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ISO・Pマーク(プライバシーマーク)認証お役立ちコラム

【ISO】文書は各部署に紙で配布するべき?

2019年6月22日

ISOでは文書を各部署に紙で配布しているケースが見られます。

文書が最新版に改訂されるたびに、全文書を印刷して各部署に配布しないといけないと思いこんでる場合があります。

しかし、実は最新版の文書の配布は必須ではありません。

ISOの規格では方針や目標の周知・徹底することは求められていますが、文書についてはそうではないのです。

4.2.3 文書管理では、重要なこととして「最新版が使用できるようにしておくこと」を求められています。
しかし、そのための手段は何でもよいとされています。
ですので、必ずしも文書を印刷して配布することは求められていません。

要するに、文書の保管方法、利用方法は企業に任されているという認識で問題ありません。

もちろん、製造業などの現場では作業の手順書などの最新版が紙の状態で設置されることが望ましいかと存じます。
企業の状況に応じて、適切な方法で目標の周知・徹底ができるように、文書の管理方法は事前に決めておきましょう。

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