身なのです！！

スリム化というものに一歩踏み出せれば業務と連携のとれたＩＳＯ活動がやりやすくなります。

みなさんもたくさんある帳票類に悩んでおらず、ぜひＩＳＯ総合研究所にご一報ください。喜んでＩＳＯ活動・スリム化のお手伝いをさせていただきます！